So geht Büro heute!

Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter

Jürgen Kurz, Marcel Miller

• Verlag: GABAL Verlag
• Jahr: 2019
• eBook-ISBN: 9783956238505
• Auflage: 1
• Thema: Personal Development
• Thema: Careers

Zu viele E-Mails im Posteingang, zu viele Überstunden am Computer, zu viel Stress? Sie nicken? Ein bekanntes Phänomen in unserer schnelllebigen, digitalen Gegenwart. Haben Sie das Gefühl, durch Ihren Büroalltag getrieben und gehetzt zu werden, statt diesen zu steuern und zu beherrschen? Dann wird es Zeit zu lernen, von der Digitalisierung zu profitieren, statt unter ihr zu leiden!

Das Buch liefert erprobte Hilfestellungen aus der Praxis. Es macht die Leser fit, um im digitalen Zeitalter erfolgreich zu arbeiten. Die Autoren zeigen, wie Sie Computer und Smartphone so benutzen, dass Sie die fünf großen Handlungsfelder im Büro sicher und gelassen bewältigen: E-Mails, Termine, Aufgaben, laufende Vorgänge sowie die Dateiablage. Dabei ist es egal, ob Sie komplett papierlos oder einfach nur ein Stückchen digitaler werden möchten.

Wichtiger als Apps sind die in diesem Buch beschriebenen Prinzipien des Arbeitens, denn erst wenn diese klar sind, kann Hard- und Software als Arbeitsmittel sinnvoll eingesetzt werden. Tools können zudem die Komplexität erhöhen und ganz schön ablenken. Daher sollten Sie diese zielgerichtet einsetzen. Dann entpuppen sie sich als wahre Helfer. Wie das geht, zeigen Ihnen Jürgen Kurz und Marcel Miller in ihrem motivierenden Praxisbuch voller hilfreicher Tipps für den Büroalltag. Videos als Bonus machen den Inhalt anschaulich und zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Büroalltag effizienter gestalten.

1 E-Mail-Verarbeitung

Das Versenden von E-Mails ist ja eigentlich eine klasse Sache:

Informationen können dem Empfänger zugestellt werden, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Sie erreichen den Adressaten, auch wenn er abwesend ist.

Sie können Dateien übermitteln, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden.

Ohne Aufwand können Sie einer Gruppe Infos senden.

E-Mails als Zeit- und Motivationsräuber

Soweit die Theorie. In der Praxis ist der Umgang mit Outlook für viele zum Stressfaktor geworden. Unsere Studie (S. 27) zeigt: Mittlerweile finden sich genau so viele Menschen, die denken, dass E-Mails ihren Alltag erleichtern, wie solche, die denken, dass E-Mails für ihren Alltag in Summe Mehrarbeit bedeuten. Es ist freilich nicht das Medium E-Mail problematisch. Entscheidend ist die Frage, wie wir die Möglichkeiten nutzen.

Fleiß allein reicht nicht

Ich, Marcel Miller, muss da an den Leiter eines mittelständischen Betriebes denken. Er hatte mich für ein Outlook-Coaching gebucht. Der Mann hatte zum Zeitpunkt des Coachings etwa 10.000 ungelesene E-Mails und wollte erfahren, wie er noch effizienter mit Outlook umgehen kann. Er arbeitete mit voller Kraft an seinen Mails (auch am Wochenende), die er nach der Bearbeitung in einem von etwa 500 E-Mail-Ordnern ablegte. Trotz seines beeindruckenden Fleißes war an den meisten Tagen die Zahl der ungelesenen Mails am Abend größer als am Morgen.

Ein leerer Posteingang ist möglich!

Die gute Nachricht lautet: Das muss nicht sein. Ein leerer Posteingang und ein E-Mail-Archiv ohne Ordner, in dem Sie in Sekundenschnelle gewünschte Mails finden, sind möglich! In diesem Kapitel finden Sie praxiserprobte Tipps, die zeigen, wie es besser geht. Entdecken Sie, wie einfach es ist, den Ärgernissen mit E-Mails ein Ende zu bereiten und von den Chancen zu profitieren, die Outlook bietet. Mit jedem Tipp, den Sie umsetzen, wird sich Erleichterung einstellen. Sie haben unser Wort!

1.1Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?

Neue E-Mails können stören

Eingehende E-Mail-Nachrichten nehmen einen der größten Posten ein, wenn es um Störungen am Arbeitsplatz geht. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen gerade an einer dringenden Kalkulationstabelle für einen Kunden und

plötzlich ertönt ein kurzes Tonsignal,

Ihr Mauszeiger verändert sich für einen Augenblick,

am unteren rechten Bildschirmrand poppt die Meldung einer neuen E-Mail auf und

in der Taskleiste erhält Outlook ein Symbol mit einem ungeöffneten Briefumschlag.

Jede Viertelstunde eine Unterbrechung

Klar, dass dies zum Öffnen der neuen E-Mail verführt. Wenn man jetzt im Schnitt mit 30 E-Mails pro Tag rechnet, wird man ca. jede Viertelstunde von einer neu eingehenden E-Mail unterbrochen.

Nicht sofort lesen und bearbeiten

Standardmäßig sind in Outlook die Benachrichtigungen für neue E-Mails aktiviert. Wir empfehlen Ihnen, die Benachrichtigungen für neue E-Mails zu deaktivieren. Denn E-Mails müssen nicht sofort, nach dem man sie erhalten hat, gelesen und bearbeitet werden. Die Möglichkeit der asynchronen Kommunikation ist ja gerade eine Stärke von E-Mails.

Benachrichtigungen deaktivieren

Klicken Sie in Outlook oben links auf den Reiter „Datei“. Wählen Sie nun links in der Menüleiste den Button „Optionen“ aus.

Folgendes Fenster öffnet sich:

Die Abläufe zeigen wir Ihnen auch per Video. Sie finden es eingebettet auf: www.buero-kaizen.de/sgbh

Wählen Sie hier nun links den Menüpunkt „E-Mail“ aus. Ent...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Widmung
• Titel
• Inhalt
• Eine kurze Geschichte von Büro-Kaizen®
• So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus
• Finden Sie heraus, wo Sie stehen
• So geht Büro heute!
• Teil I: Die fünf großen Handlungsfelder
• Teil II Typische Arbeitssituationen
• Tipps zum Weiterlesen
• Danke!
• Impressum