Datenschutz im Unternehmen

Praktisch umgesetzt mit SharePoint Online und Microsoft Teams

Achim Barth

• Verlag: tredition
• Jahr: 2021
• ISBN:
  9783347294189
• Thema: Betriebswirtschaft
• Thema: Business allgemein

Blicken Sie durch beim Datenschutz? Dieses Buch hilft Unternehmen, Vereinen, Organisationen und Behörden bei der Verwaltung ihres Datenschutzes mit Microsoft Teams und SharePoint online. Kompakter Ratgeber mit zahlreichen Abbildungen und konkreten Tipps.

Datenschutzmanagement mit SharePoint

»Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht.«

(Albert Einstein, 1879–1955)

Microsoft SharePoint ist eine echte Wunderwaffe. Sie bietet viele Vorteile und Verwendungsmöglichkeiten. Sie können gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Diese werden zentral im SharePoint abgelegt und automatisch versioniert.

Neben den Dokumentenbibliotheken können Sie mit SharePoint-Listen Aufgaben organisieren und verfolgen. Von der Projektsteuerung bis zum Urlaubsantrag oder der Büromaterial-Bedarfsmeldung. Durch die SharePoint-Websites können Sie über den SharePoint ein Intranet für Ihre Mitarbeiter aufbauen und optimal mit anderen Microsoft-Produkten wie Teams, Office oder Visio kombinieren.

Managementsysteme über SharePoint abbilden

Sie können nicht nur ein Intranet aufbauen, sondern auch ein komplettes Managementsystem und Prozessstrukturen im SharePoint abbilden. Egal ob Qualitätsmanagement nach ISO 9000, Arbeitsschutzmanagement oder Datenschutzmanagement.

Wie Sie ein Datenschutzmanagement im SharePoint erstellen können, erfahren Sie auf den folgenden Seiten. Ich verwende dabei auch den Begriff des Datenschutz-Portals.

Ich gehe dabei nicht auf die Grundlagen bei der Arbeit mit SharePoint ein. Für die Umsetzung müssen Sie sich SharePoint-Grundwissen aneignen oder extern einkaufen. Die von mir im folgenden vorgestellte Lösung entspricht dem fertigen Produkt »Datenschutz 365«.

Erstellen der SharePoint-Website

Wenn Sie in Microsoft Teams ein Team erstellen, wird automatisch auch eine SharePoint-Website erstellt. Auf diese gelangen Sie über die Schaltfläche »In SharePoint öffnen«.

Abb. 85: Öffnen der Teams-SharePoint-Seite

Sie finden hier die Inhalte des Teams in den entsprechenden SharePoint-Bibliotheken und Listen.

Abb. 86: SharePoint-Seite des Beispiel-Teams

Sie können das Datenschutzmanagement in Ihrem Team abbilden. Dann müssen Sie allerdings berücksichtigen, dass der SharePoint mit dem Team verknüpft ist. Auf diese SharePoint-Website haben ausschließlich die Besitzer, Gäste und Mitglieder des Teams Zugriff.

Wenn Sie sich grundsätzlich für das Arbeiten mit Microsoft Teams entschieden haben und den Zugriff auf die Website über Teams regeln, ist der Aufbau des SharePoint über diese Website möglich, dennoch empfehle ich, das Datenschutz-Portal über eine klassische SharePoint-Website abzubilden.

Wenn Sie grundsätzlich nur mit SharePoint arbeiten und Teams in Ihrem Unternehmen nicht verwenden, erstellen Sie eine SharePoint-Website in Ihrer bestehenden oder neuen Websitesammlung. Wenn Sie das Datenschutz-Portal auf einer klassischen SharePoint-Site aufbauen, sind Sie flexibler, da Sie den SharePoint innerhalb und außerhalb der Microsoft-Teams-Struktur nutzen können beziehungsweise Microsoft Teams überhaupt nicht verwendet werden muss.

Teamwebsite als Portal-Basis

Erstellen Sie auf der obersten Ebene Ihrer Websitesammlung eine neue Teamwebsite:

Abb. 87: Teamwebsite auf oberster Ebene erstellen

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, das Datenschutz-Portal innerhalb der Teams-SharePoint-Seite aufzubauen, empfehle ich, dort eine neue Unterseite zu erstellen:

Abb. 88: Alternativ: Unterseite innerhalb des Teams-Share Point

Die Teamwebsite wird später das Dashboard des Portals abbilden. Von dieser Seite aus gelangen Sie in die hinterlegten Listen und Bibliotheken beziehungsweise »Website-Seiten«-Ansichten und auf externe Seiten.

Dokumentenbibliotheken

Die automatisch angelegte Dokumentenbibliothek benennen Sie um in Datenschutz-Dokumente. Innerhalb der Bibliothek erstellen Sie folgende Unterordner:

Abb. 89: Unterordner in der Datenschutz-Dokumentenbibliothek

Natürlich können Sie die Ordnerstruktur auch für Ihre Bedürfnisse anpassen und Ordner hinzufügen oder entfernen, wenn Sie eine andere Organisationsstruktur nutzen. Sie können auch gänzlich auf Unterordner verzichten und ausschließlich mit Metadaten arbeiten. Ich habe die besten Erfahrungen mit einer Kombination aus Metadaten und Unterordnern gemacht.

Im Ordner »Orga+Bestandsdoku« erstellen Sie zusätzlich folgende Unterordner:

Abb. 90...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titelblatt
• Urheberrechte
• Inhalt
• Einführung
• Grundlagen von Microsoft Teams
• Datenschutzmanagement mit SharePoint
• Einrichten des Datenschutzmanagement-Teams
• Arbeiten in Microsoft Teams
• Fazit