Optimierung von HR - inkl. Arbeitshilfen online

Mit exzellenter Performance zur unternehmerischen Wertschöpfung

Robert Knemeyer

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2018
• ISBN:
  9783648117781
• Thema: Économie
• Thema: Théorie économique

Jede Personalabteilung ist in jedem Unternehmen anders aufgestellt. Daher gibt es für viele Themen keine Standardlösung, vielmehr müssen individuelle Lösungen erarbeitet werden. Dieses Buch stellt die wichtigsten Anforderungen einer zeitgemäßen HR-Organisation vor. Es zeigt, wie Prozesse automatisiert werden können und weist auf typische Problemfelder hin. Anhand einer Checkliste erkennen Sie den Optimierungsbedarf. Mit vielen Best-Practice-Beispielen.Inhalt: - Organisation, Aufgabenbereiche, Vertretungskonzept, Wissensmanagement- Fachkenntnisse und Kompetenzen der Personaler prüfen- HR-Prozesse: typische Fehler und Optimierungspotenzial- Der Mitarbeiter als Kunde: Betreuung und Kommunikation- Technische Lösungen: von Outsourcing-Möglichkeiten bis zur Optimierung des NettolohnsArbeitshilfen online: - Checklisten- Anleitungen- Praxisbeispiele

Teil 1: Möglichkeiten der Organisation

 

1 Organisation und Aufgabenbereiche der Personalabteilung

1.1 Worum geht es?

Wenn man sich verschiedene Unternehmen ansieht, könnte man den Eindruck gewinnen, dass es so gar keine einheitliche Vorstellung davon gibt, welches die Hauptaufgaben der Personalabteilung sind. Bei anderen Abteilung wie Marketing, Buchhaltung oder Controlling scheint dies ganz anders zu sein.

Abbildung 4 zeigt, welche Entwicklung die Personalabteilung seit 1995 vollziehen sollte. Den hier beschriebenen Status quo haben noch lange nicht alle erreicht, wie auch die Ergebnisse der in diesem Buch zitierten Studien zeigen.

Abb. 4: Kapazitätsverteilung im Personal (Quelle: Kienbaum-Studie, HR Strategie & Organisation 2012/2013)

Die Personalplanung

Zu den grundsätzlichen und zentralen Aufgaben der Personalabteilung gehört die Personalplanung. Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Begriff „Personalplanung“ wie folgt:[9]

„Personalplanung soll dafür sorgen, dass kurz-, mittel- und langfristig die im Unternehmen benötigten Arbeitnehmer in der erforderlichen Qualität und Quantität zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und unter Berücksichtigung der unternehmenspolitischen Ziele zur Verfügung stehen.“

Natürlich wird die Personalplanung durch die Unternehmensumstände sowie das Management beeinflusst. Ihre Aufgaben müssen sich den Anforderungen anpassen und es können nicht immer die gleichen Aufgaben sein, egal wie sich die Umstände verändern, in denen sich das Unternehmen befindet.

Die Anpassung der Aufgaben, die durch die Personalabteilung zu erledigen sind, geschieht also permanent. Trotzdem gibt es natürlich ein paar Punkte, die immer dazugehören. Allerdings scheint es dabei auch unterschiedliche Ansätze zu geben.

Fred Marchlewski und Volker Schrank beschreiben in dem Artikel „Das große Missverständnis“ (Personalmagazin Nr. 11/2012, S. 60) die Hauptaufgaben der Personalabteilung wie folgt:

„Kernaufgabe einer modernen HR-Funktion ist das Zurverfügungstellen von modernen Personalmanagementinstrumenten für das Management und die Mitarbeiter sowie - besonders in Deutschland - die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Arbeitnehmervertretergruppen.“

Thomas Sattelberger wird gerne mit der Aussage zitiert, dass er die Personalplanung als Hauptaufgabe (bzw. Königsdisziplin) betrachtet. Er hat hier vermutlich die tatsächliche Umsetzung gemeint, die sehr umfangreich und komplex ist.

