Willkommen in der neuen Arbeitswelt

So erwecken Sie ein Social Intranet zum Leben

Steffi Gröscho, Claudia Eichler-Liebenow, Regina Köhler

• Verlag: School for Communication and Management
• Jahr: 2015
• ISBN:
  9783940543448
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Unternehmenskommunikation

Geballtes Praxiswissen auf 300 Seiten mit zahlreichen Fragelisten und Praxistipps - Drei Expertinnen, die ihren fundierten Erfahrungsschatz teilen- Eine virtuelle Mitarbeiterin, die Klartext redet - Fast 40 Unternehmensvertreter und Beraterkollegen, die Einblick in ihre Projekte geben- Gut 55 Boxen mit Best-Practice-Berichten- Über 30 Check- und Fragelisten als Umsetzungshilfe für Ihr Social-Intranet-VorhabenNeue soziale Technologien finden ihren Weg in immer mehr Unternehmen und verwandeln sie in agile Netzwerkorganisationen. Theoretisch. Praktisch sieht es leider anders aus. Es geht dabei eben nicht um ein weiteres IT-Projekt, sondern um den kulturellen und strukturellen Wandel in eine moderne vernetzte Arbeitswelt. Und damit genug der Vorrede, denn die Frage ist: Wie packen wir es an? In ihrem Buch geben Ihnen Steffi Gröscho (Social Collaboration Umsetzungsbegleiterin), Dr. Claudia Eichler-Liebenow (Planungs- und Konzeptionsversteherin), Regina Köhler (Organisationsentwicklerin Enterprise 2.0) sowie ihre charmante virtuelle Kollegin und Social-Intranet-Expertin Babett genau die richtigen Tipps und Tricks für die erfolgreiche Einführung von modernen Plattformen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Geballte Praxiserfahrung pur! Krempeln Sie mit ihnen die Ärmel hoch und dann los: In sechs Schritten und mit zahlreichen Best Practices zum modernen Arbeitsplatz.

TRÄUME

Wie jedes Vorhaben beginnt auch ein Social-Intranet-Projekt mit einer Vision: Welche neue Qualität wird unser Unternehmen haben, wenn unsere neue Plattform für moderne Kommunikation und Zusammenarbeit fest verankert ist? Was wird sich in der Zusammenarbeit und Kommunikation ändern und wo stehen wir durch Social Intranet in drei Jahren? Die neuesten technologischen Entwicklungen und Praxisbeispiele aus anderen Unternehmen dienen als Inspiration, um den Wert von Social Intranets zu verstehen und den angestrebten geschäftlichen Nutzen und die Ziele konkret zu formulieren. Danach erfolgt Basisarbeit: Die Projektorganisation wird aufgestellt, Verantwortlichkeiten werden festgelegt, wichtige Befürworter aus allen Teilen des Unternehmens gewonnen und die entscheidenden Barrieren identifiziert, die den Projekterfolg gefährden könnten.

Ein sorgfältig aufgesetztes Projekt ist der beste Schutz gegen Probleme im weiteren Projektverlauf. Diese Phase benötigt daher ausreichend Aufmerksamkeit und Weitblick. Wenn das Projekt gut aufgesetzt ist, ist die erste Phase erfolgreich abgeschlossen.

1.1

INSPIRATIONEN – NEUE
MÖGLICHKEITEN FÜR KOMMUNIKATION
UND ZUSAMMENARBEIT

Am Anfang eines Social-Intranet-Projekts findet man im Unternehmen immer ausgesprochen vielfältige Vorstellungen und Meinungen zu Web 2.0 vor. Wikis, Blogs, Liken und Posten – fast jeder ist schon mit ausgewählten Funktionen des Social Web in Berührung gekommen. Diese Erfahrungen stammen jedoch zum überwiegenden Teil aus dem privaten Umfeld – durch eigene Aktivitäten oder durch Schilderungen von Verwandten und Freunden.

Eine hohe Affinität und Vertrautheit im Umgang mit sozialen Tools wird häufig den sogenannten Digital Natives zugeschrieben (oder auch Generation Y und Millenials). Doch auch bei älteren Generationen von Führungskräften und Mitarbeitern findet man durchaus Offenheit und Neugier vor, die aber oft von Unklarheit begleitet werden, was diese modernen Kommunikationsformen denn konkret einem Unternehmen bringen. Auch ablehnende Vorstellungen gibt es natürlich. So begegnet man zum Beispiel häufig der Annahme, Social Features würden dazu führen, dass Mitarbeiter nur noch chatten und nicht mehr produktiv arbeiten.

Aktive Aufklärungsarbeit ist von Anfang an eine ganz wichtige Aufgabe bei der Social-Intranet-Einführung. Am besten gelingt das, indem man den Mitarbeitern und Führungskräften auf lockere und ungezwungene Weise einen Gesamtüberblick dazu verschafft, was hinter Social Intranet steckt. Praxisbeispiele aus anderen Unternehmen können helfen, den Nutzen für das eigene Unternehmen zu erkennen und Inspiration für Anwendungsszenarien zu geben. Dadurch schafft man eine ganz wesentliche Grundlage, um sachlich über die Einsatzfelder im eigenen Unternehmen zu sprechen und nicht gleich Gefahr zu laufen, aus mangelndem Verständnis heraus auf breite Ablehnung oder Desinteresse zu stoßen.

Mit solchen gezielten Vorstößen und Diskussionsansätzen zu möglichen Anwendungsszenarien im eigenen Unternehmen ist es der pfm medical ag gelungen, auf einen Schlag alle Führungskräfte dafür zu begeistern, sich mit vernetzten Arbeitswelten auseinanderzusetzen.

