Motivierend Delegieren Lernen für Führungskräfte

Deutlich reden & Anweisungen an Mitarbeiter kommunizieren, Zeitmanagement durch Prioritäten setzen, vertrauen & Angst loslassen

Simone Janson, Simone Janson

• Verlag: Best of HR – Berufebilder.de®
• Jahr: 2024
• ISBN:
  9783965961807
• Auflage: 5
• Thema: Negocios y empresa
• Thema: Ingeniería financiera

Mit der 5. überarbeiteten und verbesserten Auflage, herausgegeben von einem staatlich geförderten und an EU-Programmen beteiligten Verlag, Partner des Bundesbildungsministeriums, erhalten Sie das geballte Fachwissen renommierter Autoren (Übersicht in der Buchvorschau) und umfangreiche Addons sowie individuelle Beratung. Gleichzeitig tun Sie Gutes und unterstützen nachhaltige Projekte. Denn gerade Führungskräfte, die sich ihre Position oft hart erarbeitet haben, glauben, alles alleine schaffen zu müssen und tun sich schwer damit, Arbeit abzugeben. Gleichzeitig wollen sie es allen recht machen und können schlecht "Nein" sagen. Doch diese Haltung ist fatal für das persönliche Zeitmanagement und die Arbeitseffizienz. Und die Folgen sind unübersehbar Stress und Überforderung. Was diesen Menschen hilft ist zu lernen, Schritt für Schritt Arbeit abzugeben, anderen Menschen zu vertrauen und sich so klar zu machen, dass es auch ohne sie geht – ohne sich allerdings ersetzbar zu machen. Mit seinem Konzept "Infos nach Wunsch" war der Verlag nicht nur an einem EU-geförderten Programm beteiligt, sondern wurde auch mit dem Global Business Award als Publisher of the Year ausgezeichnet. Daher tun Sie mit dem Kauf des Buches auch Gutes: Der Verlag engagiert sich finanziell und mit persönlichem Einsatz in gesellschaftlich relevanten Projekten wie Baumpflanz-Aktionen, der Stiftung von Stipendien, nachhaltige Wohnformen und viele weitere innovative Ideen. Das Ziel, Ihnen die bestmöglichen Inhalte zu Themen wie Karriere, Finanzen, Management, Recruiting oder Psychologie zu bieten, geht dabei weit über die statische Natur traditioneller Bücher hinaus: Das interaktive Buch vermittelt Ihnen nicht nur Fachwissen, sondern ermöglichen es auch, individuelle Fragen zu stellen und sich persönlich beraten zu lassen. Dazu finden Sie in jedem Buch ausführliche Erläuterungen und Anwendungsbeispiele, die Ihnen das erfolgreiche Benutzen der für Buchkäufer kostenlosen Beratung erleichtern. Sie können darüber hinaus eKurse herunterladen, mit Workbooks arbeiten oder sich mit einer aktiven Community austauschen. So erhalten Sie wertvolle Ressourcen, die Ihr Wissen steigern, die Kreativität anregen, Ihre persönlichen wie beruflichen Ziele erreichbar und Erfolge erlebbar machen. Und mehr noch: Wir möchten Ihnen die Gelegenheit bieten, Ihre Reise zu persönlichem Wachstum und Erfolg noch unvergesslicher zu machen. Denn wir wissen, dass wahre Veränderung nicht nur im Kopf stattfindet, sondern vor allem durch persönliches Erleben und Anwenden. Deshalb haben wir passend zu jedem Buch für Sie besondere Erfolgs-Erlebnisse kreiert. Dabei gehen Fachwissen und technische Innovation Hand in Hand, denn wir nehmen die Verantwortung, fundierte und gut recherchierte Inhalte zu liefern sowie das Vertrauen, das Sie in uns setzen, sehr ernst. Daher sind alle Texte von Experten Ihres Fachs geschrieben. lediglich zur besseren Auffindbarkeit von Informationen auf greifen wir auf KI-gestützte Datenanalyse zurück, die Sie bei Ihrer Suche nach Wissen unterstützt. Verlegerin und Herausgeberin Simone Janson ist zudem Bestseller-Autorin sowie eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen laut Blogger-Relevanz-Index, außerdem war sie Kolumnistin und Autorin renommierter Medien wie WELT, Wirtschaftswoche oder ZEIT - mehr zu ihr u.a. in Wikipedia.

