Beschaffungswesen und Vergabepraxis für Feuerwehr und Rettungsdienst

Michael Lülf, Alexa Jentges

• Verlag: Kohlhammer Verlag
• Jahr: 2020
• ISBN:
  9783170349216
• Auflage: 1
• Thema: Technik & Maschinenbau
• Thema: Bauingenieurwesen

Feuerwehren und Rettungsdienste haben häufig öffentliche Träger und unterliegen daher bei Beschaffungsmaßnahmen dem deutschen und europäischen Vergaberecht mit seinen Bedingungen und Vorgaben für Auftraggeber wie für Auftragnehmer. Das Buch stellt die Vergabeprozesse der öffentlichen Hand für Feuerwehren und Rettungsdienste systematisch und anwenderbezogen dar. Die Autoren gehen auf die verschiedenen Vergabearten und Schwellenwerte ein und liefern Begründungsstrategien und Lösungsansätze, um Vergaben nach geltendem Recht zielsicher durchzuführen. Praktische Beispiele aus echten Leistungsverzeichnissen und Vergaben veranschaulichen die schrittweisen Abläufe.

II. Vorbereitung des Vergabeverfahrens

1 Allgemeine Vorbereitungen

Die Einleitung eines Vergabeverfahrens geschieht bei öffentlichen Auftraggebern nicht willkürlich. Im Vorfeld ist erstens eine Ermittlung des Bedarfes sowie zweitens eine Markterkundung durchzuführen. Auf dessen Grundlage wird drittens eine Projekt- und Zeitplanung erstellt, die sicherstellen soll, dass der Bedarf auch dann gedeckt wird, wenn es erforderlich ist. Diese drei Faktoren (Bedarfsermittlung, Markterkundung, und Projektplanung) bilden die Vorbereitung und Grundlage des Vergabeverfahrens.

1.1 Bedarfsermittlung

Die Vorbereitungsmaßnahmen zu einem Vergabeverfahren beginnen mit der Ermittlung des Bedarfes. Das bedeutet, der öffentliche Auftraggeber prüft, ob zur Erfüllung seiner ihm auferlegten Aufgaben und Pflichten ein Bedarf für die Vergabe von Liefer-, Bau und/oder Dienstleistungen besteht. Ist dies der Fall, wird geprüft, über welchen Zeitraum welcher Bedarf existiert und welche Auswirkungen eine nicht Erfüllung des Bedarfes für den Aufgabenträger und die auferlegten Pflichten haben kann. Der allgemeine Bedarf für Feuerwehren und Rettungsdienste kann sich z. B. aus Gesetzestexten ergeben, wie z. B. das BHKG NRW.

»Für den Brandschutz und die Hilfeleistung unterhalten die Gemeinden den örtlichen Verhältnissen entsprechende leistungsfähige Feuerwehren als gemeindliche Einrichtungen. (…) Die Gemeinden haben unter Beteiligung ihrer Feuerwehr Brandschutzbedarfspläne und Pläne für den Einsatz der öffentlichen Feuerwehr aufzustellen, umzusetzen und spätestens alle fünf Jahre fortzuschreiben.« (BHKG (SGV NRW), § 3)

Aus diesen auferlegten gesetzlichen Verpflichtungen lassen sich wiederum diverse Bedarfe ableiten, die eine wesentliche Begründung für die Durchführung von Vergabeverfahren darstellen. So können z. B. eine bestimmte Art und Anzahl von Fahrzeugtypen oder ein ausgewählter Fortbildungsbedarf definiert sein.

Allerdings ist auch eine Bedarfsermittlung ohne diese Grundlage möglich, etwa zur Wahrnehmung anlassbezogener oder neuer Aufgaben zur Gefahrenabwehr und Wahrnehmung des öffentlichen Auftrages. So können Veränderungen in der Gefahrenlage, wie z. B. abstrakte, terroristische Gefahren die öffentlichen Auftraggeber dazu veranlassen, einen neuen Bedarf zu definieren. Dies können in diesem Fall z. B. spezielle rettungsdienstliche Ausrüstungen für Schussverletzungen sein oder besondere Sicherheitsmaßnahmen für das Einsatzpersonal (Sicherheitswesten, Personenalarmsender etc.). Die Feststellung des Bedarfes kann sich somit aus mannigfaltigen Quellen ergeben.

