Das Geheimnis guter Datenschutzberatung

52 Tipps für erfolgreiche Datenschützer

Jana Moser

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2019
• ISBN:
  9783648134238
• Thema: Jura
• Thema: Finanzrecht

Das Buch ist bewusst verständlich, interessant und sogar amüsant geschrieben, um sich dem Thema Datenschutz sowie dessen Kommunikation und Organisation leicht zu nähern oder zu optimieren. Es handelt sich um eine praxisnahe Ergänzung zur klassischen Fachliteratur zum Datenschutzrecht.Inhalt: - Vermarktung und Kommunikation von Datenschutz- Die Positionierung im Unternehmen- Aufbau einer Datenschutzorganisation- Praxisgerechte Lösungen finden

[1]„Ein Datenschützer ist nur dann „erfolgreich“ im Sinne von „datenschützend“, wenn er mit Leidenschaft und Spaß zusammen mit und für seinen Kunden praxisgerechte Lösungen erarbeitet.“

1

Einleitung

„Jetzt bist du auf der dunklen Seite der Macht!“

Das war die direkte Bewertung einiger Gesprächspartner, als ich mich dazu entschieden hatte, von der Position der unternehmensinternen Datenschutzbeauftragten zur „reinen“ KonzernJustiziarin zu wechseln. Es war nicht nur irgendein Konzern, sondern der Verlag, der sich zu diesem Zeitpunkt bereits auf den Weg gemacht hatte, der führende digitale Verlag Europas zu werden und dabei selbstverständlich auch zunehmend Daten zu verarbeiten. Meine neue Aufgabe bestand darin, meinen neuen Arbeitgeber genau auf diesem Weg bestmöglich zu unterstützen. Und dazu gehörte es auch, datenschutzrechtlich praktikable Lösungen zu finden. Ohne Datenfluss werden schließlich weder Produkte noch Prozesse digital.

Dass die Kommentierung meines Stellenwechsels auf einer fehlerhaften Bewertung basierte, wird deutlich, wenn Sie sich der Tatsache bewusst werden, dass die Einhaltung von Datenschutzrecht nicht primär vom Angebot eines Unternehmens, sondern von der Beratung zum Datenschutzrecht abhängt. Eine datenschutzrechtliche Beratung ist nur dann für alle Beteiligten [2]gut, angenehm und im Ergebnis auch nachhaltig, wenn sie alle Interessen und Rechte einbezieht und in Einklang miteinander bringen kann.

TIPP 1: Ein Datenschützer ist nur dann „erfolgreich“ im Sinne von „datenschützend“, wenn er mit Leidenschaft und Spaß zusammen mit und für seinen Kunden praxisgerechte Lösungen erarbeitet.

Zum einen sind die technische Komponenten zu berücksichtigen, deren Verständnis für die datenschutzrechtliche Bewertung nicht nur spannend, sondern sogar fundamental ist. Zum anderen sind die wirtschaftlichen und menschlichen Komponenten essentiell. Nur wenn Sie auch diese erkennen und berücksichtigen, werden Sie ein guter Datenschutzberater sein.

Auf den folgenden Seiten möchte ich von meinen Erfahrungen berichten und Tipps geben, wie man als Datenschutzrechtler, Datenschutzbeauftragter oder berater arbeiten kann, um den meines Erachtens größten Effekt zu Gunsten des Datenschutzrechts und – im Ergebnis – zu Gunsten Ihres Mandanten zu erzielen.

Mein Fokus liegt auf der Beratung von Unternehmen, nicht von Betroffenen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wenn ich von Mandant oder Kunde spreche, dann ist hiermit immer Ihr Auftraggeber gemeint, egal ob Sie nun Rechtsanwalt sind oder ein Arbeitnehmer, der für seinen Arbeitgeber den Auftrag „Umsetzung von Datenschutz“ erfüllen soll/darf.

Dieses Buch enthält bewusst keine Details zu fachlichen Themen und gesetzlichen Grundlagen. Ich gebe Ihnen praktische Ratschläge zum Vorgehen und zur Argumentation, die sich bei mir bewährt haben. Ich gehe dabei im Wesentlichen auf das notwendige Wissen, die Verhaltensweisen eines Datenschutzexperten und die Organisation, insbesondere die Zusammenarbeit im Datenschutz ein. Dafür habe ich Ihnen einige Übersichten, Bewertungshilfen, Checkliste, Beispiele und Praktische Tipps zusammengestellt.

[3]Sie haben gerade das richtige Buch in der Hand, wenn

• Sie gerade überlegen, in die Datenschutzberatung zu gehen und Tipps zum Vorgehen in der Beratung suchen,
• Sie bereits Datenschützer sind und noch ein paar Erfahrungen von mir mitnehmen möchten, oder
• Sie eine Datenschutzorganisation aufbauen möchten und noch Ideen sowie Vor und Nachteile dafür suchen.

