Project management

Un enfoque de liderazgo y ejecución de proyectos en la empresa

David Brojt

• Editorial: Granica
• Año: 2019
• ISBN:
  9789506416546
• Categoría: Business
• Categoría: Project Management

Project management, escrito a partir de la experiencia de su autor, presenta un enfoque pragmático que permite liderar proyectos con éxito. Convertir ideas en realidades, más allá de la naturaleza del proyecto, es el desafío que debe enfrentar quien ha recibido la responsabilidad de su liderazgo y para ello es necesario que pueda entender a priori la problemática de los proyectos en el entorno corporativo y disponer de metodologías y herramientas efectivas para su diseño y ejecución. A través de los distintos capítulos se desarrollan integralmente las actividades del ciclo de vida de un proyecto con un estilo claro y acompañadas con ejemplos que ilustran los distintos conceptos.

Capítulo III

El primer producto: la definición del proyecto

Tema del capítulo:

La aprobación del proyecto por los sponsors.

EL SPONSOR HA ESCUCHADO atentamente la propuesta del gerente de proyecto. Ha entendido, a través de los argumentos, la importancia de elaborar una definición que dé respuesta a preguntas clave asociadas a la formulación y ejecución del proyecto. Comparte con el gerente la necesidad de que desde el comienzo mismo haya claridad y consenso respecto de todos los temas. De modo que, habiéndose puesto de acuerdo con respecto a los recursos requeridos para trabajar en la Definición del proyecto (en el caso de que fuese necesario), le da su aprobación para seguir adelante.

¡Un gran logro! El gerente de proyecto ha sido capaz de demostrar la importancia de este paso previo. Ha actuado proactivamente y, por lo tanto, está conduciendo el proceso de una forma profesional y que, sin lugar a dudas, será efectiva.

Entonces... a trabajar en el primer producto.

El contenido de una Definición de Proyecto

La Definición de Proyecto, en su versión ejecutiva, es un documento que no debiera tener más de 10 o 15 transparencias y que, como hemos señalado, servirá para obtener la apro- bación del diseño, de la forma de trabajar, de los plazos y de los presupuestos.

¿Cuánto tiempo demanda elaborar este documento? La respuesta varía mucho según cada proyecto, y tiene que ver con las dificultades de éste. Lo usual, en los casos de proyectos no muy complejos, es un período de 4 a 6 semanas.

En proyectos de mucha complejidad, cuando la definición constituye un proyecto en sí mismo, este plazo se puede extender hasta 12 o 16 semanas. Es un proyecto en sí mismo cuando no requiere sólo el trabajo del gerente con algún colaborador y algún experto externo, sino la institución de una infraestructura y un equipo equivalentes a los que demanda un proyecto de complejidad promedio en su fase de construcción e implementación.

Más allá de su complejidad y tiempos de realización, su contenido en términos generales siempre es similar.

Los puntos relevantes son los siguientes:

• Objetivos • Alcance y supuestos • Propuesta de cambio - Modelo conceptual • Metodología • Organigrama • Cronograma • Identificación de riesgos • Justificación económica • Acciones de rápida implementación

Objetivos

El primer punto a consignar son los objetivos del proyecto. Estos deben ser concretos, sin ambigüedades, y en lo posible referirse tanto a los aspectos cuantitativos como a los cualitativos. La descripción de los objetivos permite establecer qué resultados se pretenden alcanzar con el proyecto.

Para ejemplificar la presentación de los objetivos, supongamos que el proyecto consiste en llevar adelante la unificación de los sectores corporativos (áreas de Administración, RRHH y Sistemas) por parte de una compañía presente en varios países de determinada región, es decir, un típico caso de shared services o servicios compartidos.

Sus objetivos podrían ser:

• Reducir los costos de operación en un 35%.

• Simplificar las estructuras, y estandarizar e integrar los procesos en la región.

• Mejorar el nivel de servicios a las unidades de negocios de la compañía que operan en la región.

• Establecer las bases para la creación de una unidad independiente que en el futuro pueda prestar servicios a terceros, y en consecuencia autofinanciarse, solventando sus costos de operación.

Gráfico I. Ejemplo de objetivos en una Definición de Proyecto de servicios compartidos.

Veamos otro ejemplo. Supongamos que el área de RRHH de una empresa con fuerte crecimiento decide llevar adelante un proyecto de cambio, de modo que su arquitectura organizativa, y los procesos y recursos tecnológicos involucrados se alineen con la demanda de servicio de las distintas áreas comerciales de la compañía.

La descripción de objetivos sería, en ese caso, como sigue.

Implementar un nuevo modelo operativo en el área de RRHH que permita:

• Aplicar u...