Zeitmanagement mit Outlook
Die Zeit im Griff mit Microsoft Outlook 2010 - 2019 Strategien, Tipps und Techniken
- 272 Seiten
- German
- ePUB (handyfreundlich)
- Über iOS und Android verfügbar
Zeitmanagement mit Outlook
Die Zeit im Griff mit Microsoft Outlook 2010 - 2019 Strategien, Tipps und Techniken
Über dieses Buch
Gewinnen Sie Zeit und reduzieren Sie Ihren Stress – mit dem Wissen des führenden Zeitmanagement-Profis!Läuft Ihnen auch die Zeit davon? Zu viele E-Mails, drängende Abgabetermine, Meetingstress? Das muss nicht sein. Denn das Werkzeug zur Bewältigung Ihrer Zeitprobleme haben Sie bereits: Microsoft Outlook.Das hochkarätige Autoren-Team unter Leitung von Lothar Seiwert zeigt Ihnen in diesem Buch, wie Sie systematisch und mithilfe einfacher Techniken wieder aus der Stressfalle herausfinden und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens gewinnen.Lernen Sie anhand von praktischen Beispielen, wie Sie Ihre Tage und Wochen optimal planen.Die 12., erweiterte und aktualisierte Auflage berücksichtigt die Outlook-Versionen 2019, 2016, 2013 und 365.
Häufig gestellte Fragen
Information
1
»E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
Warum komme ich vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten?
- Ständige Unterbrechungen: Oft möchte man sofort reagieren, wenn man eine neue E-Mail sieht. Sei es aus Neugier, sei es eine willkommene Ablenkung von so langweiligen Tätigkeiten wie dem Kontrollieren endloser Zahlenkolonnen oder sei es das Gefühl, man müsste es jedem recht machen und sofort antworten.
- Andere »zumüllen«: Wie oft bekommen Sie E-Mails, die für Sie und Ihre Arbeit nur geringfügig bis gar nicht relevant sind und von Ihnen weder eine Antwort noch Folgeaktion erfordern? Wie oft setzen Sie selbst »vorsichtshalber noch mal drei Personen mehr auf die Empfängerliste, die das ja vielleicht auch noch interessieren könnte«? Hin und wieder erlebt man dazu einen wahren »Antwort-Marathon«.
- Unklares Formulieren: Manche Dinge, die dem Absender der Mail sonnenklar sind, sind dem Empfänger überhaupt nicht klar und werden auch aus dem Text nicht deutlich. Ein Beispiel: »Ich fände es schön, wenn wir Feature XY noch integrieren könnten – aber das wird wohl zu aufwendig.« Ist das nun eine Idee, eine Frage zur Machbarkeit, ein indirekter Kommentar, dass der Zuständige dazu wohl nicht in der Lage ist, eine Mitteilung, dass man darauf verzichten kann, oder ein Appell, es gefälligst zu integrieren?
- Der emotionale Faktor: Bei E-Mail sind Missverständnisse im Vergleich zu anderen Kommunikationsformen geradezu vorprogrammiert. Es gibt keinen Unterton, man sieht keine Mimik/Gestik des Gegenübers und man führt einen relativ langen Monolog, ohne die Möglichkeit, bei Unklarheiten etc. sofort nachfragen/reagieren zu können. Haben Sie schon einmal voller Verärgerung zwei Stunden lang eine Antwort auf eine Mail verfasst und damit eine Eskalation der Diskussion verursacht oder den Text dann doch verworfen, anstatt ihn in dieser Form zu senden?
- »Im Halbschlaf« antworten, ohne nachzudenken: Manchmal schalten wir auf reines Reagieren um, weil es ja so vermeintlich am schnellsten geht. Immer wieder recherchieren wir dazu Dinge bzw. erzeugen Diskussionen, die unerheblich sind. Oder provozieren mehrfache Nachfragen bzw. überflüssige Mehr-/Nacharbeit, weil wir in der Eile bestimmte Informationen vergessen.
- Mangelnde Ordnung führt zum Datenfriedhof: Eine wichtige Nachricht nicht beantwortet oder die benötigte Information im entscheidenden Moment nicht gefunden? Immer wieder trifft man auf Leute, die über 500 oder gar Tausende Mails im Posteingang liegen haben. Auch wenn die Suchen-Funktionen oder ein gutes Gedächtnis (»Claudia Meyer hatte doch vor zwei Wochen zu Projekt XY eine Anfrage geschickt!?«) in 90% der Fälle helfen – die restlichen 10 % der offenen Fragen und zu erledigenden Punkte gehen in diesem »Müllberg« unter.
Packen wir’s an!
- Lassen Sie sich nicht dauernd ablenken. Antworten Sie bewusst und überlegt, anstatt auf jede Nachricht immer sofort zu reagieren.
- Senden Sie eine E-Mail nur an die Empfänger, die die Nachricht wirklich benötigen.
- Schreiben Sie empfängerorientiert. Sorgen Sie für eine eindeutige, klare Kommunikation.
- Schaffen Sie sich ein System zum Abarbeiten eingehender Nachrichten: So, dass Sie auch später fällige Folgeaktivitäten genau dann im Blick haben, wenn Sie sie benötigen. So, dass Sie wissen, wo Sie eine abgelegte Information schnell und zuverlässig wiederfinden. So, dass Sie mit ein bisschen Übung und ein paar Wochen Eingewöhnungszeit bald nichts mehr vergessen.
- Halten Sie damit Ihren Posteingang aufgeräumt. Maximal 50 Nachrichten – und Sie behalten stets den Überblick.
Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen
Lassen Sie sich nicht ablenken
»Erziehen« Sie drängelnde Absender
Inhaltsverzeichnis
- Cover
- Titel
- Impressum
- Inhaltsverzeichnis
- Vorwort
- Für welche Outlook-Versionen eignet sich dieses Buch?
- Erklärung der im Buch verwendeten Symbole
- Kapitel 1 »E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
- Kapitel 2 »Bei mir ist alles wichtig!« Wie Sie mit Aufgaben und Prioritäten effektiver arbeiten
- Kapitel 3 »Dafür hab ich keine Zeit!« Wie Sie mit effektiver Wochenplanung mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen
- Kapitel 4 »Es kommt sowieso alles anders« – Wie Sie Tagespläne erstellen, die funktionieren
- Kapitel 5 »Die reinste Chaostruppe!« Im Team Termine planen und Informationen teilen
- Kapitel 6 »Ich hab alles im Kopf!« – OneNote als perfekte Ergänzung für Ziele, Ideen und Notizen
- Kapitel 7 »Irgendwann könnte ich ja mal anfangen« – Wie Sie von diesem Buch maximal profitieren
- Dank
- Zusätzliche Videolektionen im Web
- Literaturverzeichnis
- Stichwortverzeichnis