Mach endlich deinen Job!

So tun Sie die richtigen Dinge und erreichen mehr Umsatz und Erfolg

Holger Steitz

• Verlag: Wiley-VCH
• Jahr: 2020
• ISBN:
  9783527831807
• Auflage: 1
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Business allgemein

Wir könnten alle insgesamt viel produktiver sein und viel mehr erreichen als heute - beruflich und privat.
Diese gewagte und provozierende These von Holger Steitz ist eine der Kernaussagen in diesem Buch. Eine derartige Aussage provoziert natürlich, aber der Autor beweist, dass sowohl im Vertrieb als auch in vielen Fachabteilungen und besonders auch in den Chefetagen der Unternehmen unendlich viel Zeit verschwendet wird.
Verschwendet mit Tätigkeiten, die zum Teil einfach nur deshalb gemacht werden, weil man sie schon immer gemacht hat und niemand gesagt hat, dass diese inzwischen überflüssig sind. Verschwendet aber auch mit Alibi-Tätigkeiten, die man nur erledigt, um sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken.
Überall wird operative Hektik verbreitet, die suggerieren soll, dass alle stets mehr als einhundertzwanzig Prozent ausgelastet sind, verbunden mit einem lauten Wehklagen ob der vielen Arbeit, die man so den lieben langen Tag erledigt. Schaut man genau hin, dann stellt man fest, dass tatsächlich niemand wirklich sichtbar Däumchen dreht. Man erkennt aber sehr schnell, dass sich ein großer Teil der Mitarbeiter und Führungskräfte mit Dingen beschäftigen, die nur sehr wenig mit der eigentlichen Zielerreichung zu tun haben. Teilweise bewusst und teilweise unbewusst.
In diesem Buch beschreibt Holger Steitz, welche Auswüchse diese Art zu arbeiten für den einzelnen Mitarbeiter und die Unternehmen hat und was die fehlende Zielorientierung unterm Strich kostet.
Dabei spart er nicht mit zum Teil skurrilen Anekdoten und Geschichten aus seinem Beratungs- und Trainingsalltag, über die man mal schmunzelt und bei denen man häufig auch nur mit dem Kopf schütteln kann.
Im zweiten Teil des Buches gibt er - wie auch in seinen Beratungs- und Coachingprojekten - konkrete Tipps zur Veränderung der Arbeitsweise, zur Vereinfachung von Prozessen und zur Nutzung von Methoden und Tools für mehr zielgerichtete und produktivere Arbeit.
Alle Tipps und Methoden sind praxiserprobt und die mitgelieferten Checklisten und Arbeitshilfen helfen bei der direkten Umsetzung.

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»Wir haben doch keine Zeit«

Ich kann es wirklich nicht mehr hören! Überall, wo ich hinkomme, das gleiche Gejammer. Als ob sich alle abgesprochen hätten.

Egal, ob Training, Schulung, Workshop oder Coaching. Irgendwann kommt das Thema auf das Unvermeidliche. Irgendwann platzt es aus einem der Teilnehmer, der Führungskräfte oder der Mitarbeiter heraus. Irgendwann, wie auf ein nicht wahrnehmbares Kommando, hat jemand seine Emotionen nicht mehr im Griff.

Manchmal fühlt sich jemand in die Enge getrieben und meint, sich rechtfertigen zu müssen. Oft ist es auch eine Führungskraft, deren Beschützerinstinkt anspringt, woraufhin die besondere Situation im Unternehmen sowie eigene Versäumnisse und Defizite ins Feld geführt werden.

Häufig zeigt sich schon ganz am Anfang, dass einiges nicht in den richtigen Bahnen läuft und viele Dinge den handelnden Personen oder im schlimmsten Fall dem Zufall überlassen werden.

Oft braucht es auch überhaupt keinen konkreten Anlass oder einen bestimmten Auslöser, weil das Thema sich ganz von selbst in den Fokus rückt.

Tatsächlich gibt es aber auch die Situation, da scheint es, als ob alles in Butter ist. Man hat das Gefühl, dass alles geordnet und rund läuft. Zumindest auf den ersten Blick erscheint es so, als ob die Prozesse gut auf die Ziele ausgerichtet sind, die handelnden Personen wissen, was zu tun ist und die notwendigen Aufgaben auch mehr oder weniger diszipliniert und systematisch abgearbeitet werden.

