Praxishandbuch Prozessmanagement in Bibliotheken und Informations- einrichtungen

Cornelia Vonhof, Eva Haas-Betzwieser, Cornelius Bauknecht

• Verlag: De Gruyter Saur
• Jahr: 2018
• ISBN:
  9783110497250
• Auflage: 1
• Thema: Languages & Linguistics
• Thema: Library & Information Science

Dienstleistungen von Bibliotheken und Informationseinrichtungen entstehen in Prozessen. Insofern gehen jede Bibliothek und die dort Beschäftigten tagtäglich mit Prozessen um. Dennoch ist die bewusste Analyse, Gestaltung und Steuerung von Prozessen für viele Mitarbeitende in Bibliotheken Neuland. Das Buch ist eine fundierte, praktische Handreichung, die grundlegendes Handwerkszeug für die Prozessarbeit vermittelt. Checklisten, Vorlagen, Tipps und Fallbeispiele unterstützen Bibliotheken aller Sparten bei der praktischen Anwendung. Übungen und Impulsfragen regen zur Reflexion über die Zielsetzung und den Umgang mit den Ergebnissen der Prozessarbeit an.

1Prozessmanagement – Einstieg

Was ist der Antrieb, ein Buch über Prozessmanagement in Bibliotheken und Informationseinrichtungen zu schreiben?

Man kann auf diese Frage sehr weit ausholen und die derzeit schwierige Situation von Bibliotheken und Informationseinrichtungen ins Spiel bringen: die nach wie vor zu knappe Ressourcenausstattung, die zunehmende Engpasssituation bei der Rekrutierung von qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, den Medienwandel, der Bibliotheken vor immer neue Herausforderungen stellt, oder die digitale Transformation. Diese Liste ließe sich bekanntermaßen fortsetzen. Auf diese Umfeldbedingungen müssen Bibliotheken Antworten finden.

Die Antwort heißt nun ganz sicher nicht schlicht: „Machen Sie ein bisschen Prozessmanagement und alles wird gut!“ Prozessmanagement hat aber das Potenzial, einen spürbaren Beitrag zur Entwicklung einer Organisation zu leisten und sie damit stark zu machen, um den Herausforderungen zu begegnen und Antworten auf diese zu entwickeln.

Positiv gewendet: Mit Prozessmanagement kann ein ganzes Bündel an Zielen verfolgt werden. Die Ziele, die Kundezufriedenheit und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu steigern, sind aber sicher die wichtigsten.

Träumen wir uns also eine Bibliothek

–in der die Kundenanforderungen nicht nur erfüllt werden, sondern die Kunden begeistert sind,

–in der engagierte, mitdenkende, innovative, verlässliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das große Ganze im Blick haben,

–in der kein Handgriff zu viel, aber alle notwendigen Handgriffe qualitätsvoll, zügig, pünktlich und effizient ausgeführt werden,

–in der immer die richtigen Ressourcen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen.

Auch wenn das angesichts der oben angedeuteten realen Lage ziemlich unrealistisch klingt, und es der Quadratur des Kreises nahekommt, so sind wir doch überzeugt, dass Prozessmanagement ein zentrales Instrument im Werkzeugkasten des Bibliotheksmanagements ist, um den Zielen – und den Träumen – näherzukommen. Prozessmanagement kann aber mehr sein als ein einzelnes Managementinstrument: Es kann ein Führungs- und Steuerungskonzept für die gesamte Bibliothek sein.

Als wir an die Konzeption des Buches gingen, haben wir uns gefragt, welche Annahmen wir über den Bedarf der Leserinnen und Leser in unserer Branche haben? Was erwarten Sie, wenn Sie ein Buch über Prozessmanagement in Bibliotheken und Informationseinrichtungen lesen (und kaufen)? Was brauchen Sie?

Wir haben uns vorgestellt,

–dass Sie in Ihren Beständen bereits eine Vielzahl von Titeln zum Prozessmanagement haben, dass sich unseres also davon abheben muss, indem es die bereits verfügbaren Grundlagenwerke, Informationen, Leitfäden, Handreichungen etc. auf den Bibliotheks- und Informationssektor zuschneidet. Denn eins ist ja klar: Wir sind schon eine ganz besondere Branche!

–dass Sie bereits eine erste Vorstellung davon haben, was Prozesse sind, dass Sie sich aber noch nicht als Prozessmanagement-Profi oder Prozessmanagement-Expertin bezeichnen würden.

