Mitarbeitergespräche führen für Dummies

Joesf Zintl, Clemens Schlich, Theresa Kopp, Judith Junk, Nicoletta Schoeller, Dörthe Dehe

• Verlag: Wiley-VCH
• Jahr: 2018
• ISBN:
  9783527816842
• Auflage: 1
• Thema: Persönliche Entwicklung
• Thema: Karriere

Mitarbeitergespräche sind eine Bereicherung für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten. Dieses Buch erklärt Ihnen, wie Sie Mitarbeitergespräche sinnvoll vorbereiten, durchführen und nachbereiten. Lernen Sie als Vorgesetzter, wie Sie durch geschicktes Fragen mehr über Ihre Mitarbeiter erfahren und dank professioneller Gesprächstechniken auch schwierige Situationen meistern. Lassen Sie sich Tipps zeigen, wie Sie klares und für den Mitarbeiter hilfreiches Feedback geben und eine ehrliche Rückmeldung von Ihrem Mitarbeiter erhalten. So profitieren nicht nur Ihr Mitarbeiter und Sie, sondern die gesamte Organisation.

Teil II

Jetzt geht es zur Sache

IN DIESEM TEIL …

Wenn Sie gut vorbereitet sind (siehe hierzu die vorangegangenen Kapitel), können Sie jetzt die Früchte Ihrer Vorarbeit ernten. Hier lernen Sie

• wie Sie konkret im Mitarbeitergespräch vorgehen,
• an welchem Leitfaden Sie sich orientieren können, um erfolgreiche Mitarbeitergespräche zu führen,
• wie Sie Feedback geben und Führungsfeedback einholen,
• die Gesprächstechniken für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch,
• wie Sie Fragen als Führungsinstrument nutzen können,
• was aktives Zuhören bedeutet und wie Sie diese Technik gewinnbringend einsetzen.

Kapitel 5

Wo fangen Sie an und wo hören Sie auf?

IN DIESEM KAPITEL

1. Gesprächseinstieg
2. Hauptteil
3. Schluss

Nachdem Sie das Mitarbeitergespräch optimal vorbereitet haben, geht es nun ans Eingemachte: Das Mitarbeitergespräch findet statt. Bleiben Sie ruhig und verlassen Sie sich auf Ihre gute Vorarbeit. Wenn Sie auch noch die nachfolgenden Tipps für Gesprächseinstieg, Hauptteil und Schluss beachten, wird das Gespräch ein Erfolg werden.

Zum Warmwerden

Auf los geht's los. Ein Kaltstart ist weder beim Auto noch beim Mitarbeitergespräch empfehlenswert. Helfen Sie sich und dem Mitarbeiter, sanft in das Mitarbeitergespräch zu starten.

Wichtig sind dabei zwei Punkte:

• der perfekte Gesprächseinstieg und
• die Gesprächsregeln.

Der perfekte Gesprächseinstieg

Schaffen Sie zu Beginn eine angenehme und lockere Atmosphäre. Sorgen Sie für bequeme Stühle, Getränke und ein gutes Raumklima (z. B. angenehme Temperatur, frische Luft). Beginnen Sie mit einem entspannten Gesprächseinstieg. Fragen Sie zum Beispiel am Montag danach, ob der Mitarbeiter ein angenehmes Wochenende hatte. Danken Sie dem Mitarbeiter ausdrücklich für sein Kommen und zeigen Sie Freude auf das bevorstehende Gespräch. Schließlich nehmen Sie und Ihr Mitarbeiter sich extra Zeit füreinander – Zeit, die Sie sonst regelmäßig nicht haben.

Das Mitarbeitergespräch ist keine Audienz beim Papst, sondern ein ganz normales Gespräch unter Menschen. Seien Sie natürlich. Verstellen Sie sich nicht. Das kommt beim Mitarbeiter gut an. Der Mitarbeiter will Sie als normalen Mensch wahrnehmen und möchte umgekehrt von Ihnen als normaler Mensch wahrgenommen werden.