Dann muss ich schon genauer hinsehen und die Fragen so stellen, dass es nicht gleich offensichtlich ist, worauf ich hinauswill.

Besonders in Trainings- und Schulungsmaßnahmen kommt das Thema aber auf jeden Fall zur Sprache. Meist sind es ältere und erfahrene Kollegen, die – verbunden mit einem mitleidigen Lächeln auf den Lippen – klarmachen, dass man genau erkannt hat, wo die Herausforderungen liegen. Man wisse schon, dass es das eine oder andere Problemchen gibt, aber ich hätte ja wohl überhaupt keine Ahnung, was in der Branche so alles abgeht. Ersatzweise kann für Branche auch das Unternehmen, der Markt, das Umfeld, die Gesamtsituation oder etwas ganz Ausgefallenes eingesetzt werden.

Der Tenor ist immer gleich. Bei uns ist alles anders und besonders das böse Tagesgeschäft und vor allem die völlig unverschämten Kunden sind daran schuld, dass alle irgendwann zu der gleichen Aussage kommen: WIR HABEN KEINE ZEIT!

Heutzutage gehört es ja schon zum guten Ton, keine Zeit zu haben. Wer würde schon freiwillig zugeben, dass er Zeit hat? Um Gottes willen!

Zeit zu haben wird in unserem Kulturkreis ja gemeinhin mit Faulheit assoziiert. Und faul will definitiv niemand sein.

Wobei Faulheit in dem hier besprochenen Zusammenhang ja auch bedeuten würde, dass jemand vorgibt, keine Zeit zu haben, weil er sich lieber dem Müßiggang hingeben möchte. Das geht ja schon aus Gründen, die das Kündigungsschutzgesetz regelt, überhaupt nicht und davon soll auch nicht die Rede sein.

Faule Socken fallen früher oder später auf und werden demzufolge auch relativ konsequent aus der Organisation entfernt oder entfernen sich selbst.

Die Menschen, die mir direkt oder indirekt mitteilen, sie hätten keine Zeit, meinen das in der Regel ganz anders und natürlich weiß ich das auch ganz genau.

Gehen wir es noch mal der Reihe nach durch. Schauen wir doch mal, wann und in welchem Zusammenhang diese Aussage getroffen wird.

Nehmen wir diese Situation aus einem Vertriebstraining. Es geht gerade um das Thema Neukundengewinnung und ich führe einen Dialog mit den Teilnehmern. Wir stellen gemeinsam fest, dass Neukundengewinnung notwendig ist. Weiterhin sind wir uns einig, dass es dafür erforderlich ist, Dinge zu tun, die man bisher nicht oder nicht in ausreichendem Maße getan hat. Beispielsweise die Recherche von potenziellen neuen Kunden und den entsprechenden Ansprechpartnern im Internet und deren Ansprache über Social-Media-Kanäle.

Wir entwickeln gemeinsam ein Bild, wie die neuen Kunden aussehen sollen, haben gute Ideen, über welche Kanäle und mit welcher Ansprache man auf unsere zukünftigen Großkunden zugehen kann und legen los.

Mit großen Augen verfolgen die Teilnehmer eines Trainings, wie man über XING oder LinkedIn die passenden Ansprechpartner findet und wie man langsam und behutsam einen Kontakt aufbaut.

Die Augen und Ohren werden immer größer, wenn wir eine passende Ansprache definiert haben, diese in Rollenspielen und Live-Telefonaten ausprobieren und feststellen, dass es sogar funktioniert. Wir bekommen Termine und finden passende Leads. Alle sind glücklich und dann passiert es. In der letzten Reihe steht einer auf, füllt die Lungenflügel mit ausreichend Luft und bringt hervor, was alle insgeheim schon die ganze Zeit gedacht haben. »Lieber Herr Steitz, Sie haben ja völlig Recht, mit dem was Sie sagen, Ihre Ideen und die Vorgehensweise sind auch wirklich gut und funktionieren ja sogar. Aber bei uns gibt es ja auch noch das Tagesgeschäft und wir müssen ja auch unseren Bestandskunden gerecht werden. Für das, was Sie uns hier vorschlagen, haben wir gar nicht die notwendige Zeit.«

Rumms! Voll vor den Bug geschossen! Den steckt er nicht so leicht weg!