Effizienter arbeiten durch Outsourcing: Das müssen Sie beim Delegieren von Arbeit beachten
// Von Simone Janson

Bei dem heutigen Überangebot an Informationen und bei der Masse an Bürokratie verbringen Sie viel Zeit mit Arbeit, die mit Ihrer eigentlichen Tätigkeit nichts zu tun hat. Wie Sie Abhilfe schaffen und Ihren Arbeitsalltag vereinfachen, erfahren Sie hier.

Effizienter Arbeiten durch delegieren – so gehts

Beispiel: Schreiner K. beginnt den Tag damit, seine Kalkulation durchzurechnen. Dann kümmert er sich um Kundenanfragen, die er aus einer Flut von Werbesendungen per Post und eMail herausfischt. Schließlich überlegt er sich noch einige Werbemaßnahmen und stellt einige neue Angebote auf seine Website. Erst am späten Nachmittag, wenn er eigentlich schon müde ist, kommt er dazu, in seiner Schreinerwerkstatt weiter zu arbeiten.

Das müsste nicht so sein: Schreiner K. könnte seine Buchhaltung automatisieren und vereinfachen, wenn er einige Steuervorteile als Kleinunternehmer wahrnehmen oder die gesamte Buchhaltung an einen Experten delegieren würde. Er könnte die Kundenanfragen schneller beantworten, wenn er ein effizientes System zum Ausfiltern von unerwünschter Werbung hätte oder ein Sekretariat damit beauftragen. Und auch seine Website müsste er nicht selbst pflegen. Wenn Schreiner K. einige Dinge vereinfachen würde, hätte er mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit, das Schreinern.

Zeit sparen durch delegieren

Vielleicht ist Ihnen das Delegieren zunächst einmal unangenehm. Vielleicht Denken Sie, dass Sie, dass Sie selbst alles viel besser können als andere und tatsächlich wird ein anderer Ihre Arbeit nicht genau so machen wie sie. Außerdem haben Sie vielleicht Angst, sie wären ersetzbar. Das ist jedoch unbegründet: Mehrere Köpfe denken schließlich besser als einer.

Wenn Sie bei einem Arbeitsgang Zeit sparen wollen, ist die effizienteste Methode, dass sie diese Arbeit nicht selbst erledigen. Sie können Arbeitsaufträge an Kollegen abgeben oder als Unternehmer selbst Mitarbeiter einstellen. Besonders gut an andere übertragen können Sie Routineaufgaben wie Schreib- oder Ordnungsarbeiten oder Spezialaufgaben, bei denen Sie sich nicht so gut auskennen, wie etwa die Buchhaltung oder den IT-Bereich. Auch wenn es schwer fällt: Gestehen Sie sich ein, wo Ihre Schwächen liegen und delegieren Sie diese Aufgaben gezielt an andere, statt es selbst schlecht zu machen. Suchen Sie sich wenn möglich Partner und Mitarbeiter gezielt danach aus, dass diese Ihre Fähigkeiten ergänzen. Aufgaben, die Sie als persönlich fordern, etwa als Unternehmenschef Repräsentationsaufgaben und den Umgang mit Kunden, sollten Sie aber selbst übernehmen, denn dafür stehen Sie persönlich ein.

Der Kostenfaktor

Arbeit an andere abzugeben, kostet Sie zunächst Zeit und/oder Geld: Sie müssen sich beispielsweise mit der Bürokratie herumschlagen und Kollegen oder Mitarbeiter anlernen. Doch wenn Sie nicht irgendwann zusammenbrechen wollen, sollten Sie frühzeitig Kollegen oder Mitarbeiter ins Boot holen. Wenn diese kompetent und eigenverantwortlich arbeiten, bekommen Sie die Investitionen mit “Zinsen” zurück.

Leider können Sie sich als Arbeitnehmer, aber gerade auch als Selbständiger nicht einfach so Leute suchen, an die Sie Ihre Arbeit weitergeben, sondern müssen einige rechtliche Grundsätze beachten. Die folgende Übersicht gibt Ihnen einen ersten Eindruck, auf was Sie beim delegieren an andere Unternehmen als auch beim Einstellen von Arbeitnehmern achten müssen.