• Machen Sie dem Mitarbeiter klar,
  • dass Ihnen das Mitarbeitergespräch wichtig ist,
  • dass das Mitarbeitergespräch Ihnen helfen soll, Ihre Führungsaufgabe zukünftig noch besser wahrzunehmen,
  • dass das Mitarbeitergespräch dem Mitarbeiter die tägliche Arbeit erleichtern soll.
• Nehmen Sie dem Mitarbeiter die Angst bzw. Nervosität vor dem Gespräch.
• Erklären Sie dem Mitarbeiter, dass es beim Mitarbeitergespräch nicht darum geht, den Mitarbeiter zu tadeln, sondern dem Mitarbeiter zu helfen.

Sie sind als Führungsperson dafür verantwortlich, dass sich Ihr Mitarbeiter beim Mitarbeitergespräch wohlfühlt und sich Ihnen gegenüber öffnet.

Stellen Sie heraus, dass das Mitarbeitergespräch für Sie als Chef und für den Mit-arbeiter von Vorteil ist (Win-win-Situation). Finden Sie hierfür einfache, natürliche Worte, z.B.: »Wie schön, dass wir heute Zeit für dieses Gespräch haben. Das ist mir sehr wichtig. Schließlich rast die Zeit und es gibt immer viel zu tun. Jetzt möchte ich doch mal wieder richtig in Ruhe mit Ihnen reden und hören, wie es Ihnen ergangen ist. …«

Die Gesprächsregeln

Jedes Gespräch braucht Regeln. Legen Sie zusammen mit Ihrem Mitarbeiter fest, welche Regeln für das Mitarbeitergespräch gelten sollen.

Die wichtigsten Regeln, auf die Sie sich mit dem Mitarbeiter verständigen sollten, sind dabei,

• dass das im Mitarbeitergespräch Gesagte streng vertraulich bleibt (es sei denn, Sie vereinbaren für einzelne Themen ausdrücklich deren Weitergabe),
• dass Sie den zeitlichen Rahmen (z. B. 60 Minuten) für das Mitarbeitergespräch einhalten,
• dass Sie offen und ehrlich miteinander kommunizieren,
• dass konstruktive Kritik ausdrücklich erwünscht ist,
• dass es keine Rede- und Denkverbote gibt,
• dass Sie gegenseitig nicht jedes Wort auf die Goldwaage legen.

Außerdem wird der Zeitrahmen abgesteckt. Grenzen Sie das Mitarbeitergespräch durch allzu strikte zeitliche Vorgaben jedoch nicht vorzeitig ein.

Holen Sie sich vom Mitarbeiter die ausdrückliche Zustimmung zu den von Ihnen aufgestellten Gesprächsregeln. Fragen Sie den Mitarbeiter daher, ob er mit den soeben dargelegten Gesprächsregeln einverstanden ist. Fragen Sie auch danach, ob der Mitarbeiter Änderungen oder Ergänzungen wünscht. Der Mitarbeiter sollte die Gesprächsregeln erkennbar annehmen (z. B. mit »Ja, ich bin einverstanden.«). Bloßes Nichtwidersprechen genügt nicht!

Das Herzstück des Mitarbeitergesprächs

Nach der Einführung, in der Sie den Mitarbeiter gedanklich abgeholt und die Stimmung etwas aufgetaut haben, kommen Sie zum zentralen Teil des Mitarbeitergesprächs. Gehen Sie im Hauptteil nun möglichst strukturiert vor, um an Ende mit konkreten Ergebnissen aus dem Mitarbeitergespräch herauszukommen.

Eine kurze Rückschau

Werfen Sie zunächst gemeinsam einen allgemeinen Blick zurück:

• Welche Herausforderungen waren z.B. im vergangenen Jahr zu bewältigen?
• Wie ist es gelaufen?
• Was war schwierig?
• Was hat gut geklappt?
• Woran denkt der Mitarbeiter gern zurück?

