Verständlich schreiben

Business-Texte strukturiert und leserorientiert formulieren

Nadja Buoyardane, Franziska Nauck

• Verlag: Haufe
• Jahr: 2020
• ISBN:
  9783648136591
• Thema: Business
• Thema: Finance

Das Schreiben von Briefen, Mails oder Angeboten fällt vielen Menschen schwer und Sie brauchen wesentlich länger als nötig, weil sie ineffektiv vorgehen oder sich quälen. Schwer verständliche Texte führen zu Missverständnissen, Wissen geht verloren oder Kunden werden durch schlechte Texte verprellt. Dies sind nur einige Beispiele für die Nachteile, die eine ineffiziente oder freudlose Schreibkultur mit sich bringt. Dieser TaschenGuide begleitet Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zum besseren Schreiben. Basierend auf zahlreichen Techniken und orientiert an verschiedenen Schreibtypen unterstützt er Sie dabei, Business-Texte nicht nur verständlicher und prägnanter, sondern auch leserorientierter und effizienter zu schreiben.Inhalte: - Die einzelnen Phasen des Schreibprozesses- Viele Wege führen zum guten Text: verschiedene Schreibtypen- Persona-Entwicklung: Warum ist es wichtig, zu wissen für wen man schreibt?- Die Kriterien guter Texte: klar gegliedert, einfach, kurz und prägnant formuliert, anregend geschrieben- Anregend und bildhaft formulieren- Wie man Texte in 3 Schritten überarbeitet

[69]Techniken, Tricks und Strategien für gute Texte

Ein Text kann inhaltlich noch so korrekt formuliert sein. Wenn er Ihre Leser nicht anspricht oder – schlimmer noch – sie ihn nicht verstehen, verpufft sein Inhalt im Nichts.

In diesem Kapitel erfahren Sie,

• was einen guten Text ausmacht,
• mit welchen Techniken Sie ihn klar und leserorientiert gliedern,
• welche wichtige Rolle das Rohtexten spielt,
• welche einfachen Regeln Sie zu einem klaren, verständlichen Schreibstil führen.

[70]Was gute und verständliche Texte ausmacht

Ist es Glücksache, wenn ein Text als gut und verständlich eingestuft wird? Nein, natürlich nicht. Angelehnt an das Hamburger Verständlichkeitsmodell von Reinhard Tausch, Inghard Langer und Friedemann Schulz von Thun, gibt es vier Kriterien für gute Sachtexte.

Gute Texte sind

• klar gegliedert. Der oder die Schreibende berücksichtigt beim Gliedern das Vorwissen und die Erwartungen der Leserschaft. Die Leser können nachvollziehen, wie und warum auf einen Punkt der nächste folgt.
• einfach zu verstehen. Das heißt, die verwendeten Wörter sind den Lesern geläufig und möglichst kurz. Auch der Satzbau ist einfach und klar.
• so kurz und prägnant wie möglich. Dabei enthalten sie alle nötigen Informationen. Denn bei zu weitschweifigen Texten verliert der Leser leicht den roten Faden aus dem Blick, bei zu knappen Texten fehlen häufig wichtige Informationen.
• anregend (und unterhaltsam) geschrieben. Das heißt, sie bieten Abwechslung und langweilen nicht. Sie sind möglichst bildhaft geschrieben, meiden unnötige Wortwiederholungen und haben durch unterschiedliche Satzkonstruktionen und -längen einen Rhythmus. Auch Beispiele und Schaubilder, Tabellen und Listen machen Texte anregend, wenn sie klug und maßvoll gebraucht werden. Je nach Textsorte passen auch [71]Humor, Wortspiele und Sprachbilder. Texte im beruflichen Kontext bieten dafür meist weniger Spielraum als Blogbeiträge, Zeitungs- oder Magazin-Artikel.

Wie Sie den Text sinnvoll gliedern

Ein guter und verständlicher Text ist also klar und für die Zielgruppe nachvollziehbar strukturiert. Was das genau heißt, hängt mit den Erwartungen zusammen, die die Leser an den Text bzw. die Textsorte haben.

Das Wichtigste kommt zuerst

Berufliche Texte sollten schnell zur Sache kommen. Warum? Weil wir im Beruf nicht aus purer Freude lesen, sondern, um an Informationen zu kommen, und das möglichst schnell. Denn wir haben immer viel zu tun und wollen keine Zeit verlieren.

Deshalb eignet sich zur Textgliederung sehr häufig das sogenannte Prinzip der umgekehrten Pyramide. Nach diesem Prinzip steht die Kernaussage gleich am Anfang des Textes. Die weiteren Elemente folgen mit abnehmender Wichtigkeit.

Damit ist es nicht immer nötig, den gesamten Text zu lesen, um informiert zu sein. Nur wer alle Details und Hintergründe erfahren will, muss auch alles lesen. Umgekehrt heißt das: Selbst, wenn Sie Ihren Leser unterwegs verlieren, hat dieser das Wichtigste bereits am Anfang erfahren.

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Das Prinzip der umgekehrten Pyramide

Die Regel beim Pyramidenprinzip scheint also einfach: das Wichtigste zuerst. Doch was ist das Wichtigste und wie bauen Sie Ihre Gliederung darauf auf?