Was Sie beim Delegieren als Unternehmer beachten müssen

Outsourcing	Einstellung von Arbeitnehmern
Wann es sinnvoll ist
Sie können nur einzelnen kleinere Arbeitsbereiche abgegeben, etwa Schreib oder Eingabearbeiten, die nicht unbedingt im Unternehmen selbst stattfinden müssen, aber auch ganze Unternehmensbereiche, etwa das Design Ihrer Website, die Buchhaltung oder den Kundenservice. Vorteile: Sie nutzen das Wissen anderer Unternehmen, wenn Sie Spezialisten mit der Buchhaltung, der Steuer oder IT-Fragen beauftragen. Sie können schnell und unbürokratisch Arbeiten abgeben, die Sie selbst nicht mehr schaffen und dadurch mehr Aufträge annehmen, wenn die Auftragslage kurzfristig boomt (z.B. im Weihnachtsgeschäft). Sie zahlen nur das Honorar für die Arbeit, aber keine Beiträge zur Sozialversicherung. Nachteil: Sie können die Qualität der Arbeit nicht direkt kontrollieren, das erfordert sehr viel Vertrauen, gerade wenn die Arbeit großen Einfluss auf das Endprodukt hat.	Die traditionelle Methode, Arbeiten an andere zu delegieren, ist, Arbeitnehmer einzustellen. Sie können das praktisch für alle Aufgaben tun. Vorteile: Sie haben eine bessere Kontrolle über Arbeitsvorgänge, wenn diese im Unternehmen ablaufen – sinnvoll bei wichtigen Arbeiten. Sie sichern das Einkommen Ihres Arbeitnehmers, dieser hat sich daher an Ihre Weisungen zu halten. Nachteile: Sie haben einen vermehrten bürokratischen Aufwand durch zahlreiche gesetzliche Regelungen. Sie haben durch die Lohnnebenkosten höhere Ausgaben. Lohnkosten können Sie aber von der Steuer absetzen. Sie müssen den Arbeitsplatz und die Arbeitsausrüstung zu Verfügung stellen, dadurch entstehen kosten.
Die Sozialversicherung und ihre Besonderheiten
Wenn Sie dem Auftragnehmer die Art der Arbeit, den Arbeitsort (in Ihren Räumen) und die Arbeitszeit vorgeben, könnte das Auftragsverhältnis ein verkapptes Arbeitsverhältnis, also scheinselbständig, sein. Wenn sich das bei einer Überprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) herausstellt, müssen Sie rückwirkend von Vertragsbeginn an Sozialversicherungsbeiträge zahlen, sowohl Arbeitgeber- also auch Arbeitnehmeranteil (sofern der Arbeitnehmer nicht anderswo versichert war). Außerdem müssen Sie den Vertrag so ändern, dass entweder ein ganz normales Arbeitsverhältnis entsteht oder der Auftragnehmer ordentlich selbständig ist. Der Auftragnehmer kann übrigens auch auf Festanstellung klagen. Wenn Sie das umgehen wollen: Stellen Sie bei der DRV vorab den Antrag auf ein Statusfeststellungsverfahren. Künstler und Publizisten: Sie vergeben öfter als nur gelegentlich Aufträge an freie Künstler o. Publizisten (z.B. an Webdesigner, nicht aber an Programmierer!)? Dafür müssen Sie Künstlersozialabgabe zahlen.	