Microsoft® SharePoint 2016®

Das Praxisbuch für Anwender

Melanie Schmidt

• Verlag: dpunkt.verlag
• Jahr: 2016
• ISBN:
  9783960880226
• Thema: Computer Science
• Thema: Desktop Applications

Sie stehen vor der Aufgabe, SharePoint 2016 in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Fachabteilung einzuführen bzw. zum Einsatz zu bringen? Das Praxisbuch für Anwender zeigt Ihnen, wie. Dabei lernen Sie nicht nur die Möglichkeiten der bereitgestellten SharePoint-Technologien von Grund auf kennen, sondern erlernen anhand der praxisorientierten Beispiele auch den sicheren Umgang mit SharePoint und erfahren, wie Sie das Programm effektiv einsetzen.Dieses Buch unterstützt Sie Schritt für Schritt bei Ihrem SharePoint-Projekt. Es richtet sich an alle SharePoint-Anwender ohne spezifisches technisches Vorwissen, die einen Überblick über SharePoint 2016 erhalten und effizienter mit dem System arbeiten möchten.Melanie Schmidt gibt Ihnen zahlreiche Tipps und Empfehlungen für das eigene SharePoint-Projekt und erklärt, was Sie bei der Anwendung der unterschiedlichen Technologien beachten sollten und wie Sie typische Fehler vermeiden. Auch alltägliche Aufgaben von der Abteilungsanforderung bis zu Routinearbeiten in der SharePoint- Umgebung werden von der Autorin beschrieben. Außerdem erfahren Sie, welche Entscheidungen und Vorüberlegungen getroffen und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit ein SharePoint-Projekt umgesetzt werden kann. Zusätzlich erklärt Ihnen das Buch typische Abteilungsanforderungen anhand konkreter praktischer Beispiele, sodass Sie schnell eigene Ideen entwickeln und mit der jeweils passenden SharePoint-Technologie realisieren können.Die Autorin orientiert sich dabei immer am SharePoint-Standard und erläutert, welche Funktionen mit welcher SharePoint-Server-Technologie möglich sind. Dadurch können alle Anwender die aufgeführten Beispiele nachvollziehen und in der Praxis anwenden.

1 Einleitung

1.1 Problemlöser SharePoint! Der Einsatz von SharePoint in Unternehmen

SharePoint wird in Unternehmen und Institutionen häufig eingesetzt, ohne dabei auf die Anwender oder deren Prozesse einzugehen. Deshalb ist die Erwartungshaltung der Anwender zu SharePoint sehr unterschiedlich und es wird zunächst ein falsches oder gar kein Verständnis für das System entwickelt. Aussagen, wie »Ich dachte, SharePoint wäre die Eier legende Wollmilchsau, die alle Informationen aus allen Systemen für mich gebündelt als zentraler Punkt zusammenführt, filtert und anzeigt« oder »Mit SharePoint kann ich doch nur meine Dateien speichern, wozu brauchen wir alternativ zum Netzlaufwerk jetzt auch noch einen SharePoint«, höre ich ständig und ich könnte ein ganzes Kapitel mit weiteren Aussagen füllen, die Ihnen klarmachen würden, wie das System verstanden und dadurch auch falsch oder gar nicht eingesetzt wird.

