Su inteligencia administrativa vía internet.

Jaime Fernando Rodríguez Rocha

• Editorial: Politécnico Grancolombiano
• Año: 2010
• ISBN:
  9789588085951
• Categoría: Commerce
• Categoría: Commerce Général

En el siglo de la información es fundamental entender lo que ésta representa en múltiples escenarios y para muchas personas; en el ámbito empresarial esto es especialmente significativo, pues aquí se utiliza la tecnología como elemento fundamental en el progreso y desarrollo de las organizaciones de cualquier tamaño.En este libro se presenta de una manera sencilla y clara los conceptos administrativos y contables, vistos desde la perspectiva de la tecnología y el uso de Internet, claves para el funcionamiento organizado y detallado de cada una de las actividades de la empresa, que requiere tener a tiempo los datos necesarios para el buen desempeño de la organización y para poner a punto su competitividad frente al medio que las rodea.El proceso contable, administrativo y financiero en cualquier sector permite no sólo responder a los requerimientos estatales y legales, sino que es fundamental para que las empresas conozcan su situación real y cuenten con información confiable para la toma de decisiones, lo cual se logra con la buena aplicación de la tecnología y el despliegue de su potencial en el manejo estructurado de los datos.

Todos tenemos a diario la necesidad de llevar cuentas, administrar nuestro negocio y, desde luego, el dinero involucrado mediante una serie de documentos que suministran información y que se generan en el transcurso de las operaciones comerciales diarias. Al elaborar los documentos, estos reflejan o muestran lo que ha ocurrido en el negocio, para que, de esta forma, la información sea clasificada y codificada, cumpliendo con las normas legales y fiscales, para producir una serie de reportes periódicos. Esta labor puede ser efectuada por los interesados o, en su defecto, si requieren de un profesional que maneje, elabore y valide con su firma los informes, la aplicación permite entregar la información al contador, quien la clasificará y codificará, cumpliendo con las normas legales y fiscales, para producir una serie de informes contables periódicos.

AdMoney es un sistema que le permite al cliente elaborar y almacenar documentos e información general y contable (recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas comerciales etc.) para luego, si lo desea o requiere, enviarlos al contador vía Internet. Su contador los recibirá, con esta información generará los informes contables que el cliente requiera y se los retornará por la misma vía, de una manera segura, rápida, oportuna y eficiente.

Admoney es una aplicación que permite aprovechar al máximo la red mundial Internet para el transporte rápido, oportuno y seguro de datos contables (facturas comerciales, recibos de caja, comprobantes de egreso etc.) e informes contables (balance general, estado de pérdidas y ganancias etc.), sin exponer los documentos físicos originales a daños o extravíos en el traslado de los mismos.

Se presenta en forma sencilla pero completa, de tal manera que sea suficiente para la práctica real en el campo de los negocios.

Cualquier persona con una capacitación básica y elemental podrá elaborar sus documentos y administrar diariamente su negocio.

Si tiene un contador podrá enviarle la información vía Internet, para que éste le devuelva por la misma vía los informes periódicos que acuerden.

La aplicación permite continuar con su actual contador, o si no lo desea, o no tiene y lo requiere, le será presentado uno de los contadores adscritos al Centro de inteligencia de negocios.

Menú de documentos: En este menú desplegable se encuentran diferentes ítems que permiten la creación y registro de documentos. Por medio de este menú es posible:

Toda la información del negocio se maneja a través de documentos que indican las operaciones efectuadas. Es así como, en general, cualquier empresa de bienes o servicios maneja un modelo administrativo similar a través de estos documentos:

PROCESO DE COMPRA

PROCESO DE VENTA

Asimismo, toda empresa de bienes y/o servicios tiene un esquema básico y general de operatividad, consistente en áreas destinadas a cumplir con funciones especializadas de la empresa, así:

Todas ellas se encuentran interrelacionadas en una gestión única, cual es la de proveer un producto o servicio para un mercado.

Para dejar historia de lo ejecutado, planear el futuro y poder manejar y controlar cada uno de los detalles de estas tres áreas, se deja constancia de ello en documentos, que generalmente son los mismos que utiliza cualquier empresa o negocio, y los cuales maneja Admoney de una manera simple, económica y eficiente a través de los mencionados menús de la aplicación. Estos son:

Esta ventana permite el registro de la factura cambiaria de compra-venta o factura comercial y es activada desde el Menú de documentos de la aplicación.