In Abbildung 5 wird die Verteilung innerhalb der Untergliederung der drei Prozesse aus Abbildung 4 nun mit genaueren Punkten und zugehörigen Prozentsätzen dargestellt. Dabei wird zwischen HR-Excelence und den übrigen Unternehmen unterschieden. Damit wird der Weg der Organisation vom Diamanten zum Stern beschrieben. Besonders deutlich wird dies bei der Betrachtung des Prozentsatzes für die Personaladministration, der von 27 % auf 16 % verbessert werden soll. Man könnte berechnen, wie viel 9 % der Personalkosten in der Personalabteilung betragen, die damit als Steigerung der Wertschöpfung möglich wären. Oder die Kosten darstellen, die unnötigerweise anfallen.[10]

Abb. 5: Anteil der aktuellen HR-Kapazitäten (Quelle: Kienbaum-Studie.
HR Strategie & Organisation 2012/2013)

Wenn man sich die Themen einzeln ansieht, lässt sich feststellen, dass viele davon unterschiedlich umgesetzt werden. So sind bei der Personalbeschaffung (Rekrutierung) inzwischen häufig Personalvermittler und Headhunter im Einsatz, sodass dann nur noch das Bewerbermanagement innerhalb des Unternehmens verbleibt. Inzwischen gibt es Unternehmen, die auf einen eigenen Spezialisten für die Personalentwicklung verzichten und eher mit externen Trainern arbeiten. Dabei wird oft auf eine Analyse verzichtet, die eigentlich für die Entwicklungsstrategie gebraucht wird.

Themen aus der Mitarbeiterbetreuung gerade in Bezug auf das Arbeitsrecht werden durch externe Rechtsanwaltskanzleien vorgenommen. Diesen fehlt manchmal der direkte Bezug bzw. es fehlen umfassende interne Informationen, um die Fälle richtig und nicht nur nach Gesetzbuch einschätzen zu können. Ebenso kann die Entgeltabrechnung extern erfolgen, wobei das Versprechen, dann selbst kein eigenes Know-how mehr zu benötigen, sich kaum erfüllt bzw. ein Risiko birgt, wenn Fälle vorliegen, wo vor Ort Fachwissen gebraucht wird.[11]

Abbildung 6 gibt eine Übersicht der wichtigsten Ziele der Personalabteilung bis 2020 (Personalmagazin 2017/08 „HR-Software-Kompendium“).

Abb. 6: Die wichtigsten HR-Ziele bis 2020 (Quelle: Personalmagazin Spezial: Das HR-Software-Kompendium 2017 (8/2016))

Die Unternehmensumstände, die Einfluss auf die Hauptaufgaben der Personalabteilung haben, sind: operatives Wachstum, Umstrukturierung, Personalabbau. Aber auch die Übernahme einer anderen Firma (oder selbst übernommen worden zu sein) und die damit verbundene jeweilige Integration hat großen Einfluss, welche HR-Themen im Vordergrund stehen.

In allen Fällen sind aber die Betreuung und Verwaltung der Mitarbeiter immer ein Hauptthema. In manchen Unternehmen kommen zu den Themen Rekrutierung, Betreuung/Arbeitsrecht, Personalentwicklung, Personalverwaltung und Entgeltabrechnung noch Sonderthemen, die ebenfalls abgedeckt werden. So gibt es z. B. Referenten für Compensation & Benefits oder HR-Controlling/Reporting. Und manche Unternehmen brauchen sogar Referenten, die nur für die betriebliche Altersversorgung zuständig sind, weil dieses Thema so umfangreich geworden ist.

a) Rekrutierung

In Zeiten mit über einer Million offener Stellen in Deutschland ist Rekrutierung inzwischen bei vielen Firmen ein kritisches Thema. Früher konnte einfach eine Anzeige am Samstag in der FAZ geschaltet werden, woraufhin 1.000 Bewerbungen eingingen. Diese Zeiten sind lange vorbei. Es ist also inzwischen nicht so einfach, das passende Suchkonzept zu entwerfen, um angesichts des aktuellen Fachkräftemangels erfolgreich zu sein (auch wenn dies noch nicht alle betrifft). Aber es ist in jedem Fall ein Bewerbermarkt. Anschließend den richtigen Bewerber zu identifizieren, ist der zweite Punkt, für den eine wirklich gute Qualifizierung nötig ist. Dafür werden zunehmend Methoden der Eignungsdiagnostik genutzt.[12]