Genauso wird bisher viel zu wenig Aufklärung bei der Anwendung mit SharePoint geleistet, sodass heute, selbst Jahre nach einer Einführung von SharePoint in manchen Unternehmen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor dem System sitzen und bisher nie richtig erfahren haben, was sie eigentlich genau mit SharePoint alles anfangen können. Durch die alleinige Bereitstellung des Systems nur durch die IT-Abteilung, ohne das Hinzuziehen von Verantwortlichen aus der Leitungsebene und den jeweiligen Abteilungs- und Teammitgliedern, wird ein System nach besten Kenntnissen hingestellt, ob es nun sinnvoll für den Einsatz in den jeweiligen Abteilungen und dem Team ist oder nicht, darüber wird dann später gestritten. Auch die Verantwortung des SharePoint-Portals komplett an die einzelnen Abteilungen und Teams zu übergeben, ist nicht empfehlenswert und führt eher zu einem unkontrollierbaren Wust an Websites und Berechtigungen. Es fehlen den Unternehmen Ideen, wie SharePoint richtig eingeführt und eingesetzt wird. Manchmal scheitert das System schon am Aufbau, der Struktur und dem Berechtigungskonzept, da sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelrecht im System verlaufen. Wichtige Informationen werden erst nach aufwendiger Suche oder mangels korrekter Berechtigungen erschwert oder gar nicht wiedergefunden.

Oft zeigen mir Projekte auf, dass die Unterschiede der einzelnen SharePointTechnologien und -Produkte dem Kunden entweder gar nicht oder nur zum Teil klar verständlich sind. Es mag an dem Kunden selbst liegen, da er sich vermutlich nicht richtig und ausgiebig mit den Produkten und Technologien auseinandergesetzt hat, oder an der Unkenntnis einiger IT-Dienstleister, die SharePoint als eine einfache, mit Microsoft Office vergleichbare Anwendung verstehen und es so dem Kunden mal eben verkaufen. Ebenso werden teure Programmierungen eingekauft, um den SharePoint-Auftritt im Unternehmen dem Erscheinungsbild des Unternehmens anzupassen. Was für manche Kunden eine dauerhafte Abhängigkeit von den Dienstleistern bedeutet.

Ebenso beachtenswert ist es, wie die Informationen in Unternehmen bereitgestellt und zunehmend untereinander von Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht werden. So manche Datenschutzbeauftragte eines Unternehmens würden bei einigen Besprechungen, wo die Details ans Tageslicht kommen, die Hände regelrecht über den Kopf zusammenschlagen und wütend, kopfschüttelnd den Raum verlassen, um einmal tief Luft zu holen. Es ist teilweise skandalös, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Daten, ich meine hierbei auch ihre persönlichen, also die eher sensiblen Daten, umgehen. Da kein Verständnis für das eingeführte System besteht oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gar nicht wissen, dass Informationen über SharePoint ausgetauscht werden können, entsteht schnell ein Mix aus SharePoint und Netzlaufwerken, um Daten zu speichern und auszutauschen. Größere Datenmengen werden weiterhin mit Kolleginnen und Kollegen sehr kompliziert über freigeschaltete Netzlaufwerke mit externem Zugriff oder per E-Mail-Nachricht ausgetauscht. Die Zeit, die der Benutzer mit dem Hoch- und Runterladen der Dateien verbringt, ist extrem lästig und aufwendig. Die Kolleginnen und Kollegen beraten sich beim nächsten Firmentreffen untereinander, wie sie zukünftig schneller die Daten austauschen können. Dabei wird jedoch manchmal die IT-Abteilung des Unternehmens, nicht einmal absichtlich, übergangen. Es geht um die Zeit der Mitarbeiter, die mit dem Datenaustausch täglich verschwendet wird. Um beispielsweise Informationen mit Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partnern auszutauschen, arbeiten die Benutzer mit sogenannten Cloud-Services, wie beispielsweise Google Docs, Dropbox, Facebook und Co. Anders sieht es aus, wenn bezüglich eines Orts für den Datenaustausch Wünsche von den Anwendern an die IT-Abteilung herangetragen werden. Dabei kann es schon einmal eine Woche dauern, ehe der gesamte Prozess genehmigt und auch tatsächlich bereitgestellt wird. Schaut man aber einmal hinter die Kulissen der IT-Abteilungen, erkennt man, dass dort oft ein Personalabbau erfolgt, weil die IT-Kosten in die Höhe schießen und diese für ein Unternehmen nicht mehr tragbar sind. Es liegt aber nicht daran, dass ein guter IT-Administrator viel Geld verdient, sondern eher daran, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Informationen regelrecht sorglos umgehen. Daten werden teilweise doppelt und dreifach, also redundant, irgendwo im System abgelegt und der Speicherplatz, für den die IT-Abteilung zuständig ist, sinnlos ausgenutzt und sämtliche Ressourcen damit verschwendet. Das hat zur Folge, dass zusätzlich die hohen IT-Kosten entstehen. Also wird von den Anwendern auch hier nach Alternativen zum Austausch von Daten gesucht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen sich mittlerweile sehr gut mit Cloud- und webbasierten Speicherorten aus, dennoch ist es für einige Unternehmen eine Hürde, sich beispielsweise mit dem Office 365 und dem integrierten SharePoint Online, einem Microsoft-Cloud-basierten Dienst, anzufreunden. Dabei übernimmt Microsoft die Garantie für das sehr hohe Sicherheitskonzept, das ständig weiterentwickelt, überprüft und nur von qualifizierten und zertifizierten Rechenzentren übernommen werden darf, die diesen Sicherheitsstandards entsprechen. Der IT-Beauftragte hat weiterhin administrative Rechte und besitzt die Kontrolle über die Informationen eines Unternehmens. Die Bereitstellung eines Onlinespeicherorts ist vom IT-Administrator in ein paar Minuten erledigt, sodass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diesen schnell für einen kontrollierten, sicheren Datenaustausch nutzen können. Der Funktionsumfang von SharePoint Online entspricht zunehmend der Servervariante und wird ständig weiterentwickelt. Die Neuerungen stehen den jeweiligen Abonnenten, den Unternehmen, schnell zur Verfügung.