Die Gliederung: Wegbeschreibung für Sie und Ihre Leser

Die Gliederung bildet die Brücke zwischen unseren nicht-linearen, vernetzten, noch vagen Gedanken und unserem linearen Text. In der Gliederung notieren Sie, wie Sie von A nach B nach C kommen, um Ihr Kommunikationsziel zu erreichen.

Viele Schreibende erschrecken, wenn sie hören, dass sie schon relativ früh im Schreibprozess ihre Gliederung festlegen sollen. Zunächst einmal: Eine Gliederung ist kein Inhaltsverzeichnis. Dieses wird erst ganz am Schluss erstellt.

Eine Gliederung hingegen ist nur vorläufig. Sie ist nichts anderes als eine Wegbeschreibung, mit deren Hilfe Sie Ihren Weg durch den Text finden. An jeder Kreuzung steht ein Straßen[73]schild, das Ihnen sagt, wo Sie sich befinden. Und so, wie Sie auf verschiedenen Routen an Ihr Ziel gelangen können, so kann sich auch Ihre Gliederung während des Schreibens immer wieder verändern und weiterentwickeln. Die Gliederung, die Sie vor dem Schreiben erstellen, dient Ihnen also nur so lange, bis Sie eine bessere gefunden haben.

Zunächst entscheiden Sie, welche Aussagen und Ideen Sie in Ihrem Text unterbringen – und welche Sie weglassen. Dabei helfen Ihnen diese zwei Fragen:

• Was ist wichtig und gehört zu Ihrem Thema?
• Was ist unwichtig und gehört nicht dazu?

Nachdem Sie dies entschieden haben, beginnen Sie mit dem Gliedern.

Doch in welcher Reihenfolge ordnen Sie Ihre Aussagen an? Was ist das Wichtigste, was das Zweitwichtigste? Wie viele Gliederungsebenen sind sinnvoll? Um diese Fragen zu beantworten, haben Sie sich zuvor Gedanken über Ihre Zielperson gemacht (siehe hierzu näher Kap. »Für wen schreiben Sie?«). Denn diese wird Ihnen nun »sagen«, was sie als Leser, als Leserin braucht. Sie entscheidet, was das Wichtigste ist. Und das kann, je nach anvisierter Leserschaft, sehr unterschiedlich sein.

[74]Die Fragen Ihrer Leser als Gliederungshilfe

Jedes Thema wirft eine Reihe von Fragen auf, die Sie Ihrem Leser beantworten sollten – sonst ist er mit Ihrem Text unzufrieden oder kann ihn im schlimmsten Fall nicht verstehen.

Stellen Sie sich jeden Ihrer Texte deshalb als – stummen – Dialog mit dem Leser vor. Versetzen Sie sich dazu vor dem Schreiben in seine Perspektive und überlegen Sie, welche Fragen er sich wahrscheinlich zum Thema stellt. Es gibt keine Standard-Fragenliste, die Sie einfach wie ein Kochrezept bei jedem neuen Text nur abarbeiten müssten.

Welche Fragen stellt sich Ihre Leserschaft?

BEISPIEL: EINLADUNG ZUM TAG DER OFFENEN TÜR

Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Einladung zum Tag der offenen Tür schreiben. Sammeln Sie alle Fragen, die Ihr Adressatenkreis stellen könnte. Zensieren Sie sich dabei nicht und ordnen Sie auch noch nicht. Dies kann dann so aussehen wie die Tabelle. Links finden Sie die Fragen, rechts notieren Sie die Antwort.

Fragen Ihrer Leser	Ihre Antwort
Was genau findet statt?	Tag der offenen Tür in der XY-GmbH
Was ist das Ziel dieser Veranstaltung?	Kontaktpflege mit Neu- und Stammkunden Vorstellung der neuen Produktionshalle
Wann findet es statt?	Am 24. September
[75]Wo findet es statt?	XY-GmbH, Musterstraße 10, Beispielstadt
Kostet es Eintritt?	Nein
Gibt es was zu essen?	Ja, aber nur ein paar Snacks
Sollte ich vorher etwas essen?	Für den kleinen Hunger ist gesorgt
Wie komme ich dorthin?	…
Gibt es Parkplätze?	…
Ist es mit den Öffentlichen gut zu erreichen?	…
Gibt es Kinderbetreuung?	…
Ist es barrierefrei?	…
Gibt es Kirschkuchen?	…
Gibt es einen Dresscode?	…
Kann ich meinen Partner, meine Partnerin mitbringen?	…
…	…

Dies sind noch lange nicht alle Fragen, die sich Ihre Leser stellen können. Um die passende Fragenauswahl zu treffen, führen Sie sich hier noch einmal Ihre Zielperson vor Augen.

Sortieren Sie die Fragen aus, die nicht relevant (genug) sind. Dieses Weglassen ist besonders wichtig, denn zu viele Texte sind vollgestopft mit Informationen, die der Leser nicht braucht. Sind die Kunden der XY-GmbH aus dem Beispiel überwiegend älter als 50 Jahre, dann kann beispielsweise die Frage nach der Kinderb...

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Hinweis zum Urheberrecht
• Impressum
• Vorwort
• Effizienter und leichter schreiben
• Ohne Planung funktioniert es nicht
• Techniken, Tricks und Strategien für gute Texte
• Vom Entwurf zum fertigen Text
• Stichwortverzeichnis
• Literatur
• Die Autorinnen