Ich freue mich, wenn Ihnen mein Buch gefällt. Zögern Sie auch nicht, sich bei mir zu melden, wenn Sie weitere Ideen, Tipps oder Anregungen zum Thema haben.

Bis dahin viel Freude bei der Lektüre!

Ihre

Dr. Jana Moser

[4]„Nachhaltige datenschutzrechtliche Beratung ist mehr als Feuerlöschen und Schaffen von Papiertigern.“

2

Leidenschaft

Wenn Sie eines mitbringen müssen als Datenschutzexperte, dann ist es Leidenschaft. Leidenschaft sowohl für Technologie, Datenflüsse und abstrakte Zusammenhänge, als auch für digitale Geschäftsmodelle und unterschiedliche Interessen und Denkweisen.

Es gibt einige Berater und Rechtsanwälte, die sich – nicht zuletzt wegen der ab 25. Mai 2018 geltenden EU Datenschutzgrundverordnung – auf das Datenschutzrecht stürzen, weil sie meinen, einen heiligen Gral entdeckt zu haben. Die monetäre Antriebsfeder dieser Berater hat unbestritten viel Kraft. Sie wird zum einen sehr zielgerichtet gerade von großen Kanzleien und Beratungen eingesetzt – ganz nach dem Motto: „Viel hilft viel!“. Zum anderen treibt sie andere nichtjuristische Berater an, die hoffen, eine neue lukrative Einnahmequelle entdeckt zu haben.

Bei beiden Modellen wird der Mandant im ersten Schritt das Gefühl haben „Puh, jetzt habe ich das Problem Datenschutz vom Tisch.“ Er fühlt sich sicher, vor allem, weil er gehört hat, dass hohe Bußgelder drohen, Wettbewerber oder Verbraucherschützer rechtliche Schritte gegen ihn oder das [5]Unternehmen einleiten können, wenn er sich nicht an das Datenschutzrecht hält.

Das vermeintliche Sicherheitsgefühl löst sich jedoch häufig rasch binnen kurzer Zeit wieder auf. Sobald die Beratung das Haus verlassen hat, entsteht das unbehagliche Gefühl, dass für das Unternehmen jetzt zwar Dokumentation, Prozesse oder Verträge vorliegen, die man „vorzeigen kann“. Was genau drin steht, welchen Zweck sie erfüllen und wie man damit in Zukunft umgehen, geschweige denn wie sie vom Unternehmen selbst bearbeiten werden können, bereitet den Verantwortlichen jedoch migräneartige Kopfschmerzen. Im nächsten Schritt wird dann entweder schnell ein externer Datenschutzbeauftragter mandatiert oder alles dem internen Datenschutzbeauftragten, der Rechts oder gar der Compliance-Abteilung übergeben mit der Bitte, das alles nachzuhalten.

TIPP 2: Nachhaltige datenschutzrechtliche Beratung ist mehr als Feuerlöschen und Schaffen von Papiertigern.

Wenn Sie datenschutzrechtlich beraten, müssen Sie die Denkweise, wie Ihr Mandant und/ oder Kunde mit Daten umgeht, wie Prozesse im Unternehmen ablaufen, analysieren, optimieren oder vielleicht sogar komplett verändern. Das schaffen Sie nicht mit vorgefertigten Checklisten und oktroyierten Prozessen. Sie müssen die Genetik eines Unternehmens verstehen. Das setzt voraus, dass Sie Spaß daran haben, unterschiedliche Personen und Aufgaben in einem Unternehmen kennen zu lernen und über diese das Geschäftsmodell eines Unternehmens zu verstehen. Sie müssen neugierig sein, herauszufinden, warum sich ein Unternehmen mit dem Thema Datenschutzrecht beschäftigt und wie die einzelnen Personen im Unternehmen zu dem Thema stehen.

Haben Sie den Mut, auch Beweggründe zu hinterfragen und Vorurteile herauszuarbeiten. Und hier können Sie nur dann glaubwürdig auftreten und SelbstMarketing betreiben, wenn Sie sich ehrlich für das Geschäftsmodell interessieren und verstehen, ob Datenschutz „nur“ ein Hygienefaktor im Unternehmen ist oder dessen (wesentlicher) Umsatz auf Datenverarbei[6]tung basiert.

Wie Sie hier am besten vorgehen können, sowohl das Geschäftsmodell als auch Ihren Mandanten zu erkennen und zu verstehen, erläutere ich weiter unten.