1.2 Risiken eines SharePoint-Projekts

1.2.1 Der Einsatz der richtigen SharePoint-Technologien

Die technischen Voraussetzungen müssen den Anwendungsanforderungen eines Unternehmens entsprechen. Das bedeutet, dass ein System, das weder den Leistungen noch der Unternehmenskultur entspricht, ein Risiko in der Akzeptanz und Verwendung bei allen Beteiligten herbeiführt. Deshalb möchte ich in Kapitel 2 »SharePoint-Produkte und -Technologien«, allgemein verständlich, also nicht zu technisch, auf die verschiedenen SharePoint-Systeme kurz eingehen und damit die Unterschiede verdeutlichen.

1.2.2 Rollen- und Rechtekonzept

Bevor ein SharePoint-Projekt startet, ist es notwendig, über ausführliche Rollen- und Rechtekonzepte nachzudenken und diese auszuarbeiten. Auch die Zugriffsrechte von unternehmensexternen Personen sind unbedingt zu berücksichtigen. Später eingebrachte Konzepte in ein gelebtes Portal sind schwer, zeitaufwendig oder zum Teil gar nicht mehr zu korrigieren. Durch das Vererbungsprinzip von SharePoint können ungewollte Veröffentlichungen von Informationen entstehen. Ebenso kann es ein Risiko sein, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Berechtigungen so einzuschränken, dass die vorhandenen Funktionalitäten der Technologien nicht genutzt werden können. Dadurch kann die Bereitschaft, die Technologien zu verwenden, bei der Belegschaft stark beeinflusst werden. Aus diesem Grund erläutere ich in Kapitel 3 »Wer ist eigentlich wofür zuständig?« und Kapitel 5 »Berechtigungen und Vererbung« das Vererbungs- sowie das Rechte- und Rollenprinzip von SharePoint.

