TIC para las PYMES

IDC España

• Editorial: LID Editorial
• Año: 2007
• ISBN:
  9788483563458
• Categoría: Negocios y empresa
• Categoría: Industria informática

El empresario pyme está o quiere estar mejor informado. Se ha terminado la situación de cierto deslumbramiento por parte del empresario hacia las tecnologías y el acercamiento a éstas por moda o influido por campañas publicitarias, y ahora busca aplicaciones y tecnologías adecuadas a su negocio, rentables, útiles y a un precio razonable. Este libro es un elemento básico para extender y mostrar las tecnologías disponibles al empresario pyme: el carácter divulgador del estudio aporta mayores elementos de juicio en su decisión de inversión en tecnologías y le descubre distintas soluciones y aplicaciones adecuadas a sus necesidades.

Tercera parte
Medios e infraestructuras necesarias

En esta tercera parte del libro queremos dar respuesta a las cuestiones del directivo relativas a las infraestructuras y otras cuestiones de relevancia fuera del marco de las aplicaciones de negocio:

1. Las cuestiones referentes a las aplicaciones genéricas básicas.

2. Las cuestiones referentes a las infraestructuras básicas: soportes físicos y comunicaciones.

3. Las cuestiones referentes a las tecnologías de la Red.

4. Las cuestiones referentes a las tecnologías de movilidad.

5. Las cuestiones referentes a las tecnologías de seguridad.

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Aplicaciones genéricas básicas

En los capítulos anteriores hemos hablado de aplicaciones de negocio, refiriéndonos a ellas como aplicaciones enfocadas en dar soporte a los procesos de negocio que se desarrollan en la empresa. Ahora esta parte del libro comienza por las otras aplicaciones que no fueron tratadas en la segunda parte: las aplicaciones genéricas básicas, aquellas enfocadas en facilitar la realización de tareas cotidianas genéricas sin que exista ningún vínculo específico con el negocio de la empresa. Tras introducir el concepto en cuestión, dedicaremos este capítulo a describir las principales clases de estas aplicaciones y presentar los aspectos más relevantes a considerar en la toma de decisión.

Para entender a qué nos estamos refiriendo con el término aplicaciones genéricas básicas hemos querido profundizar en el concepto de aplicaciones informáticas y emplear un marco de referencia que abarca el conjunto de posibles tipos de programas. Dicho marco conceptual, representado de modo esquemático en el cuadro 7.1, agrupa los distintos tipos de programas informáticos en dos clases: programas de sistema y aplicaciones.

Cuadro 7.1. Programas de sistema y aplicaciones.

Cuando hablamos de los primeros, el programa de sistema, nos referimos al programa que tiene por objeto asegurar el correcto funcionamiento de los ordenadores y dispositivos, gestionar los recursos de modo eficiente, facilitar el manejo del sistema por el usuario y permitir el desarrollo de nuevas aplicaciones.

A su vez, el programa de sistema puede ser de tres tipos. En primer lugar, el sistema operativo es el programa básico que controla y administra todos los recursos y señales del sistema, siendo absolutamente necesario para que el ordenador pueda funcionar.

En segundo lugar, las herramientas del sistema son pequeños programas que ayudan al sistema operativo en su funcionamiento y aportan funcionalidades adicionales. Por último los lenguajes de programación son aplicaciones que permiten crear comandos de usuario y traducirlos en secuencias lógicas de procesamiento para el ordenador, y por tanto generar aplicaciones de utilidad para el usuario. A modo de ejemplo ilustrativo, en un ordenador personal con Windows instalado, Windows sería el sistema operativo, los controladores de impresora serían herramientas del sistema y los programas que el programador emplea para crear aplicaciones de usuario en Visual Basic o SQL serían lenguajes de programación.

Si empleáramos una analogía en la que los sistemas estuvieran compuestos a modo de estructura de tres capas, la primera capa sería la de los soportes físicos, la capa física dónde únicamente se ven cables y circuitos a través de los cuales se transmiten señales electrónicas de ceros y unos (bits) en secuencias ordenadas; la segunda capa sería la capa del programa del sistema, un nivel lógico en el que se traduce lo que el usuario le pide al sistema en lo que el ordenador únicamente entiende, su propio lenguaje máquina, y se asegura un correcto funcionamiento de los componentes; por último, la tercera capa sería la de las aplicaciones, en la que el usuario puede realizar tareas de múltiples naturalezas siguiendo las reglas establecidas por las distintas aplicaciones destinadas a tal efecto.

A la luz de lo expuesto en el párrafo anterior, cuando hablamos del segundo tipo de programas, las aplicaciones, nos referimos a todos aquellos programas que sirven como aplicación y/o utilidad al usuario final para ayudarle a realizar tareas en su trabajo cotidiano.