–dass Sie entweder einen konkreten Anlass (manchmal ist das sicher auch eine konkrete Krisensituation) haben, um sich mit dem Thema zu beschäftigen, oder, dass Sie bei Kolleginnen und Kollegen davon gehört haben und Sie einfach neugierig sind. Im ersten Fall brauchen Sie strukturiertes Handlungswissen, um möglichst schnell ins praktische Arbeiten und Umsetzen zu kommen. Im zweiten Fall interessiert Sie vielleicht auch ein etwas erweiterter Kontext.

–dass Sie (mit Ihrem Team) möglicherweise schon begonnen haben, Prozesse zu dokumentieren und zu optimieren, damit aber nicht so recht und vor allem nicht nachhaltig weitergekommen sind.

Obwohl es sicher noch weitere Motive gibt, wegen derer Sie das Buch in den Händen halten, waren es die genannten, die uns beim Konzipieren und Schreiben des Buches geleitet haben. Wir wollen Ihnen also ein praxis- und handlungsorientiertes Buch als Leitfaden, Handreichung und Arbeitsbuch für die Prozessarbeit in Ihrer Bibliothek oder Informationseinrichtung bieten. Daher

–finden Sie Checklisten, Vorlagen, Anleitungen, die Sie direkt oder mit individuellen Anpassungen in Ihre Praxis übernehmen können,

–können Sie sich anhand praktischer Beispiele und kleiner Fallstudien einen Einblick verschaffen, wie andere vorgehen,

–haben wir Praktikerinnen und Praktiker aus ganz unterschiedlichen Bibliotheken gebeten, von Ihren Erfahrungen mit Prozessarbeit zu berichten und uns Einblicke in ihre Prozessmanagementpraxis zu gewähren,

–laden wir Sie zu kleinen Übungen oder Reflexionen ein, um sich die Inhalte beim Lesen und Durcharbeiten praktisch zu erschließen,

–sind alle Überlegungen und Empfehlungen immer vor dem Hintergrund von Bibliotheken und Informationseinrichtungen zu sehen.

Wir konzentrieren uns auf die organisationale Sicht von Prozessmanagement. Selbstverständlich ist es sinnvoll, Prozessmanagement mit IT zu unterstützen. Was wir aber nicht in den Mittelpunkt dieses Buches stellen, ist die Automatisierung von Prozessen und eine weitgehend IT-gestützte Umsetzung von Prozessen.

Wir beleuchten hingegen vor allem das Wort Management in „Prozess-Management“ und fragen danach, was passieren muss, damit Prozessmanagement zu einem zentralen Führungs- und Steuerungsinstrument wird?

Wir wollen zeigen, dass Prozessmanagement in der Lage ist, eine Organisationskultur zu verändern. Und wir wollen zeigen, dass Prozessmanagement ein Ansatz ist, der die gesamte Bibliothek erfassen muss, um seine Schlagkraft zu entfalten. Dazu ist die aktive Einbindung von möglichst vielen (am besten auf die ein oder andere Weise von allen) Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erforderlich. Wir sind überzeugt, dass Prozessmanagement nur beteiligungsorientiert funktioniert.

Das Buch besteht aus sechs Kapiteln, die jeweils weiter untergliedert sind.

–In Kapitel 2 ordnen wir Prozessmanagement in das Portfolio von Managementinstrumenten ein, zeigen Motive auf, die Bibliotheken dazu veranlassen, sich mit Prozessmanagement zu befassen und stellen Ihnen die grundlegenden Begriffe und Konzepte vor. Sie lernen damit das wichtigste Handwerkszeug kennen, um dann in Kapitel 3 in die praktische Prozessarbeit einsteigen zu können.

–Kapitel 3 stellt Ihnen Prozessmanagement als Kreislauf vor. Dieser Kreislauf dient als pragmatisches und erprobtes Konzept für ein Vorgehen in vier Schritten: 1. Prozessarbeit vorbereiten, 2. Prozesse erheben und analysieren, 3. Prozesse gestalten und 4. Prozesse umsetzen und überprüfen. Mit diesen Informationen in Form von detaillierten Anleitungen und unterstützt durch Checklisten, können Sie sich den Prozessen in Ihrer Bibliothek widmen.

