Business Intelligence

Una guía práctica

Edison Medina La Plata

• Editorial: Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC)
• Año: 2017
• ISBN:
  9786124191763
• Categoría: Negocios y empresa
• Categoría: Negocios en general

Una historia que se lee como una novela de gran interés. Un libro que sirve como herramienta de autoayuda, en el cual el autor ofrece sus conocimientos acerca de la empresa y las prácticas espirituales de filosofías orientales. Las siete semillas son los símbolos que utiliza un maestro para orientar a su discípulo, el gerente Ignacio Rodríguez, quien trabaja 18 horas al día. Cada semilla tiene una enseñanza, como el autoconocimiento o la búsqueda de la felicidad. Una obra para quienes quieren sobresalir en un mundo lleno de competencia y también para quienes pretenden un equilibrio en la vida personal y profesional.

SEGUNDA PARTE

Metodología de implementación de Business Intelligence

No hay viento favorable para

quien no sabe a dónde va.

Séneca

4. Un repaso por la metodología de Business Intelligence

Para un mejor entendimiento posterior, revisemos en forma global cada uno de los principales componentes de la metodología de implementación. Esta es una metodología estándar que hemos adecuado a las características de nuestros países. En primer lugar, debemos mencionar que toda implementación debe comenzar con una etapa previa de planificación del proyecto, la cual dirige la definición y el alcance correspondientes, incluyendo la evaluación de la buena disposición y la justificación del negocio. En segundo lugar, se centra en los recursos y requerimientos de colocación de personal, según nivel de habilidad, junto con las asignaciones de tareas de proyecto, duración y secuencia.

Gráfico 4.1. Metodología de implementación de una solución de Business Intelligence

Elaboración propia, adaptado de Kimball y otros 2008.

En la metodología mostrada, que desarrollaremos a lo largo de toda esta parte, se resaltan los siguientes componentes principales:

• Planificación

Antes de iniciar el desarrollo de cualquier proyecto de Business Intelligence, debemos considerar en forma prioritaria una etapa preliminar asociada a la definición de las iniciativas en la organización. Esta etapa debe considerar:

– Identificación de las áreas de oportunidad para aplicar Business Intelligence.

– Selección adecuada de la tecnología a utilizar.

– Evaluación del impacto de los sistemas transaccionales hacia la nueva solución.

– Organización interna para afrontar la implementación de los proyectos a desarrollar.

Nuestra experiencia nos dice que no darle importancia a estos aspectos en una fase preliminar al inicio de la primera iniciativa de Business Intelligence hace que más adelante se presenten problemas que deterioren la imagen de la solución y/o comprometan nuevos presupuestos no previstos. Siempre resaltamos el hecho de que nuestra cartera de clientes está compuesta en su mayoría por empresas que han tenido ya una mala experiencia de implementación. Una de las razones más importantes por las que se origina este tipo de problemas es por la falta de una planificación adecuada.

• Análisis de requerimientos

El primer paso en una solución de Business Intelligence consiste en determinar los requerimientos de información, los procesos de trabajo llevados a cabo, la infraestructura de sistemas, las bases de datos y las aplicaciones de origen de la información. Con ellos ajustaremos las mejores herramientas tecnológicas disponibles para dar soporte a las operaciones de manera que le permita a la gerencia alcanzar su visión y metas, y al mismo tiempo tener una retroalimentación exacta del funcionamiento de la empresa para tomar decisiones basadas en información.

En esta etapa se realizarán reuniones de trabajo con los usuarios funcionales, quienes nos transmitirán sus necesidades de información. Esta etapa es de mucha importancia y se requiere el apoyo del sponsor del proyecto para que las personas involucradas se comprometan con este.

• Arquitectura y configuración de datos

Con todos los requerimientos definidos en la etapa anterior, en esta se realiza el diseño de una estructura lógica de la solución, a través del modelo dimensional correspondiente. Asimismo, en esta etapa se define la arquitectura tecnológica idónea para el proyecto, dado que hasta aquí se van identificando los diversos procesos que formarán parte del proyecto, además del escenario tecnológico que lo apoyará.

• Procesos de extracción, transformación y carga (ETL)

El modelo de datos construido en la etapa anterior aún está vacío y requiere de procesos que permitan alimentarlo de información. Esta etapa considera el diseño y desarrollo de los procesos de extracción, transformación y carga (ETL por sus siglas en inglés) necesarios para alimentar en forma inicial y periódica el modelo desarrollado. La extracción inicial de datos corresponde al desarrollo de los procesos que permitirá tener información de la producción inicial en el nuevo repositorio de datos. La actualización periódica corresponde al desarrollo de los procesos que permitirá tener periódicamente alimentado el repositorio. Los periodos de carga son definidos durante el proyecto, y pueden ser diarios, semanales, mensuales, etcétera.

• Explotación de información

A partir de los modelos dimensionales desarrollados y con información histórica cargada, se desarrollan las consultas dinámicas y tableros de control definidos con los usuarios en la etapa de análisis de requerimientos. Una consulta dinámica permite diversas variantes para el análisis de información, permitiendo a un usuario satisfacer muchas necesidades de negocio. Por otro lado, un tablero de control pretende reunir en una sola pantalla y en forma concisa la información clave que permita responder a un usuario el estado de su área o ámbito de responsabilidad.