1.2.3 Struktur und Aufbau

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, ein SharePoint-Portal mit Websites aufzubauen und Informationen strukturiert abzulegen. Dennoch ist der Aufbau erst nach der Konzeptionierung eines Rollen- und Rechtekonzepts richtig möglich. Wird zuerst das Portal aufgebaut und erst später festgestellt, dass durch die Vererbung der Rechte wesentliche Geschäftsprozesse nicht berücksichtigt werden können, stellt sich die Frage, ob der Einsatz von SharePoint richtig ist. Grundlegend ist es wichtig, Entscheidungen im Zusammenhang mit externen, also unternehmensfremden Personen zu treffen und über die Bereitstellung eines zusätzlichen Portals (Extranet) nachzudenken beziehungsweise es umzusetzen. Wilde Websitestrukturen führen schnell zum Chaos, deshalb erkläre ich kurz in Kapitel 3 »Wer ist eigentlich wofür zuständig?« den Vorteil von Websitesammlungen.

1.2.4 Schaffen Sie Verantwortung, Regeln und Richtlinien

Schaffen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb eines SharePoint-Projekts. Sie alleine werden es nicht schaffen, ein SharePoint-System im gesamten Unternehmen einzuführen und dabei alle Aspekte der Abteilungen oder Fachbereiche zu überblicken. Bilden Sie Arbeitsgruppen oder Arbeitsteams für das SharePoint-Projekt. Das Einbeziehen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist im SharePoint-Projekt von sehr großer Bedeutung. Erfolgreich kann die Umsetzung eines SharePoint-Portals nur dann sein, wenn die Fachabteilungen und die Teams mit in das Projekt einbezogen werden und dadurch ihre alltäglichen Prozesse mit einbringen können. Auch das Einbeziehen der Führungsebene, des Betriebs- oder Personalrats und des Datenschutzbeauftragten ist von Beginn des Projekts mit das Wichtigste. Es geht darum, wie mit personenbezogenen Daten und dem Freigeben von persönlichen Informationen im Portal umgegangen werden darf. Werden Personen nicht rechtzeitig involviert, so kann gegebenenfalls das gesamte Projekt an Personen- und Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens scheitern. Denken Sie dabei auch unbedingt an abteilungsübergreifende Prozesse, die von unterschiedlichen Abteilungen übernommen oder verändert werden müssen. Durch das Einbeziehen von Mitarbeitern beim Aufbau und der Rechtevergabe im Portal steigern Sie die Akzeptanz der Technologien und bringen das Projekt voran.

Legen Sie gemeinsam Regeln und Richtlinien für das gesamte SharePoint-Projekt fest, die für alle Beteiligten wichtig, aber auch umsetzbar sind. Es bringt nichts, wenn Sie Vorgaben bestimmen, die jedoch nicht mit den realen Erfahrungen der Belegschaft oder der machbaren IT-Infrastruktur übereinstimmen.

Ein SharePoint-Projekt ist erst dann erfolgreich, wenn Sie sehen, dass SharePoint von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gelebt wird. Beachten Sie, dass durch zukünftige Prozessänderungen, Umstrukturierungen und weitere Anforderungen der einzelnen Teams ein SharePoint-Projekt niemals ein Projektende oder einen Fertigstelltermin besitzen wird. Bleiben Sie unbedingt am Ball.