–Prozesse sind aber nicht nur ein Thema der Ablauforganisation. Sie sind zugleich die Basis für weitere Handlungsfelder. In Kapitel 4 stellen wir Ihnen vor, dass Prozessmanagement sich eignet, zu einem Dreh- und Angelpunkt zu werden für Wissens,- Informations- und Dokumentenmanagement, für die Personalbedarfsermittlung und letztlich als Treiber für Organisationsentwicklung.

–Kapitel 5 blickt über die operative Prozessarbeit hinaus in die Zukunft und fragt nach innovativen Ansätzen im Prozessmanagement. Wir stellen Ihnen „Service Blueprint“, „Adaptive Case Management“ und „Agiles Prozessmanagement“ als neue Ansätze im Prozessmanagement vor.

–Kapitel 6 schlägt dann den Bogen zurück zu den Aussagen in dieser Einführung: Prozessmanagement ist ein Führungs- und Steuerungsinstrument und ein entscheidender Faktor für die Organisationskultur: Prozessmanagement wirkt sich auf die Organisationskultur aus und die Organisationskultur wirkt sich auf das Prozessmanagement aus. Das Ziel muss die Entwicklung einer Prozesskultur sein.

Es gibt ein in Praxis und Forschung gut abgesichertes Grundverständnis für Prozessmanagement, seine grundlegenden Techniken, Tools und Vorgehensweisen. Prozessmanagement ist aber kein Dogma und kein Glaubensbekenntnis, sondern ein Managementansatz, der wie alle Managementansätze und Management Tools vor allem daran zu messen ist, wie hilfreich er für die Praxis ist. Tools sind Hilfsmittel, mit denen ein bestimmtes Ziel schneller und besser erreicht werden kann als ohne sie. Die konkrete Ausgestaltung eines Instruments muss an der Wirksamkeit gemessen werden, nicht an Theorien.

Wir hoffen, dass Ihnen dieses Buch alles Nötige an die Hand gibt, um Prozessmanagement zu einem wirksamen Instrument in Ihrer Praxis werden zu lassen und eine Prozesskultur in Ihrer Bibliothek zu entwickeln.

Prozessmanagement – Baustein des Bibliotheksmanagements

2Prozessmanagement – Baustein des Bibliotheksmanagements

2.1Motive, Ziele und Erwartungen

Was treibt Bibliotheken, sich mit dem Thema Prozessmanagement auseinander zu setzen? Das folgende Kapitel skizziert, welche Erwartungen mit diesem Managementinstrument verbunden werden und stellt Prozessmanagement in den Kontext anderer im Bibliothekssektor häufig eingesetzter Managementinstrumente.

Die zentrale These, die diesem Buch zugrunde liegt, ist:
Alle Aktivitäten und Tätigkeiten, die in einer Organisation (und damit auch in einer Bibliothek oder Informationseinrichtung) stattfinden, finden in Prozessen statt und sind Teil von Prozessen. Jede Änderung, Anpassung, jede Optimierung von Aktivitäten oder Tätigkeiten verändert die Prozesse. Ob diese Veränderungen zielgerichtet oder ad hoc erfolgen, ist dabei unerheblich.

Ausgehend von dieser These lassen sich auch die Motive verstehen, die Bibliotheken haben, wenn sie sich dem Thema Prozessmanagement zuwenden. Man kann drei große Bereiche unterscheiden:

–Wissensmanagement, Informations- und Dokumentenmanagement

–Organisationsentwicklung

–Qualitätsmanagement

Abb. 2.1: Motive für Prozessmanagement.

Diese drei Bereiche sollen im Folgenden erläutert werden.

2.1.1Wissensmanagement

Wenn es zutrifft, dass alle Aktivitäten und Tätigkeiten, die in einer Bibliothek stattfinden, in Prozessen erfolgen, dann lässt sich daraus folgern, dass auch das Wissen, das zur Ausführung und Weiterentwicklung dieser Aktivitäten nötig ist, mit den Prozessen verknüpft sein...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titelseite
• Impressum
• Inhalt
• 1 Prozessmanagement – Einstieg
• 2 Prozessmanagement – Baustein des Bibliotheksmanagements
• 3 Prozessmanagement – Praktisch umgesetzt
• 4 Prozessmanagement – Weitere Anwendungsfelder
• 5 Prozessmanagement – Innovative Ansätze
• 6 Prozessmanagement – Prozesskultur
• Literaturverzeichnis
• Abbildungsverzeichnis
• Tabellenverzeichnis
• Register