Obviamente, dadas las infinitas posibilidades de tipo de tarea para los distintos perfiles de trabajador, las aplicaciones contemplan un abanico enorme de posibles aplicaciones. En nuestro caso, hemos querido dividir las aplicaciones posibles en dos tipos de aplicaciones: aplicaciones genéricas básicas y aplicaciones de negocio. Las últimas, las aplicaciones de negocio, son a las que hemos dedicado la primera parte del libro y, como su propio nombre indica, son aplicaciones vinculadas a realizar una misión concreta en el desarrollo de los procesos de negocio de cada empresa. A su vez, como ya hemos comentado en capítulos anteriores, las aplicaciones de negocio pueden ser estándar o a medida. Las aplicaciones de negocio estándar son aquellas aplicaciones comerciales que necesitan escasa personalización para ser aplicadas en un negocio.

Es decir, basta con definir los parámetros del negocio para que funcionen correctamente, y en muchos casos el propio personal de la empresa es autosuficiente para instalar la aplicación y mantenerla. Por el contrario, las aplicaciones de negocio a medida, son aquellas que se programan ex profeso para un negocio concreto o bien requieren una calibración muy fina y personalizada de los parámetros de negocio que es necesario definir en la propia aplicación comercial. La frontera entre ambos tipos de aplicación de negocio no siempre es clara, y en muchos casos lo que en un principio iba a ser una aplicación de negocio estándar de rápida implantación acaba convirtiéndose en una auténtica aplicación a medida con eterno proceso de implantación.

Por último, las aplicaciones genéricas básicas, a las cuales dedicamos este breve capítulo, son aquellas que carecen de vínculo específico con los procesos de negocio. Su misión es simplemente ayudar al trabajador a realizar tareas genéricas de su día a día, como la redacción de documentos, la realización de análisis numéricos, el almacenamiento de información, entre otros. La palabra básicas se refiere a que estas aplicaciones, por ser de naturaleza genérica para dar cobertura a múltiples perfiles de empleado en múltiples circunstancias, están concebidas como herramientas de soporte en tareas esenciales, estandarizadas, repetitivas y/o específicas de la persona que, en el contexto de los procesos de negocio, constituyen normalmente tareas o subtareas de carácter básico. Es importante destacar que el carácter básico de estas aplicaciones no implica un potencial reducido para desarrollar tareas complejas. Por ejemplo, una hoja de cálculo, aun tratándose de una aplicación básica (como se verá en el apartado siguiente), puede llegar a realizar un análisis muy complejo de control financiero en una empresa. Un término comúnmente empleado para referirse a estas aplicaciones es el de aplicaciones de ofimática u ofimática a secas, por tratarse de aplicaciones para gestionar las tareas estándar de oficina.

Otro aspecto a destacar de las aplicaciones genéricas básicas es su capacidad de convertirse en aplicaciones de negocio. Su carácter genérico hace que normalmente estén concebidas de modo flexible, permitiendo al usuario realizar a su gusto un sinfín de tareas, en muchos casos incorporando la opción de programar comandos específicos de usuario (p. ej., la programación con macros [pequeños programas con secuencias de comandos normalizadas] en Microsoft Office). Esta flexibilidad y adaptabilidad permite al usuario emplear las aplicaciones genéricas básicas como herramientas principales y/o únicas para soportar los procesos de negocio. Pongamos un ejemplo para ilustrar este caso: una hoja de cálculo es una aplicación genérica básica según sale de fábrica. Sin embargo, si el usuario emplea la hoja de cálculo para elaborar una aplicación en la que de modo continuado registra entradas y salidas de su almacén y genera reportes de estado de stock, hojas de pedido de mercancía y facturas a cliente, en esencia lo que está haciendo es emplear la hoja de cálculo para gestionar y ejecutar los procesos de negocio.

1. Tipos de aplicaciones genéricas básicas

A continuación se describen las principales aplicaciones genéricas básicas que se pueden encontrar en el mercado, sin ser excesivamente ambiciosos en la cobertura de sus funcionalidades y modo de funcionamiento.

1.1. Escribir documentos

Los procesadores de texto son aplicaciones que permiten redactar documentos (cartas, informes, memorandos, manuales, etc). Sus predecesores fueron las máquinas de escribir, y en esencia su función es parecida, pero con mas capacidades añadidas (la posibilidad de corregir errores, el almacenamiento y transmisión electrónica, el manejo de imágenes, etc.).