En la parte superior se encuentra el número del documento en color rojo. Este número es generado automáticamente dependiendo de cómo se haya configurado en la ventana para la definición de la numeración.

La fecha de elaboración de la factura es tomada directamente del sistema y la de vencimiento, si es diferente a la de elaboración, deberá ser modificada.

Los datos del comprador deberán ser colocados en su totalidad, siendo algunos obligatorios (nombres y CC o NIT) y otros no.

Los datos del vendedor, así como su código, no son obligatorios, pero pueden ayudar para controlar a los mismos, hacer seguimiento a las ventas etc.

Para agregar o modificar los detalles de la factura se deben oprimir los botones ubicados debajo del cuadro de detalles, con lo cual aparecerá una ventana que le permitirá modificar todos los detalles de la factura.

■ DETALLE DE LA FACTURA DE COMPRA-VENTA

Esta ventana aparece al oprimir los botones para agregar o modificar detalles en la factura. Por medio de esta ventana usted podrá consultar, agregar, modificar o eliminar los detalles de la factura.

Cuando esta ventana aparece por la opción modificar detalles, mostrará la información del primer detalle de la factura como se observa en el ejemplo. Si se desea se pueden ver los datos de los demás detalles por medio de los botones azules de flechas de la parte inferior o por medio de las teclas "Página arriba" o "Página abajo".

Para agregar un detalle a la factura, debe ubicar el detalle anterior de donde desea que sea creado el nuevo; por ejemplo, si desea crear un detalle delante del detalle 5, debe ubicarse en este último (el 5). Después de localizar donde desea que sea insertado el detalle, debe oprimir el botón Nuevo, posteriormente debe completar todos los datos solicitados del artículo (referencia, descripción, cantidad que se vende, valor unitario y porcentaje de IVA). Por último, debe oprimir el botón "Agregar" para registrar del todo el detalle.

Para realizar alguna modificación en algún detalle, simplemente debe ubicarse en éste con los botones de flechas, cambiar el dato que desee y oprimir el botón "Actualizar'.

Para eliminar un detalle debe ubicarse en el detalle a borrar y oprimir el botón "Eliminar"

Cada vez que se agreguen, modifiquen o eliminen detalles de la factura, los valores totales se actualizarán automáticamente.

Se podrán efectuar descuentos, indicando el porcentaje del mismo (%) o el valor, y el programa recalculará el IVA, así como el valor total de la factura.

Se debe efectuar un recibo de caja, a fin de indicar la forma de pago y el destino de los fondos recibidos por la cancelación de la factura. Si el pago de la misma se realiza a través de diferentes formas, se deben crear los recibos de caja necesarios según estas formas de pago utilizadas, con los valores de cada una.

Después de haber elaborado y registrado correctamente el (los) recibo (s) de caja, debe oprimir el botón Registrar, e inmediatamente aparecerá una ventana que le confirmará si usted desea registrar la factura.

■ REGISTRO E IMPRESIÓN DE LA FACTURA DE COMPRA-VENTA

Esta ventana aparecerá cuando oprima el botón Registrar en la factura.

Por medio de esta ventana usted podrá definir el número de copias que desea imprimir (o si no desea imprimir ninguna), a la vez que podrá confirmar el registro de la factura con el botón Registrar e imprimir.

Las impresiones serán enviadas a la impresora establecida por defecto en el sistema.

Esta ventana permite el registro del comprobante de egreso y se activa desde el Menú documentos de la aplicación.

En la parte superior se encuentra el número del documento; este puede ser modificado solo para aumentarlo pero no para di...

Índice

• Portada
• Créditos
• Portadilla
• Reconocimientos
• Prólogo
• Presentación
• Introducción
• Objetivo de la obra
• Capítulo1
• Capítulo 2
• Capítulo 3
• Capítulo 4
• Capítulo 5
• Capítulo 6
• Capítulo 7
• Capítulo 8
• Capítulo 9
• Capítulo 10
• Capítulo 11
• Capítulo 12