Mit Leichtigkeit ins Projekt

Der Einstieg entscheidet über den Projekterfolg

Holger Zimmermann, Tina Zimmermann, Christoph Prenosil

• Verlag: tredition
• Jahr: 2017
• ISBN:
  9783732343904
• Thema: Personal Development
• Thema: Careers

Mit Leichtigkeit ins ProjektDer Einstieg entscheidet über den ProjekterfolgDiese Kurzanleitung zeigt, wie Sie zu Beginn Ihres Projekts den roten Faden finden und mit klarem Projektauftrag loslegen können.-Projekt oder Routineprozess? Warum Sie das klären sollten.-Wie komme ich zu einem Projektteam? Wie Sie das Henne-Ei-Problem lösen.-Wunderwaffe Projektstart-Workshop?Ziele, Risiken und Aufgaben fomulieren und den Teamprozess im Blick behalten.-Freigabe durch Auftraggeber und Projektleitung? Das Gespräch auf Augenhöhe führen. Die Vereinbarungen dokumentieren.InhaltWer ein Projekt anpackt beginnt gedanklich auf der grünen Wiese. Im Gegensatz zu Routineprozessen gibt es bei Projekten keinen beschriebenen Weg, wie das Projekt startet. Deshalb stellt sich immer wieder dieselbe Frage: Wie mache ich den Anfang? Diese Kurzanleitung zeigt eine in der Praxis bewährte Vorgehensweise, wie Sie in wenigen Schritten von der Projektidee zum klaren Projektauftrag kommen.Im Projektmanagement gibt es sehr viele nützliche Hilfsmittel. Wann und wie welche Methode oder Maßnahme zum Einsatz kommt, entscheidet am Ende jeder Projektleiter und jedes Projektteam selbst. Subjektiv und von Projekt zu Projekt unterschiedlich.In unserer Reihe "Quick-Guide" greifen wir einzelne Hilfsmittel aus unserem Projektmanagement-Werkzeugkasten heraus. Damit wollen wir das Lesen dicker Projektmanagement-Literatur ersparen und liefern praxiserprobte Ansätze für Ihren Projektalltag.Projektmensch.Mit Projekten ist mehr möglich als man ahnt.www.projektmensch.com

1. Vorwort

Die Idee hinter der Reihe „Quick-Guide“ ist es, in einer kurzen Anleitung einzelne Projektmanagement Werkzeuge aus unserem Werkzeugkasten herauszugreifen und den Einsatz im Projektalltag zu beleuchten. Damit wollen wir das Lesen dicker Projektmanagement-Literatur ersparen und liefern praxiserprobte Ansätze für Ihren Projektalltag.

In dieser Publikation haben wir uns dafür entschieden, mehr als nur ein Werkzeug herauszugreifen und diese im Kontext darzustellen, um den roten Faden aufzuzeigen. Denn uns ist während des Schreibens wieder einmal bewusstgeworden, wie wichtig ein gelungener Start ins Projekt für einen positiven Verlauf und ein erfolgreiches Projektende sind.

Für uns ist dieses Büchlein dennoch ein „Quick-Guide“, denn es zeigt eine von vielen möglichen Vorgehensweisen, wie Sie von der Idee eines Vorhabens zum ersten Projektmanagement-Meilenstein kommen. Die Schritte, die wir hier beschreiben, bewähren sich seit vielen Jahren in den unterschiedlichsten Projekten unserer täglichen Praxis.

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und zahlreiche Impulse für Ihren Projektalltag.

Tina & Holger Zimmermann

2. Ist das (wirklich) ein Projekt?

Abbildung 1: War bis 1972 das meistverkaufte Automobil. Das Ford Modell T

Wir können es nicht mehr hören: “Wir machen da ein Projekt!” Und im nächsten Satz wird von „Zuständigkeiten“ und „Abteilungen“ gesprochen. Da möchten wir laut Zwischenrufen: “Haltet ein, so wird das nichts!” Unser Zwischenruf kommt von innen, von tief drin. Denn viele Dinge, die als Projekt bezeichnet werden, sind keins, und viele Projekte, die welche sind, werden nicht als Projekte geführt.