4.1 PLANIFICANDO LAS INICIATIVAS DE BUSINESS INTELLIGENCE

Es común ver que en muchos casos las empresas se plantean iniciativas de Business Intelligence sin una debida planificación, es decir, se inicia directamente el desarrollo de una solución para una de las áreas del negocio, sin prever el enfoque global. Saltarse esta etapa, como detallaremos a continuación, puede, en muchos casos, generar mayores esfuerzos humanos y presupuestales.

Les recomiendo realizar una etapa de planificación de iniciativas de Business Intelligence, detenerse y visionar a la organización sostenida por la debida información que apoye a la toma de decisiones. Pensando de esta manera, y tomando las acciones pertinentes, podremos cohesionar nuestros esfuerzos hacia la consolidación gradual de las iniciativas, pero con un enfoque global de negocio.

Gráfico 4.2. Elementos base en una estrategia de Business Intelligence

Elaboración propia.

Estrategia del negocio

Las iniciativas de Business Intelligence deben estar muy bien alineadas a la estrategia de la organización, es decir, todo el esfuerzo que se establezca realizar con el uso de la información debe apoyar esta estrategia; por ello, es necesario establecer la contribución que estas soluciones brindan a las proyecciones del negocio. Considere el siguiente caso: una empresa comercializadora tenía presencia en cinco países del mundo en el año 2001, ese año se anunció que en los próximos la empresa pretendía está en quince países (hoy ya están en diesiséis). Esta decisión estratégica debe ser escuchada por los responsables de las soluciones de Business Intelligence, quienes, luego de un análisis de esta proyección estratégica, deben proponer alternativas para el acompañamiento de este crecimiento. Es decir, se busca dar la mejor contribución, desde nuestro frente hacia la estrategia de la organización.

Identificar áreas de oportunidad

En toda organización se deben identificar las áreas clave en las cuales definiremos nuestras iniciativas, así como el orden de atención de las mismas. Por ejemplo, en una empresa del rubro de cosméticos, el área de mayor necesidad por donde comenzar podría ser la de Marketing y en orden de atención le pueden seguir Ventas y Finanzas; por otro lado, en una empresa del rubro textil, el área de mayor preponderancia sería Producción (con énfasis en los costos) y le seguirían Ventas y Logística. Así, cada negocio deberá realizar este ejercicio de identificar sus áreas de oportunidad y luego definir, de acuerdo con el mayor peso de necesidad para el negocio, el orden de atención.

No solo se trata de conocer y darles un orden a las implementaciones, sino que esto debe ayudar a prepararnos tecnológica y funcionalmente para el cambio. Por el lado tecnológico, identificar la información más relevante a tener en cuenta y en qué fuentes de información se encuentran, a fin de plantearse una arquitectura que considere toda la información clave para las áreas identificadas. Por el lado funcional, debemos tener presente que este tipo de soluciones es un cambio en la manera de trabajar, porque propone un escenario totalmente dinámico para trabajar con la información del negocio; esto debe ser coordinado con los diversos usuarios para unificar criterios e identificar a los que ejercerán el liderazgo en sus áreas correspondientes.

Finalmente, es muy importante mencionar que realizar un diseño técnico pensando en las áreas de oportunidad identificadas resulta a la larga de menor inversión que trabajar las soluciones totalmente en orden escalonado.

Cierta vez una empresa del sector Seguros nos convocó para el desarrollo de una solución de Business Intelligence para el área comercial, ese era el ámbito de acción del proyecto. Sin embargo, luego de realizar un análisis preliminar de las necesidades de información para la gestión en la empresa, aparecieron cuatro áreas más que tenían un alto grado de interrelación de información con la primera. Nuestra propuesta, luego de este análisis, fue realizar un desarrollo global que considere las cinco áreas, utilizando implementaciones escalonadas de acuerdo con una priorización de dichas áreas.

La empresa se convenció de los beneficios que lograría con esta estrategia a seguir, y aceptó finalmente esta propuesta, que a la postre implicó un gasto menor que si se hubieran realizado cinco implementaciones separadas en distintos momentos, para cada una de las áreas.

Es de vital importancia la identificación de las áreas de oportunidad, así como la estrategia a seguir para consolidar las iniciativas de Business Intelligence planteadas.

Cultura de uso de información (Organización para el cambio)

Toda vez que implementar soluciones de Business Intelligence llevará un cambio en la forma de trabajo en una organización (en este caso para el análisis de información), es necesario considerar en esta etapa los aspectos organizacionales necesarios para realizarlo en forma exitosa.

• Homogenizar expectativas de los usuarios. Un factor de suma importancia es trabajar las expectativas de los usuarios, de tal forma que tengan una idea homogénea de los beneficios que les traerá a su gestión este tipo de soluciones. Considerar aquí...

Índice

• Portada
• Portadilla
• Derechos de autor
• Contenido
• Sobre el autor
• Prólogo
• Introducción
• Primera parte. Business Intelligence como propuesta de valor en las organizaciones
• Segunda parte. Metodología de implementación de Business Intelligence
• Tercera parte Consideraciones para implementar exitosamente Business Intelligence
• Epílogo
• Glosario
• Bibliografía