Inspirierender Einstieg ins Thema „Enterprise 2.0“ beim Führungskräftetreffen der pfm medical ag⁷

Aufgrund des stetigen Wachstums haben sich die Führungskräfte der pfm medical ag in den letzten Jahren immer wieder die Frage gestellt, wie das Unternehmen agiler werden kann. Wie sich die Organisation angesichts der zunehmenden Komplexität besser managen lässt und wie man die Zusammenarbeit mit internationalen Standorten effektiver gestalten, Innovationen treiben und Prozessabläufe verbessern kann. Für sie war klar, man muss das Wissen der Organisation sichtbarer machen und besser nutzen.

„Einige Personen hatten sich bereits im kleinen Kreis mit dem Thema Enterprise 2.0 im Unternehmen beschäftigt. Schließlich habe ich dann in Abstimmung mit dem Vorstand den Anstoß gegeben, das Thema herauszugreifen und an prominenter Stelle zu diskutieren“, berichtet Regina Wünsch, HR-Direktorin der pfm medical ag.

„Wir haben einmal im Jahr ein Führungskräftetreffen, bei dem etwa 50 Verantwortliche zwei Tage lang über aktuelle Themen sprechen. Mein Vorschlag war, in diesem Jahr das Thema „Change Management und neues Arbeiten“ zu diskutieren und gemeinsam ein Konzept für pfm medical zu entwickeln. So rückte das Thema Enterprise 2.0 bei uns zum ersten Mal ins Rampenlicht.

Da ich selbst auch noch zu wenig über Enterprise 2.0 wusste, hatte ich mir externe Unterstützung von einem Experten geholt, der viel aus seinen Erfahrungen berichten konnte. Wir haben gemeinsam für den nötigen Appetit gesorgt, sodass darüber nachgedacht wurde, was möglich ist und was andere Unternehmen machen. Mit den Führungskräften haben wir dann den potenziellen Nutzen für unser Geschäft herausgearbeitet, aber auch Lücken benannt, auf die wir achten müssen. Wir haben offene Diskussionen in der sogenannten „Fishbowl“ geführt zu Fragen wie: Was bewegt uns? Wo sehen wir Chancen und Risiken? Was geht uns durch den Kopf? Es war eine Mischung aus Input und konstruktiver Arbeit, die sehr gut ankam.

Dabei war eine Botschaft immer klar: Das Projekt muss zur Kultur passen. Wir können uns keine fertigen Konzepte überstülpen, sondern wir müssen das Thema gemeinsam neu gestalten. Die Ansatzpunkte dafür ergaben sich aus dem ganz konkreten Nutzen für den Einzelnen im Arbeitsablauf und in der Verbesserung der internen Unternehmenskommunikation. Das hat die Führungskräfte davon überzeugt, dass wir den Wandel zur vernetzten Arbeitswelt brauchen.“

Abbildung 1.1.1: Häufige Elemente im Intranet

Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen die gängigen Funktionalitäten von modernen Intranets kurz vorstellen. Dabei geht es in der Frühphase des Intranet-Projekts nicht um technische Details, sondern darum, neue Möglichkeiten und ihren Nutzen zu erkennen.

Mit der Gliederung zur Kurzbeschreibung einzelner Intranet-Funktionen in Abbildung 1.1.1 orientieren wir uns an der Historie der Intranet-Entwicklung. Viele der Basis-Features und Erweiterungen sind in bestehenden Intranets bereits abgebildet. Das soll aber nicht heißen, dass jedes Intranet über diese Elemente verfügen muss.

Basis-Intranet-Features

NEWS- & INHALTSSEITEN

Das Intranet dient vor allem dazu, intern zu informieren. Aktuelle und wichtige Nachrichten werden meist mit Überschrift und Teaser auf der Startseite angezeigt – wie bei der VHV Gruppe. Per Link gelangen die Mitarbeiter auf Nachrichten- oder Inhaltsseiten mit den kompletten Informationen. So erreichen die Unternehmens-News alle Kollegen.

Abbildung 1.1.2: Drei Informations-Formate mit aktuellen Nachrichten – strukturiert erreichbar über die Startseite des WorkNet der VHV Gruppe (SharePoint)

DOKUMENTE

Abbildung 1.1.3: Das Dokumentencenter der Agentur perlrot (Office 365)

In modernen Intranet-Lösungen wie hier mit Office 365 bei der Agentur perlrot lassen sich Dokumente ablegen, sodass sie transparent und immer in der aktuellen Version für alle Berechtigten bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter der Agentur können gleichzeitig gemeinsam ein Dokument bearbeiten oder bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgreifen. Komfortabel sind Sortiermöglichkeiten und eine Dokumentenvorschau. Mit Hilfe von Metadaten lassen sich Dokumente schneller auffinden. Hervorzuheben ist auch, dass Berechtigungen einfach zu vergeben und zu managen sind. Das heißt, man kann für jedes Dokument festlegen, welche User Zugriff darauf erhalten sollen und ob die Nutzer eine Lese- oder Schreibberechtigung erhalten.

LISTEN

Da das Arbeiten m...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• INHALT
• EINFÜHRUNG
• 1 TRÄUME
• 2 ANALYSIERE
• 3 PLANE
• 4 BAUE
• 5 ERPROBE
• 6 NUTZE
• 7 ÜBER DIE AUTOREN
• 8 ABBILDUNGS- UND TABELLENVERZEICHNIS
• 9 QUELLENVERZEICHNIS
• 10 INDEX
• Danksagungen