Hierdurch stellen Sie einen Rahmen her und sorgen dafür, dass Ihr Mitarbeiter gleich zu Beginn erzählen darf. Möglicherweise werden hier auch erste Themenschwerpunkte des Mitarbeiters erkennbar. Halten Sie diese für einen späteren Zeitpunkt im Gespräch fest, verwickeln Sie sich aber noch nicht in Details.

Die Anliegen und Ziele Ihrer Mitarbeiter

Nicht nur Sie als Chef haben Anliegen und Ziele. Genauso wichtig sind die Anliegen und Ziele Ihrer Mitarbeiter.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern im Mitarbeitergespräch genügend Raum, die eigenen Anliegen und Ziele einzubringen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter ganz gezielt nach deren Wünschen, Sorgen, Ängsten, Zielen und Ideen. Kitzeln Sie das Anliegen Ihres Mitarbeiters aus diesem heraus bzw. helfen Sie Ihrem Mitarbeiter, sich die eigenen Vorstellungen bewusst zu machen. Geben Sie dem Mitarbeiter auch Gelegenheit, sich und seine Arbeit in der abgelaufenen Periode selbst einzuschätzen. Vermeiden Sie als Vorgesetzter in dieser Phase Kommentare und Wertungen.

Für das jährliche Mitarbeitergespräch empfiehlt sich eine Struktur nach Themenfeldern, z.B.

• Die Aufgabe bzw. Tätigkeit des Mitarbeiters
• Die erlebte Führung
• Das Team und Zusammenarbeit mit Dritten
• Die persönlichen Ziele des Mitarbeiters

Die Themenfelder können Sie nacheinander mit dem Mitarbeiter bearbeiten und hierbei auch Punkte aufgreifen und vertiefen, die der Mitarbeiter eventuell bereits in der gemeinsamen Rückschau genannt hat. Durch die Strukturierung in Themenfelder erkennt der Mitarbeiter, worum es Ihnen insgesamt geht und Sie beide behalten den roten Faden.

Hüten Sie sich davor, den Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch »zu Tode zu quatschen«. Nichts ist schlimmer als ein Chef, der sich nur selbst gerne reden hört und auf seinen Gesprächspartner überhaupt nicht eingeht. Sie sollen als Führungsperson nicht belehren, sondern Ihren Mitarbeitern zuhören. Oft weiß Ihr Mitarbeiter mehr als Sie bzw. hat die Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten schon längst identifiziert. Außerdem nehmen Sie sich durch einen zu großen eigenen Redeanteil die Chance, etwas über den Mitarbeiter und seine Sicht der Dinge zu erfahren. Warum es so wichtig ist, Fragen zu stellen und Ihrem Mitarbeiter genau zuzuhören, erfahren Sie in Kapitel 9.

Ihre Anliegen und Ziele

Wichtig ist, dass Sie dem Mitarbeiter Ihre Anliegen und Ziele mitteilen. Der Mitarbeiter muss wissen, worum es Ihnen geht und was Sie mit dem Mitarbeitergespräch bezwecken möchten.

Machen Sie dem Mitarbeiter bewusst, warum Sie ein Mitarbeitergespräch führen. Benennen Sie das Thema klar und deutlich. Scheuen Sie sich nicht, Ihr Anliegen auf den Punkt...

Inhaltsverzeichnis

• Cover
• Titelseite
• Impressum
• Über den Herausgeber
• Inhaltsverzeichnis
• Einführung
• Teil I: Wissenswertes vor dem Mitarbeitergespräch
• Teil II: Jetzt geht es zur Sache
• Teil III: Der letzte Schritt: die Nachbereitung
• Teil IV: Der Top-Ten-Teil
• Stichwortverzeichnis
• End User License Agreement