Gestión Del Tiempo: Apilando Rutinas Para Mejorar Tu Vida (Time Management)

Laura Scott, Belén Witzel

• Editorial: Tektime
• Año: 2018
• ISBN:
  9788893981460
• Categoría: Negocios y empresa
• Categoría: Gestión

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Establecer límites de tiempo para tus tareas

"¿Cómo se hizo tan tarde tan pronto?" - Dr. Seuss

Es posible que te hagas esta pregunta cuando hayas perdido el tiempo sin haber logrado nada sustancial. Una de las razones por las que pospones y pierdes el tiempo en lugar de ponerte directamente en acción es porque no puedes establecer fechas límite para tus tareas.

Sí, una tarea sin fecha límite está incompleta. Cuando no hay una línea de tiempo adjunta a una tarea, invita a la postergación porque te hace sentir como si tuvieras todo el tiempo del mundo para completar esa tarea.

Para mantener a raya la postergación y completar las tareas a tiempo, es esencial vincular cada tarea a una fecha límite de tiempo. Esto convierte una tarea en una tarea medible y te ayuda a medir tu desempeño al completar esa tarea. Por ejemplo, "escribir un discurso para el próximo seminario para el viernes" es un objetivo medible en comparación con "escribir un discurso" porque este último no proporciona ningún medio para medir si realmente has trabajado en esa tarea.

Aquí es cómo puedes establecer límites de tiempo razonables para tus tareas y completar puntualmente tus planes de acción rutinarios.

Paso 1: Conoce los plazos

Cuando repases los detalles de una tarea, averigua cuándo debes completarla. ¿Cuánto tiempo te tomará completar esa tarea y cuándo debes hacerlo? A veces, alguien con un rango más alto, como tu jefe en la oficina, definirá una fecha límite clara.

Sin embargo, como suele ser el caso, tienes la opción de elegir una línea de tiempo para una tarea determinada. Por ejemplo, si decide lanzar un nuevo producto para su empresa, tienes la opción de decidir cuándo lanzar ese producto.

Para definir la fecha límite para tales tareas, revisa cada pequeño detalle de la tarea para averiguar cuánto tiempo requiere su ejecución adecuada. Se razonable y establece un plazo apropiado para cada tarea. Si una tarea es demasiado difícil y requiere mucha investigación, tómate unas semanas o un mes para completarla.

Cuando decidas la fecha límite, márcalo en tu calendario y organizador para no olvidar la fecha límite.

Paso 2: Establece límites de tiempo para tus tareas

Después de establecer una fecha límite, define los diferentes pasos pequeños que necesitas cubrir para completar esa tarea y establece un límite de tiempo para cada una de esas piezas del tamaño de un bocado. Si planeas lanzar el nuevo producto en exactamente dos meses, ¿cuánto tiempo crees que tomará la investigación del producto, la fabricación, la búsqueda de un proveedor adecuado, la comercialización del producto, etc.?

Piensa en todas estas cosas y establece límites de tiempo para cada tarea pequeña relacionada con una tarea grande. Esto te ayudará a evitar que tus tareas se arrastren o devoren el tiempo reservado para otros esfuerzos.

Paso 3: Utiliza calendarios y organizadores

Una forma básica y extremadamente beneficiosa de administrar tus actividades de rutina es usar un calendario. Utiliza Google Calendar o cualquier otro calendario en tu computadora portátil y uno real también. Marca las diferentes tareas que has decidido realizar en un determinado día y semana en el calendario.

Es aconsejable sincronizar el Google Calendar de tu computadora con el de tu teléfono móvil o cualquier otro hardware que uses comúnmente para que puedas acceder fácilmente a tu horario de rutina donde sea que estés. Además, utiliza la ayuda de un organizador. Es fundamental organizar toda la información, proyectos, listas de tareas y elementos diversos.

Paso 4: Utiliza un calendario de pizarra

También puedes crear un calendario personalizado de pizarra. Un calendario de pizarra es una excelente manera de realizar un seguimiento de tus tareas y progreso. Toma una pizarra y con marcadores de borrado en seco, dibuja un calendario que puedas actualizar mensualmente. Dibuja columnas para las tareas que no se pueden cambiar: tareas que debes realizar de forma rutinaria, tareas que se pueden cambiar: tareas que siguen cambiando, tareas en proceso y tareas realizadas.

Agrega las diferentes tareas que planeas hacer en estas categorías según su naturaleza con un marcador diferente para cada tipo de tarea. Por ejemplo, una tarea que no se puede cambiar puede estar en un marcador rojo, mientras que las realizadas pueden ir en verde y así sucesivamente.

Esto hace que sea más fácil teclear las diferentes tareas en el calendario y hace que sea ordenado y más fácil de administrar. Si deseas actualizar una tarea o cambiar su estado, solo debes borrarla de su categoría anterior y actualizarla a la nueva en el color respectivo de esa columna. Si ha completado el 'lavado', ahora podría ir a la columna 'realizado' en verde.

La técnica del marcador intercambiable hace que sea muy fácil cambiar los estados de las tareas y actualizar fácilmente tu calendario. Actualiza tu calendario todas las noches antes de acostarte y cada mañana después de despertarte. Coloca el calendario en tu cocina, dormitorio o en cualquier lugar que visites a menudo, ya que hacerlo te ayudará a mantenerte en la cima de tu plan de acción y asegurará que nunca olvides tareas importantes.

Paso 5: Mira tú agenda todos los días

Una vez que establezcas fechas límite y cron...

Índice

• Introducción
• Planea tu trabajo y ten planes de acción diarios
• Cómo planear tu trabajo y tener planes de acción diarios
• Establecer límites de tiempo para tus tareas
• Mejorar el foco en tu trabajo para aumentar tu productividad
• Siguiendo tu rendimiento
• Mezclando rutinas de administración de tiempo y apilándolas con otros hábitos de rutina
• Conclusión