Das Entscheidende ist nachher, dass Sie nicht nur mit Leidenschaft arbeiten, sondern Ihre Tätigkeit auch mit Leidenschaft vermarkten. Und dabei ist besonders relevant, dass Sie auch wirklich meinen und fühlen, was Sie sagen. Ihre ehrliche Leidenschaft können Sie ressourcenschonender und effektiver vermarkten. Wesentlich schwerer ist, wenn Sie sich eine Legende aufbauen und diese ständig aufrecht halten müssen.

Es ist nicht notwendig, dass Sie irgendein SelbstMarketingSeminar besuchen. Versuchen Sie es mit ganz einfachen Methoden, die Sie in der direkten Kommunikation mit Ihrem Mandanten einsetzen können. Es hilft alles, was Vertrauen schafft und Sie als nahbaren, interessierten und wirtschaftlich denkenden Berater erkennen lässt.

Hier ein paar Beispiele:

Tabelle 2.1
Beispiele – Kommunikative Methoden der eigenen Vermarktung

Kommunikative Methode	Auswirkung/Ziel
Bieten Sie jederzeit Ihre Unterstüt zung an und hören dann erst ein mal zu. Fragen Sie nach, um Details zu erfahren und machen Sie deutlich, dass Sie ernsthaftes Interesse haben, alles zu verstehen. Handeln Sie stets vorurteils und wertungsfrei!	Sie stellen sich nicht über Ihren Mandanten. Sie mindern Ängste (insb. vor rechtlicher Beratung) und schaffen Vertrauen Ihnen gegenüber.
Antworten Sie nie sofort mit „Das geht so nicht!“, sondern mit „Das ist spannend, wenn auch nicht ganz einfach, aber zusammen finden wir eine Lösung.“	Sie zeigen Problemlösungskompetenz. Sie zeigen, dass Sie mit dem Mandanten auf Augenhöhe agieren und dessen Kompetenz schätzen. Sie schaffen Vertrauen Ihnen gegenüber.
[7]Interessiere Sie sich, warum die Daten verarbeitet werden. Erfragen Sie die wirtschaftlichen und strategischen Gründe.	Sie zeigen, dass Sie die Kompetenz Ihres Mandanten schätzen. Sie zeigen Ihr eigenes Interesse und auch, dass Sie an Lösungen mitarbeiten wollen und auch über den DatenschutzTellerrand hinaus blicken wollen und können.
Führen Sie auch Gespräche, die gar nichts mit Datenschutz zu tun haben.	Sie zeigen, dass Sie Ihren Mandanten bzw. Kollegen als ganzheitliche Person wahrnehmen und schätzen. Sie zeigen Ihr globales Interesse und auch über den DatenschutzTellerrand hinaus blicken wollen und können.
Reagieren Sie so schnell wie mög lich auf jede Anfrage. Selbst wenn Sie nicht sofort eine Lösung oder ggf. einen Text parat haben, antworten Sie wenigstens, dass Sie sich um das Anliegen kümmern und wann mit einer inhaltlichen Antwort zu rechnen ist. Bestenfalls stellen Sie sofort passende Rückfragen, die Ihnen Ihre spätere Antwort erleichtern.	Sie zeigen, dass sich Ihr Mandant auf Sie verlassen kann und er mit dem Thema nicht alleine ist. Sie binden den Mandanten sofort ein, damit sie schnell zu Ihren Informationen kommen und ihn damit zugleich erklären, warum Sie was tun.
Erklären Sie stets zuerst in einfachen Worten, warum Sie etwas tun oder lassen. Komplizierte Erklärungen oder gar Gutachten sollten nur erstellt werden, wenn es auch angemessen ist.	Sie zeigen, dass Sie wissen, wovon Sie reden. Außerdem schafft das wieder Vertrauen Ihnen gegenüber, weil Sie nicht in Rätseln sprechen. Sie zeigen betriebswirtschaftliches Denken und das Wissen, dass Zeit Geld ist und wie eine praxisnahe und effektive Beratung aussehen sollte.
[8]Stellen Sie Fragen, Fragen und noch mehr Fragen	Sie machen deutlich, dass Ihr Mandant ein Experte ist und Sie auf ihn angewiesen sind. Sie z...

Inhaltsverzeichnis

• Impressum
• Inhaltsverzeichnis
• 1 Einleitung
• 2 Leidenschaft
• 3 Der Mandant
• 4 Ihre Kreativität
• 5 Faktor Mensch
• 6 Faktor Organisation
• 7 Ihre Tätigkeit
• 8 Die Formalien
• 9 Die Datenschutzorganisation
• 10 Die Positionierung im Unternehmen
• 11 Abschließender Ratschlag
• Zusammenfassung der 52 Tipps
• Verzeichnis der Tabellen, Check und Fragelisten
• Stichwortverzeichnis