1.2 Markterkundung

Vor Beginn einer Vergabe sollte eine Markterkundung durchgeführt werden. Eine Markterkundung ist eine gelegentliche, nicht systematische Untersuchung des Marktes (vgl. »Markterkundung« in: Gabler Wirtschaftslexikon). Diese ist im Regelfall bereits zu Beginn der Planung der Haushaltsmittel erforderlich um eine valide Kostenkalkulation und somit Mittelanmeldung durchführen zu können. Dies hat auch der Gesetzgeber in seiner Begründung zur VgV § 28 erkannt:

»(…) In vielen Fällen erscheint eine vorherige Markterkundung auch sinnvoll, um eine fundierte Leistungsbeschreibung auf einer realistischen Kalkulationsgrundlage erstellen zu können. Zur Markterkundung kann der öffentliche Auftraggeber nach Artikel 40 Unterabsatz 2 der Richtlinie 2014/24/EU beispielsweise den Rat von unabhängigen Sachverständigen oder Behörden oder von Marktteilnehmern einholen oder annehmen. Der Rat darf dabei nicht wettbewerbsverzerrend sein und nicht zu einem Verstoß gegen die Grundsätze der Nichtdiskriminierung und der Transparenz führen.«

Zu Beginn der Beschaffung sollte eben diese Markterkundung aktualisiert werden, da zwischen Mittelanmeldung und endgültiger Beschaffung einige Zeit liegen kann. In dieser Zeit verändert sich der Markt und ggf. die zu beschaffende Leistung oder Technologie. Teilweise ändern sich auch gesetzliche Rahmenbedingungen, wie z. B. Euro-Abgaswerte. Diese gesetzlichen Änderungen können finanzielle Auswirkungen auf den Beschaffungsvorgang haben. Allein aus diesem Grund ist eine Markterkundung sinnvoll und notwendig. Nicht zuletzt kann diese auch für die Schätzung des Auftragswerts und somit zur Bestimmung der Vergabeart hilfreich sein.

Die Markterkundung oder auch Marktrecherche genannt dient aber auch dazu, die gewünschte Leistung genauer zu verifizieren und insbesondere zu prüfen, ob der Markt die zu beschaffende Leistung überhaupt erbringen kann. Im Wesentlichen kann der Auftraggeber dazu zwar sein Leistungsbestimmungsrecht nutzen, in dem er die Art der zu vergebenden Leistung und des Auftragsgegenstandes selbstständig bestimmt, jedoch sollte er nur Leistungen ausschreiben, die der Markt auch leisten kann.

Die Markterkundung als Werkzeug im Beschaffungsvorgang darf ausgiebig genutzt werden. Nicht zulässig ist jedoch die Durchführung von Vergabeverfahren zum Zweck der Markterkundung und somit zur Preisermittlung. (vgl. § 28 Abs. 2 VgV, § 20 UVgO). Ebenfalls ist die Nutzung von Eventualpositionen im Leistungsverzeichnis eines Vergabeverfahrens zur Preisermittlung und Markterkundung zu vermeiden. Die Markterkundung ist als Vorbereitung der Auftragsvergabe zu verstehen.

»Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens darf der öffentliche Auftraggeber Markterkundungen ausschließlich zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über ihre Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen.« (§ 28 Abs. 1 VgV, § 20 UVgO)

Die Markterkundung kann dabei Informationen auf unterschiedlichen Wegen erbringen. So können folgende Informationsmöglichkeiten zum Tragen kommen (BMI: UfAB, 2018, S. 52):

Informationsanfragen bei Unternehmen

Auswertungen aus eigenem Lieferantenmanagementsystem

Gremienarbeiten, Fachzeitschriften, Veröffentlichungen

Besuch von Messen oder Ausstellungen

Besuch Fachforen und Präsentationen auf Tagungen

Besuch von Fach- und Fortbildungsseminaren zur Vergabepraxis und Auftragsgegenständen

Eigene Tests...

Inhaltsverzeichnis

• Deckblatt
• Titelseite
• Impressum
• Vorwort
• Inhaltsverzeichnis
• I. Grundlagen und Aufbau des Vergaberechts
• II. Vorbereitung des Vergabeerfahrens
• III. Durchführung des Vergabeverfahrens
• IV. Wertungsmethoden und Bewertungsmatrix
• V. Die Beendigung des Vergabeverfahrens: Zuschlag oder Aufhebung
• Danksagung
• Abkürzungsverzeichnis
• Literaturverzeichnis
• Stichwortverzeichnis
• Anhang