Deshalb steht diese Klärung ganz am Anfang: Ist das Vorhaben ein Projekt, dann wird Projektma nagement nötig. Ist es kein Projekt, dann sinnvollerweise nicht.

Es ist dabei nicht nur Aufgabe der Projektleitung diese Klärung herbeizuführen, auch Auftraggeber tun gut daran, sich vor Beauftragung eines Vorhabens bewusst zu machen, um welche Art Vorhaben es sich tatsächlich handelt. Nicht alles, was einem als Projekt verkauft wird, hat diesen Titel auch verdient. Die Unterscheidung zur Routine ist wichtig. Das erspart viel unnötige Arbeit. Am Beispiel eines Verlags verdeutlicht: jedes Buch ist sicher einmalig. Der Weg von der Idee zum fertigen Buch, also die allgemeine Vorgehensweise der Bucherstellung, ist es jedoch nicht.1

Wer Projekte als Organisationsform verstehen will, der muss einen Blick in die Vergangenheit werfen und genauer betrachten, auf welchen Ideen unsere heutigen Organisationsformen basieren.

Gegenwärtig arbeiten wir in einer Welt organisiert nach Ideen von Frederick Taylor und Henry Ford. Sie etablierten vor mehr als 100 Jahren die industrielle Massenfertigung und veränderten damit grundlegend die Herstellung von Produkten. Taylor gilt als Begründer der Arbeitswissenschaft. Seine Lehre beruht auf genauen Zeit- und Arbeitsstudien der Menschen und deren Umsetzung in geplante, routinierte Abläufe. Henry Fords Interessen galten dem Automobil. Wie Taylor im Allgemeinen, studierte Ford die Arbeitsabläufe in der Automobilfertigung und perfektionierte und standardisierte sie konsequent. Er etablierte Routineprozesse, so dass Arbeitsabfolgen möglich wurden, ohne dass es individueller Absprachen der Menschen bedurfte. Die Idee war einfach und genial. Der gesamte Herstellungsprozess wurde in einzelne Arbeitsschritte untergliedert, die Arbeiter auf einen Teilbereich spezialisiert. Damit sorgten die Routineprozesse für hochgradige Effizienz und damit wiederum für kostengünstige Produkte. Wie bspw. das Ford ‚Modell T’. Bis 1972 das meistverkaufte Automobil der Welt2.

Noch heute sind die meisten Unternehmen strukturiert nach den damaligen Ideen und Ansätzen. Möglichst viele Arbeitsschritte wurden von zentraler Stelle organisiert und standardisiert. Gleiches Know-how wird in Organisationseinheiten, den ‚Abteilungen’, gebündelt.

Das Arbeiten in Abteilungen funktioniert bestens, wenn es einen Routineprozess gibt, der das Vorgehen exakt regelt. Im Routineprozess ist eindeutig definiert, wer was in welchem Fall tun muss. Alle Beteiligten kennen diesen Ablauf und werden ihn automatisch verfolgen, ohne dass Absprachen über die Vorgehensweise nötig sind. Die Beteiligten können sich darauf verlassen, dass der Prozess so definiert ist, dass er „von alleine“ funktionieren wird. Sie können sich damit voll und ganz auf die Erledigung der für ihren Arbeitsplatz vorgesehenen Arbeit konzentrieren.

Abbildung 2: Routineprozesse – die Arbeit wandert automatisch weiter, ohne dass Absprachen notwendig sind.

Im Routineprozess ist die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen bereits organisiert. Diese Form der Zusammenarbeit ist heute hochgradig effizient, wird sie auch im Rahmen von Prozessoptimierungen in vielen Unternehmen kontinuierlich weiterentwickelt und verfeinert.

Seit einigen Jahren verändern sich jedoch die Anforderungen an Arbeitsbedingungen und Arbeitsformen. Der Einsatz neuer Technologien ...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titel
• Impressum
• Inhalt
• Inhaltsverzeichnis
• 1. Vorwort
• 2. Ist das (wirklich) ein Projekt?
• 3. Die Projekteinrichtung – Grundlage für Projekterfolg
• 4. Link-Tipps
• Fußnoten
• Die Autoren