Man kann eine Stecknadel fallen hören. Alle sind still. Manche haben ein süffisantes Lächeln aufgesetzt, weil sie meine bedingungslose Kapitulation erwarten. Andere – die, die mir wohlgesonnen sind – starren fassungslos zu mir, sind oft peinlich berührt und warten gespannt auf meine Reaktion. Die anwesenden Führungskräfte fallen augenblicklich in eine Schockstarre, weil sich das doch alles bisher so gut anging und jetzt das …

Aber ich bin vorbereitet. Insgeheim habe ich darauf gewartet, denn ohne diesen Abschnitt wäre mein Training unvollständig. Der Part »Arbeitsorganisation« oder »Effiziente Vertriebsarbeit« ist ein fest eingeplanter Teil meines Schulungsprogramms und je nachdem, wie offen oder verschlossen die Teilnehmer sind, gehe ich weiter vor.

Schauen wir uns eine andere Situation an: Ich begleite Unternehmen im Vertrieb. Meistens machen wir zu Beginn der Zusammenarbeit einen Workshop, bei dem wir erst mal in aller Tiefe die bisherige und aktuelle Situation im Vertrieb analysieren. Wir schauen uns die Prozesse und Strukturen an, um Optimierungspotenzial aufzudecken. Das geht von der Aufbau- über die Ablauforganisation bis hin zu den jeweiligen Maßnahmen und Terminen, heruntergebrochen bis auf den einzelnen Mitarbeiter.

Besonders wichtig ist für mich natürlich herauszufinden, wie groß der Anteil der wirklichen Initiativen der Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte ist.

Ich will ganz konkret wissen, wie hoch der Anteil der reaktiven Arbeit ist – also alles, was durch Aktionen von außen oder vom Management ausgeht – und wie hoch der Anteil der aktiven Vertriebsarbeit. Alle Initiativen also, die der Vertriebsmitarbeiter erledigt, um in Richtung seiner Ziele voranzukommen.

Die erste Diskussion dreht sich meistens darum, was denn zu den Initiativen zu zählen ist und was nicht. Der Versand von E-Mails an Kunden und Interessenten ist ein ewiger Streitpunkt. Manche Vertriebler sind tatsächlich der Meinung, mit dem Versand von ein paar E-Mails an potenzielle Kunden habe man genügend Aktivitäten gestartet, um nachhaltig neue Kunden zu gewinnen.

Übrigens: Das ist kein Scherz, sondern bittere Wahrheit in namhaften deutschen Unternehmen. Aber dazu später noch mehr …

Irgendwann haben wir uns dann darauf geeinigt, was denn nun wirklich zu den vertriebsproduktiven Tätigkeiten gehört und stellen fest, dass einige der Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst nur sehr wenig Initiativen vorweisen können.

Und spätestens jetzt ist dann wieder der Zeitpunkt gekommen, an dem mindestens einer der Beteiligten feststellt, dass man ja wirklich gerne mehr machen würde, aber man aufgrund der vielen kleinen Tätigkeiten und Aufgaben, die alle ja gar keinen Namen haben, einfach nicht dazu kommt.

WIR HABEN EINFACH KEINE ZEIT!

Und schauen wir uns abschließend noch ein weiteres Beispiel an, bei dem es um die Führungskräfte geht. Ich bin immer wieder völlig von den Socken, wenn ich feststellen muss, wie manche Führungskräfte Steuerung und Führung interpretieren. Auch hier ist die Bandbreite dessen, was man da so alles erlebt, nahezu unendlich groß.

Ich überziehe nur sehr wenig, wenn ich behaupte, dass es Führungskräfte gibt, deren Vorgesetzten-Funktion sich auf das Genehmigen von Urlaubsanträgen beschränkt und die ansonsten mehr oder weniger die Arbeit eines Sachbearbeiters ausführen.

Man hat eben irgendwann mal überlegt, dass es gut wäre, wenn man einen Abteilungsleiter hätte und daraufhin einem langjährigen verdienten Mitarbeiter den Titel »Leiter« oder gern auch »Head of ...« verpasst.