En términos estrictos, los procesadores de texto son una aplicación más entre las distintas aplicaciones que pueden ser empleadas para redactar documentos. En concreto se pueden utilizar cuatro tipos de aplicaciones a la hora de escribir documentos: los editores de texto, los procesadores de texto, las aplicaciones de autoedición y las aplicaciones de presentaciones. Si bien no pueden ser utilizados para escribir documentos, otro quinto tipo de aplicación vinculada también a la elaboración de documentos son los programas de gestión de documentos compactos, empleados para generar documentos compactos a partir de otros documentos con texto e imágenes (p. ej., Adobe Acrobat). A continuación describimos brevemente los tres primeros tipos de aplicación (las aplicaciones de presentación son abordadas en otro apartado):

Editores de texto

Los editores de texto permiten escribir líneas básicas de texto con apenas flexibilidad para dotar de formato al texto. Son aplicaciones sencillas que comúnmente se emplean para generar ficheros de texto plano usadas por otras aplicaciones o registrar información simple (p. ej., registro de estado del sistema). Los editores de texto disponibles son múltiples y todos los sistemas operativos cuentan con el suyo. El lector seguramente estará familiarizado con la aplicación Bloc de notas incluida en el sistema operativo Windows.

Procesadores de texto

El procesador de texto es una herramienta indispensable en el día a día de las empresas actuales, igual que en su tiempo lo fueron las máquinas de escribir. En esencia, se trata de aplicaciones que permiten introducir, manipular, almacenar e imprimir texto. Las funcionalidades características de un procesador de texto son la configuración de página (márgenes, tamaño de papel, etc.), la edición de texto (cambiar palabras, borrar, copiar, etc.), la modificación del formato de texto (el tipo y estilo de letra, el espaciado y tabulación del párrafo, los colores y líneas, etc.), la inserción de figuras y tablas entre el texto, la inserción de notas y numeración de página, la elaboración de índices, el control de cambios, la corrección ortográfica... Un sinfín de funcionalidades con las que estamos seguros que el lector se encuentra bastante familiarizado.

Hoy en día existe gran diversidad de procesadores de texto, la mayoría con versiones disponibles para los distintos sistemas operativos.

Algunos de ellos son distribuidos de forma gratuita (p. ej., Writely, LyX) si bien la gran mayoría se comercializan como paquetes de programas. Entre los más conocidos hoy en día en el mundo empresarial se encuentran Microsoft Word, Corel WordPerfect y Lotus Word Pro, siendo el primero de ellos el que más se utiliza con mucha diferencia.

Programas de autoedición

Los programas de autoedición, también denominados programas de maquetación, se emplean para elaborar documentos sofisticados en similitud a los documentos de imprenta (libros, revistas, manuales, periódicos, etc.). Estos documentos contienen además de texto gran cantidad de gráficos y fotografías y es muy importante poder ajustar el texto con flexibilidad en columnas y espacios entre gráficos. Obviamente su precio es más elevado que el de los procesadores de texto y su uso suele estar restringido al círculo de profesionales de los medios de comunicación y las artes gráficas. Para estos sectores, estas aplicaciones más allá de los sistemas TIC representan auténticas herramientas de producción.

Las aplicaciones más conocidas son Adobe PageMaker y FrameMaker, QuarkXPress, Corel Ventura, Microsoft Publisher, etc.

1.2. Organizadores de información personal

El término empleado para estas aplicaciones es el de sistemas de información personal [Personal Information System, PIM] y hace referencia a aplicaciones que facilitan el registro, la búsqueda y la gestión de información de carácter personal en el contexto de empresa. En esencia, hacen las funciones típicas de la agenda tradicional pero de modo electrónico. Las funcionalidades que abarcan incluye: libro de direcciones y contactos, agenda con indicación de citas, eventos y fechas señaladas (p. ej., cumpleaños y aniversarios), libro de notas personales, lista de tareas, gestión del correo electrónico, cuenta de gastos personales, etc. Con el desarrollo de Internet y la aparición de las agendas electrónicas [Personal Digital Assistant, PDAs] estas aplicaciones han proliferado significativamente y aumentado su difusión (ver capítulo 10 sobre la movilidad en las TIC).

Hoy por hoy, la aplicación de correo electrónico probablemente sea la aplicación genérica más importante para un empleado a la hora de desarrollar su trabajo, puesto que gran parte de la comunicación intra e interempresa se realiza por medio del correo electrónico.

Las distintas aplicaciones PIM que se encuentran en el mercado ofrecen funcionalidades muy similares y están ligadas al tipo de sistema operativo. Las aplicaciones más famosas son las que corren en Windows:

Microsoft Outlook y Lotus Notes. Para Windows también existen otras aplicaciones que se sitúan en la frontera entre los CRM y los PIM, como ACT! o Goldmine. En Macintosh las aplicaciones principales son Microsoft Entourage y OD4Contact. En Linux son Kontact y Novell Evolution, y por último existen otras versiones de código abierto que son independientes de la plataforma como Chandler, asociada al proye...

Índice

• Prólogo
• Introducción
• Primera parte El contexto de las TIC en las pymes
• Segunda parte Aplicaciones de negocio
• Tercera parte Medios e infraestructuras necesarias
• Cuarta parte Gestión de la tecnología
• Glosario