Wenn man davon ausgeht, dass die Nichtbesetzung oder Falschbesetzung der Faustformal nach ca. ein Jahresgehalt an Kosten verursacht, zahlt sich die Optimierung des Rekrutierungsprozesses immer aus.

b) Personalentwicklung

Die technologische Entwicklung und der Fachkräftemangel haben entsprechende Auswirkungen auf die Notwendigkeit der Personalentwicklung. Hier sind vor allem die Analyse der Ausgangssituation pro Mitarbeiter und die Auswahl der geeigneten Maßnahmen entscheidend. Wenn man bedenkt, dass Unternehmen pro Jahr ca. 30 Milliarden Euro für Personalentwicklungsmaßnahmen ausgeben, aber weniger als 20 % davon einen nachhaltigen Effekt haben, wird viel Aufwand betrieben, ohne einen entsprechenden Ertrag zu erhalten (PERSONALquarterly 2012/02). Eines der ersten Kriterien für die Optimierung der Personalentwicklung wäre eine Umfrage unter den aktuellen Führungskräften. Eine wirklich gute Leistung hängt vom Können und Wollen ab. Also kann eine Führungskraft nur dann wirklich erfolgreich sein, wenn beide Faktoren zutreffen.
Entsprechend wäre es eine gute Frage an die Führungskräfte: „Würden Sie gerne in eine reine Fachfunktion ohne Führung wechseln, wenn dafür die genau gleiche Vergütung gezahlt würde?“ Wenn auf diese Frage mehr als 40 % der Führungskräfte mit „Ja“ antworten, besteht dringender Handlungsbedarf, weil dann eine Optimierung der Personalentwicklung absolut notwendig ist.[13]

c) Entgeltabrechnung

Abb. 7.2: Der Onboarding-Prozess (Quelle: Haufe: Online-Redaktion)

Immer noch glauben viele Manager, dass man für die Entgeltabrechnung nur einen Knopf drücken muss und dann geht alles automatisch. Allerdings sind vorher alle Daten richtig im System einzustellen. Deswegen ist die richtige Beurteilung in Bezug auf das Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht ein entscheidender Erfolgsfaktor. Erschwerend kommt hinzu, dass das elektronische Meldewesen, das sowohl zum Finanzamt als auch zu den Krankenkassen erfolgt, m...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Einleitung
• Teil 1: Möglichkeiten der Organisation
• 1   Organisation und Aufgabenbereiche der Personalabteilung
• 2   Ein wirksames Vertretungskonzept entwickeln
• 3   Ein übersichtliches Ablagesystem anlegen
• 4   Dokumentation und Wissensmanagement
• Teil 2: Nötige Fachkenntnisse
• 5   Fachkenntnisse und Kompetenzen der Personaler prüfen
• 6   Einzelfälle oder einmal im Jahr - Optimierungspotenzial bei wiederkehrenden Tätigkeiten
• 7   Richtig priorisieren
• Teil 3: Fehler bei Prozesse
• 8   Aufwand und Ertrag in der Personalabteilung richtig einschätzen
• 9   Manuelle Datenerfassung und administrative Tätigkeiten
• 10   HR-Prozesse optimieren
• Teil 4: Der Kunde im Fokus
• 11   Kundenwünsche ermitteln und auswerten
• 12   Betreuung der Mitarbeiter im Unternehmen
• 13   Kommunikation und Information an die Mitarbeiter
• Teil 5: Technische Lösungen
• 14   Outsourcing-Möglichkeiten gezielt nutzen
• 15   HR-Software professionell einsetzen
• 16   Systemeinstellungen
• 17   Nettolohn optimieren
• Abschluss
• Abkürzungsverzeichnis
• Quellenverzeichnis
• Arbeitshilfen Online