Im Zweifelsfall ist das dann auch derjenige, der vom Chef zuerst einen auf die Mütze bekommt, wenn etwas nicht so läuft, wie gewünscht, aber eine wirkliche Vorgesetzten-Funktion nehmen diese Art Führungskräfte nicht wahr. Es wird Sie nicht wundern, wenn ich behaupte, dass derartige Situationen meist im inhabergeführten Mittelstand anzutreffen sind.

Den gegenteiligen Fall erlebe ich in der Tat mindestens genauso häufig. Führungskräfte, deren Arbeit sich auf das Verwalten und Auswerten von Zahlen, Daten und Fakten beschränkt und die mit ihren Mitarbeitern, wenn überhaupt, nur per Telefon kommunizieren. Den Löwenanteil ihrer Zeit verplempern diese »Manager« mit dem Erstellen von Dashboards und deren Interpretation in stunden- oder sogar tagelangen Meetings im großen Kreis.

Mein Ansinnen in Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen von Führungskräften ist es immer, die Kommunikation und den engen Kontakt mit ihren Mitarbeitern und den Kunden in den Vordergrund zu stellen. Hier sollten die Führungskräfte ihre Schwerpunkte setzen. Nah am Markt, nah am Kunden, nah am Mitarbeiter oder, wie es in manchen Unternehmen so martialisch heißt, an der Front oder im Feld.

Sie werden es sich schon denken können, dass genau hier auch wieder der Einwand kommt. WIR HABEN DOCH KEINE ZEIT!

Ich bin mir sicher, dass Sie die Liste der von mir aufgezeigten Situationen unendlich erweitern könnten, wenn ich Sie darum bitten würde. Aber darauf will ich überhaupt nicht hinaus. In diesem Kapitel möchte ich viel mehr die Frage aufwerfen, woran es denn liegt, dass offenbar so viele Mitarbeiter und Manager ständig über zu wenig Zeit klagen.

Fest steht ja nun einmal, dass jedem Einzelnen von uns jeden Tag 24 Stunden oder 1440 Minuten oder 86 400 Sekunden zur Verfügung stehen. Von daher haben zunächst einmal alle die gleichen Voraussetzungen.

Im privaten Umfeld kennen wir das ja auch. Wir treffen einen ehemaligen Kommilitonen oder Kollegen zufällig in der Fußgängerzone und kommen ins Gespräch. Man plaudert ein paar Sätze miteinander und kommt zu dem Schluss, dass man sich doch dringend einmal treffen müsste, um die alten Zeiten bei dem einen oder anderen Bier wieder aufleben zu lassen. Man tauscht die aktuellen Handynummern aus und geht seines Weges. »Ich melde mich …«, gibt man noch mit auf dem Weg und was passiert? Genau: Nichts!

Keiner von beiden rafft sich auf, um wirklich einen Termin für einen netten Abend bei Nüsschen und Bier zu vereinbaren. Es bleibt bei der losen Absprache und wirklich aktiv wird weder der eine noch der andere.

Einige Wochen oder Monate später passiert das Unvermeidliche. Nichtsahnend schlendern beide wieder durch die Fußgängerzone, freuen sich am schönen Wetter oder ärgern sich über den nasskalten Regen. Gedankenverloren blickt man noch auf das Handydisplay und beim nächsten Blick geradeaus schaut man direkt ins Gesicht des alten Freundes. Sofort meldet sich das schlechte Gewissen und nach dem Austausch der üblichen Nettigkeiten bring...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Inhaltsverzeichnis
• Einleitung
• 1 »Wir haben doch keine Zeit«
• 2 Was hat Pareto mit unserem Erfolg zu tun?
• 3 Nur mal kurz …
• 4 Alibi-Tätigkeiten und falsche Routinen
• 5 Der innere Schweinhund und seine Ziele
• 6 Mit den richtigen Gewohnheiten zum Erfolg
• 7 Methodenkompetenz – Getting the things done
• 8 Warum denn in die Ferne schweifen …?
• 9 Neukunden-Gewinnung 4.0
• 10 Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum
• 11 Krone richten und weitermachen
• Nachwort
• Nachtrag
• Danksagung
• Der Autor
• Literaturverzeichnis
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