Sie müssen den Arbeitnehmer bei der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft anmelden sowie monatlich den Beitrag zur Sozialversicherung ausrechnen und abführen. Das können Sie vereinfachen, wenn Sie einen Minijobber einstellen. Wenn Sie selbst z.B. über die Künstlersozialkasse versichert sind, dürfen Sie höchstens einen Arbeitnehmer beschäftigen. Weitere Auszubildende und geringfügig Beschäftigte sind allerdings erlaubt. Praktikanten und Familienmitglieder: Alle hier dargestellten Regelungen gelten auch, für Familienangehörige oder Praktikanten. Auch wenn Sie letztere unbezahlt einstellen, müssen Sie über die Berufsgenossenschaft versichern.
Arbeitsrecht
Wenn Ihr Auftragnehmer zweifelsfrei selbständig (also nicht scheinselbständig) ist, aber mindestens die Hälfte seines Gesamtverdienstes von Ihnen erhält (bei künstlerischer oder publizistischer Tätigkeit ein Drittel) und seine Leistung im Wesentlichen ohne Mitarbeiter erbringt, gilt er als arbeitnehmerähnliche Person nach Tarifvertragsgesetz: Er hat dann Anspruch auf bezahlten Urlaub und Bildungsurlaub und kann Streitigkeiten vor das Arbeitsgericht bringen. Die Sozialversicherung macht aber keine Probleme.	Wenn Sie Arbeiten an Arbeitnehmer delegieren, müssen Sie klare Arbeitsbedingungen vereinbaren und in einem Arbeitsvertrag schriftlich niederlegen den Arbeitnehmer beim Finanzamt anmelden, ein Lohnkonto führen und monatlich die Lohnsteuer ausrechnen und an das Finanzamt abführen bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses zumindest die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten und ein Zeugnis ausstellen.
Gesellschaftsrecht	Welche Gesetze Sie beachten müssen
Als Einzelunternehmer können Sie auch mit anderen Selbständigen gleichberechtigt zusammenzuarbeiten – z.B. ein Metzger und eine Bäcker, die sich Geschäftsräume und Kunden teilen, aber auch ein Journalist und ein Kameramann, die für einzelne Projekte zusammenarbeiten. Sobald Sie als Einzelunternehmer derart mit anderen gleichberechtigt kooperieren, sind Sie eine Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (GbR), auch ohne schriftlichen Vertrag. Die GbR selbst kann keine Verträge abschließen und kein oder Geld einnehmen, das können nur Sie als einzelner Unternehmer. Gleiches gilt für die Einkommensteuer. Die GbR muss jedoch ggf. Umsatz- und Gewerbesteuer zahlen. Und: Die Mitglieder einer GbR haften für alles, was sie gemeinsam unternehmen – aber nicht für mehr. Bei einer dauerhaft festen Zusammenarbeit kann es für Sie sinnvoll sein, eine andere Gesellschaftsform, z.B. eine GmbH, zu gründen.	In allen Fällen müssen Sie die gesetzlichen Mindestbedingungen für Arbeitsverhältnisse einhalten. Die sind in folgenden Gesetzen festgehalten: das Altersteilzeitgesetz das Arbeitszeitgesetz die Bildungsurlaubsgesetze der Länder die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs über Entlohnung und Kündigungsfristen das Bundeserziehungsgeldgesetz das Bundesurlaubsgesetz das Entgeltfortzahlungsgesetz das Kündigungsschutzgesetz das Mutterschutzgesetz das Nachweisgesetz die Sozialgesetzbücher

