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So gelingt der Start
Die Art der Arbeit mit Microsoft Teams ist eine ganz andere im Vergleich zu dem, was wir bisher kannten und praktizierten. Das ist gar nicht negativ gemeint – im Gegenteil. Der Fokus auf die Zusammenarbeit eröffnet viele Potenziale. In diesem Kapitel werden Sie erleben, was wir im Alltag täglich spüren und auch beim Schreiben dieses Buches erfahren haben: Die digitale Zusammenarbeit mithilfe von Microsoft Teams kann einfach sein und viel Freude machen.
Bisherige Zusammenarbeit
Lassen Sie uns das, was gleich kommen wird, besser verstehen, indem wir einen Schritt zurückgehen und reflektieren, wie die bisherige Zusammenarbeit aussah:
Briefe auf Papier
Können Sie sich noch erinnern? Es gab eine Zeit, zu der mit Briefen aus echtem Papier (!) kommuniziert wurde. Die durchschnittliche akzeptierte Reaktionszeit auf Nachrichten lag damals bei etwa einer Woche. Fax
Als dann das Fax-Gerät folgte, reduzierte sich diese Zeit und betrug nur noch zwei Tage. E-Mail
Die E-Mail hat die Kommunikation nochmals beschleunigt und die Antwortzeiten auf 24 Stunden verringert. Instant Messaging
Und in Zeiten von Instant Messaging-Diensten zur Sofortkommunikation wie etwa WhatsApp und Co. werden die Antwortzeiten gefühlt immer kürzer und kürzer. Druck, nichts Wichtiges zu verpassen
Die immer größer gewordene Geschwindigkeit bringt zwar Vorteile, da Projekte schneller vorangehen können. Zugleich wächst aber auch der Druck, mehr und mehr Programme und Geräte im Auge zu behalten, um nichts Wichtiges zu verpassen.
Kommunikation unter einem Dach
Hier kommt Microsoft Teams ins Spiel! Denn das Programm bündelt verschiedene Formen der Kommunikation unter einem Dach. Die Software ermöglicht es dabei, innerhalb bestehender Strukturen in Gestalt von Teams und Kanälen Informationen an diejenigen Personen zu senden, die sie betreffen.
Neue Möglichkeiten
Mit Microsoft 365 und speziell mit Microsoft Teams wird es möglich, dass jede relevante Information eines Projektes zu jeder Zeit an jedem Ort auf jedem Gerät mit Internetzugang an der richtigen Stelle zur Verfügung steht und mit jeder berechtigten Person geteilt und gemeinsam bearbeitet werden kann.
Mehr Produktivität und Gelassenheit
Damit wird die Zusammenarbeit auf eine natürliche Weise beschleunigt, ohne dass zwangsläufig der Druck für die einzelnen Bearbeiter steigt. Flankiert von den richtigen Spielregeln sorgt Microsoft Teams für mehr Produktivität und Gelassenheit!
Typische Startschwierigkeiten
Auf den folgenden Seiten erfahren Sie alles Wichtige, das Sie für Ihren Start mit Microsoft Teams wissen müssen. Dabei kommt es in erster Linie gar nicht auf konkrete technische Zusammenhänge an. In unseren Beratungsprojekten treffen wir immer wieder auf Situationen, die durch folgende Schwierigkeiten gekennzeichnet sind:
Zu Beginn wurden strategische Überlegungen zu sehr außer Acht gelassen. Es wurde nicht von Anfang an klar durchdacht, welche Strukturen es gibt und welche davon in Microsoft Teams abgebildet und gestärkt werden sollen. In der Folge werden oft zu viele Teams mit zu vielen Kanälen angelegt. Den Kanälen werden Mitarbeiter hinzugefügt, auch wenn sie nicht zwangsläufig benötigt werden. Es wird sofort mit der Arbeit losgelegt, statt zunächst gemeinsam Spielregeln für das Miteinander innerhalb von Microsoft Teams festzulegen. Aufwendige Nacharbeit
Für die betroffenen Unternehmen bedeutet das oft aufwendige Nacharbeit; die Strukturen sind zu korrigieren. Vielleicht noch wichtiger: Frustrierte Mitarbeiter sind neu davon zu überzeugen, dass sich die Arbeit mit Microsoft Teams wirklich lohnt.
Teams zum Laufen bringen
Damit Sie sich dies sparen, geben wir Ihnen das Know-how an die Hand, mit dem der Start gelingt und mit dem Sie Microsoft Teams auf systematische Weise zum Laufen bringen.
1.1Alles beginnt mit strategischen Fragen
Bevor Sie mit der Einrichtung von Microsoft Teams beginnen, raten wir dazu, über grundlegende Fragen nachzudenken.
Diese Fragen lauten:
Grundlegende Fragen