1.2.5 Rechtzeitige Planung von Schulungen der Mitarbeiter

Werden die SharePoint-Technologien seitens der IT-Abteilung bereitgestellt, so ist nicht automatisch der Umgang damit, also die Bedienung der Technologie, bekannt. Durch ein umfangreiches Rollen- und Rechtekonzept können Schulungen nach Anwendergruppen zwar gesplittet und durchgeführt werden, dennoch gibt es Ecken und Kanten, die jeder Anwender kennen sollte. Ebenso wichtig sind Schulungen, wenn ein SharePoint-Portal im Aussehen und Verhalten so weit den Unternehmensprozessen angepasst wurde, dass es dem ursprünglichen SharePoint-Portal nicht mehr ähnelt. Personen, die bereits SharePoint-Erfahrungen besitzen, werden sich in so einem angepassten Portal gegebenenfalls nicht zurechtfinden. Wird SharePoint als eine Anwendung wie Microsoft Office verstanden, so besteht das Risiko, dass die Belegschaft sehr unzufrieden auf die scheinbar komplizierten Technologien reagiert. Beachten Sie jedoch bei der Trainerauswahl, dass es sich bei SharePoint nicht um Word oder Excel handelt und hier keine Standardagenda geschult werden kann. Ihnen sollte bewusst sein, dass die Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie der Aufbau jedes einzelnen SharePoint-Portals sich jeweils an der Unternehmensphilosophie und den Prozessen orientieren. Ihr SharePoint-Projekt wird sich somit von Projekten anderer Unternehmen sehr stark unterscheiden. Deshalb empfehle ich, nur Trainerinnen und Trainer einzusetzen, die auch genügend Praxiserfahrungen im Umgang mit SharePoint besitzen.

1.2.6 Step by Step

Die Einführung von SharePoint im Unternehmen oder in der Fachabteilung sollte in kleinen Schritten und mit richtigen Szenarien als Anforderungen beginnen. Dadurch erreichen Sie, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Vorstellung von den Ergebnissen erhalten und sich besser in die Technologie einleben können. Es macht keinen Sinn, hier und dort mit ungeplanten Anforderungen mitten im Portal zu starten und damit die Anwender zu verunsichern. Nutzen Sie gegebenenfalls einige der Beispiele in diesem Buch, um SharePoint für die Kolleginnen und Kollegen greifbar zu machen.

1.3 Zusammenfassung

SharePoint ist nicht der Problemlöser aller Informationstechnologien in einem Unternehmen. Jedoch ist SharePoint mehr als nur eine Dokumentenablage. Es gibt unterschiedliche SharePoint-Technologien, die im Zusammenhang mit weiteren Microsoft-Produkten unterschiedliche Leistungen und Funktionsumfänge besitzen. Es gibt Risiken in der Akzeptanz und bei den Kosten, wenn ein SharePoint-Portal ohne jegliche Verantwortung, Regeln und Richtlinien sowie Konzepte ins Leben gerufen und betrieben wird.

2 SharePoint-Produkte und -Technologien

SharePoint ist ein sehr komplexes und umfangreiches System und lässt sich nur aus verschiedenen Microsoft-Server-Produkten und -Technologien zusammensetzen. Erst durch die Bereitstellung von Microsoft-SharePoint- und Windows-Servern ergibt sich ein SharePoint-Server-System. Dieses Server-System wurde bisher in der Regel nur in einem Unternehmen, lokal im Firmennetzwerk, durch die interne IT betrieben und gewartet. Durch die Nachfrage nach sogenannten Cloud-Services und -Technologien für Unternehmen wurden die Microsoft-Server-Produkte und -Technologien zusätzlich in den letzten Jahren in den Office-Online-Varianten erweitert. Der Unterschied zu den lokalen Servern besteht darin, dass die Microsoft-Cloud-Services, Office 365 und Azure nicht in der internen IT bereitgestellt, sondern in einem der vielen nach ISO-Normen zertifizierten Rechenzentren, die von Microsoft weltweit betrieben werden, also in der Cloud, außerhalb des jeweiligen Unternehmens. Die Nutzung der Office-Online-Varianten ermöglicht auch kleinen und mittelständigen Unternehmen kostengünstig, ohne große Server-Installationen, SharePoint für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und unternehmensexternen Personen zu nutzen. Dabei kann das lokale Active Directory, worüber die Benutzerverwaltung in der IT-Abteilung vorgenommen wird, mit den Microsoft-Cloud-Services verbunden werden, was die Benutzerverwaltung erheblich vereinfacht und dem Nutzer eine nahtlose Integration in die interne IT ermöglicht. Auch große Unternehmen setzen mittlerweile einen Teil der Office-Online-Varianten ein, um beispielsweise unternehmensexternen Personen den Zugriff auf bestimmte Informationen zu gewähren. Während die Bereitstellung von externen Zugängen in der hauseigenen Serverlandschaft eine umfangreiche Infrastruktur voraussetzt und es aus sicherheitstechnischen Gründen gegebenenfalls nicht gestattet ist, fremden Personen Zugriff zu erteilen, so bietet sich die Online-Variante dafür an, zusätzlich eine SharePoint-Online-Lösung genau für diesen Zweck einrichten zu lassen. Microsoft bietet sogenannte Hybrid-Lösungen in SharePoint 2016, die in eine bestehende, interne IT-Infrastruktur integriert und verbunden werden können. Dadurch können Unternehmen beide Umgebungen einsetzen und unternehmenswichtige Informationen auf dem Server belassen, während beispielsweise in der Cloud Informationen für unternehmensexterne Personen bereitgestellt werden können. Der Anwender muss dabei nicht zwischen den beiden Umgebungen wechseln, sodass ein einheitliches Erscheinungsbild gegeben ist.