Richtig Delegieren lernen

Ob Sie nun ein anderes Unternehmen oder Mitarbeiter beauftragen, damit die Sache rund läuft, reicht es nicht, wenn Sie die Anweisung geben: “Machen Sie das bis übermorgen!” Es ist kein Wunder, wenn der andere etwas nicht zu Ihrer Zufriedenheit macht, wenn Sie nicht möglichst genau sagen was Sie wollen – der andere weiß schließlich nicht, was Sie denken. Verwechseln Sie klare Arbeitsanweisungen aber nicht mit Kontrolle: Ihr Partner oder Mitarbeiter sollte zwar wissen, was zu tun ist, aber sprechen Sie ihm dabei nicht die Fähigkeit ab selbst zu denken. Klären Sie, bevor Sie etwas delegieren, folgende Punkte.

• Überlegen Sie: Wer kann die Aufgabe am Besten ausführen – und warum? Wer hat die geeignete Sachkenntnis, wer wird am Schnellsten arbeiten. Teilen Sie mit, warum Sie sich gerade für diesen Partner oder Mitarbeiter entschieden haben – dieses Vertrauen wirkt motivierend.
• Was soll ganz genau soll getan werden? Achten Sie hierbei auf genaue Formulierungen und stellen Sie durch Nachfragen sicher, dass die andere Person alles verstanden hat. Sprechen Sie alle Vorgaben zu Quantität und Qualität ab, schreiben Sie es auf. Achten Sie aber darauf, dass Sie das Ziel beschreiben, nicht den Arbeitsgang an sich. Unter Umständen können Sie einige Vorschläge zur Ausführung einbringen. Die anderen haben so die Freiheit, selbst zu entscheiden, wie sie die Arbeit ausführen. Diese Eigenverantwortlichkeit fördert die Motivation.
• Benötigt der andere eine Spezielle Ausrüstung, irgendwelches Werkzeug oder auch Informationen und Fakten. Achten Sie nicht nur darauf, dass Sie den Auftrag erteilen, sondern auch darauf, dass Sie alles was, zu seiner Ausführung wichtig ist, mitgeben.
• Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden. Legen Sie den Zeitpunkt der Fertigstellung wenn möglich mit den anderen zusammen fest. Wenn das nicht geht, erläutern Sie, warum der Endtermin schon feststeht – etwa weil der Kunde dann die entsprechende Lieferung haben möchte.
• Warum soll der Auftrag ausgeführt werden? Menschen führen nicht gerne Arbeiten aus, deren Sinn sich ihnen nicht erschließt. Machen Sie daher noch einmal explizit klar, was der Sinn und Nutzen dieses Arbeitsganges ist. Wenn der andere das versteht, wird er viel besser arbeiten.

Bürokratie vereinfachen

Wenn Delegation oder Zusammenarbeit mit anderen für Sie nicht infrage kommt, etwa weil Sie ein zu kleines Unternehmen sind, gibt es vielleicht auch andere Möglichkeiten, Zeit zu sparen: Etwa indem Sie Ihren Bürokratischen Aufwand minimieren.

Experten hinzuziehen

Suchen Sie nach Experten bei bürokratischen Fragen: Ein Steuerberater speziell für Ihre Berufsgruppe, ein Buchhalter (vor allem dann, wenn Sie eine doppelte Buchführung machen und/oder Arbeitnehmer einstellen wollen) sowie ein guter Anwalt, der Sie auch zwischendurch immer mal wieder in Rechtsfragen berät (und erst recht, wenn es Probleme gibt!) sind Gold wert.

Wenn Sie sich das nicht leisten können: Viele Berufsverbände und Kammern stehen Ihren Mitgliedern auch für die im Verhältnis niedrigen Mitgliedsbeiträge in rechtliche...

Inhaltsverzeichnis

• Impressum
• Einleitung: So unterstützt Sie dieses Buch
• Vom Mitarbeiter zur Führungskraft: Teams als Chef motivieren // Von Stefan Häseli
• 2 Mal 5 Tipps für mehr Motivation und Wertschätzung im Job: “Danke, gute Arbeit!”: // Von Dr. Job
• Zeitmanagement leicht gemacht: 7 Regeln für erfolgreiches Delegieren // Von Uta Rohrschneider
• Mitarbeiter nachhaltig motivieren und glücklich machen: 10 wirklich wirksame Tipps // Von Marco De Micheli
• 5 Tipps für Teamfähigkeit und Verlässlichkeit: Kollegen motivieren, selbst Karriere machen! // Von Matthias Kolbusa
• Effizienter arbeiten durch Outsourcing: Das müssen Sie beim Delegieren von Arbeit beachten // Von Simone Janson
• Produktiv als Chef und Unternehmer: Mitarbeiter richtig delegieren // Von Martin Geiger
• Teams und Mitarbeiter effizient motivieren: Respekt Achtung und Lob als Firmenphilosophie // Von Sylvana Pollehn
• Mitarbeiterbindung mit zielorientierter Kommunikation: 2 X 4 Tipps für mehr Klartext! // Von Sylvana Pollehn
• Unternehmen führen auf Distanz: 5 Tipps für abwesende Chefs // Von Nelly Kostadinova
• Mitarbeiter-Führung – Leistungsfähigkeit im Team steigern: Pygmalion-Effekt in 5 Schritten // Von Gerd Mittmann
• Mitarbeiter-Motivation in Unternehmen: Selbstführung statt Management // Von Dr. Susanne Klein
• Führungsstile kooperativ gestalten: Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser! // Von Antje Heimsoeth
• Klare Kommunikation und Meinung macht produktiv: Die Karten auf den Tisch! // Von Simone Janson
• Mitarbeiter richtig delegieren: 10 Tipps für bessere Kommunikation // Von Simone Janson
• Schlusswort
• Autoren-Übersicht
• Über den Verlag Best of HR - Berufebilder.de®
• Hinweise zur Übersetzung