Alle SharePoint-Systeme werden über den Webbrowser aufgerufen, während nur die Onlinevariante direkt mit dem Internet verbunden ist. Der SharePoint-Server hingegen steht im hausinternen Netzwerk zur Verfügung und greift somit nur auf den internen Server zu. Die Systeme werden als webbasierte Business-Portale bezeichnet. Innerhalb der Portale sollen den Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und gegebenenfalls Geschäftspartnern eines Unternehmens sämtliche Informationen vereinfacht zugänglich gemacht werden. SharePoint dient also als Zusammenarbeitsportal für interne Mitarbeiter und kann auch für die Zusammenarbeit mit unternehmensexternen Personen bereitgestellt und verwendet werden. Die Systeme unterscheiden sich jedoch in ihren Leistungen, also auch in den Anwendungsmöglichkeiten. Die jeweiligen Leistungsmerkmale und Funktionsumfänge der einzelnen Systeme sind dabei unbedingt zu beachten.

2.1 SharePoint Server Standard

Unternehmen können die SharePoint- und Office-Online-Server-Technologien in Verbindung mit einem Windows-Server installieren und das System intern für die Mitarbeiter als Zusammenarbeitsportal bereitstellen. Mit der SharePoint-Server-Standardversion können Websitesammlungen erstellt und für Teams mehrsprachig bereitgestellt werden. Innerhalb einer sogenannten Websitesammlung können eine Sammlung von Unterwebsites, auch Subsites genannt, angelegt werden. Jede Website besteht aus einer Websitevorlage und besitzt bereits standardmäßig von SharePoint mitgelieferte Menübänder. Die Menübänder sind seit der Einfüh...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Title
• Impressum
• Inhaltsübersicht
• Inhaltsverzeichnis
• Vorwort
• Kapitel 1: Einleitung
• Kapitel 2: SharePoint-Produkte und -Technologien
• Kapitel 3: Wer ist eigentlich wofür zuständig?
• Kapitel 4: Der Aufbau eines SharePoint-Portals
• Kapitel 5: Berechtigungen und Vererbung
• Kapitel 6: Websites, Bibliotheken, Listen und Apps
• Kapitel 7: Die Testumgebung und Anmeldung am Portal
• Kapitel 8: Grundlegendes einer SharePoint-Website
• Kapitel 9: Schnelleinstieg
• Kapitel 10: Ihre persönliche Website
• Kapitel 11: Kommunikation & Marketing
• Kapitel 12: Projekt- und Eventmanagement
• Kapitel 13: Empfangsmanagement
• Kapitel 14: Vertriebsmanagement
• Kapitel 15: Auftragsmanagement
• Kapitel 16: Geschäftsleitung
• Kapitel 17: Personalmanagement
• Kapitel 18: Support
• Kapitel 19: Einkaufsmanagement
• Kapitel 20: Vertragsmanagement
• Index