TEIL V
Steuerliche Sonderfragen
IN DIESEM TEIL ERFAHREN SIE âŠ
wie der GeschÀftswagen besteuert wird.
wie Sie Ihr Arbeitszimmer steuerlich geltend machen.
alles ĂŒber Bewirtungskosten, Geschenke und Reisekosten.
Wissenswertes ĂŒber Personalkosten und steuerfreie Gehaltsextras
wie Sie sich mit Eigenbelegen den Betriebsausgabenabzug sichern.
wann Sie den alten Steuerkram in die Tonne geben können (Aufbewahrungspflicht).
wie Sie sich gegen das Finanzamt wehren.
was Sie tun, wenn der BetriebsprĂŒfer klingelt.
GeschÀftswagen sponsored by Finanzamt?
Deutschland, Autoland. Die Deutschen lieben Autos. Und so weckt auch kaum ein anderes Steuerthema so viel Aufmerksamkeit bei Unternehmern wie die GeschÀftswagenbesteuerung. Eine schöne Vorstellung: einen flotten Flitzer fahren, Kunden und GeschÀftspartner mit der neuen Kutsche beeindrucken und das Beste: Alles sponsored by Finanzamt?
Wer einen Pkw betrieblich und privat nutzt, kann Steuer sparen â aber auch schnell vom Finanzamt ausgebremst werden. Die weitverbreitete Meinung, dass Unternehmer sĂ€mtliche Kosten ihres GeschĂ€ftswagens von der Steuer absetzen können, ist nur die halbe Wahrheit. Richtig ist, dass das Finanzamt sich an den Kosten beteiligt. Aber der Fiskus finanziert nicht Ihr PrivatvergnĂŒgen, nur die Kosten fĂŒr den betrieblichen Nutzungsanteil des Kfz sind steuerlich absetzbar.
Die Kfz-Besteuerung ist verzwickt, mit lĂ€stigen Aufzeichnungspflichten verbunden und stetiger Zankapfel zwischen Steuerpflichtigen und Finanzbehörden. Das Finanzamt kennt verschiedene Besteuerungsmethoden, wobei Sie nicht immer frei nach Lust und Laune wĂ€hlen können. Ausgangspunkt fĂŒr die steuerliche Behandlung ist die Frage, ob Sie sich mit einem Privatwagen oder Firmenwagen geschĂ€ftlich fortbewegen.
Betriebs- oder Privat-Pkw?
Von einem Betriebs-Pkw oder GeschÀftswagen spricht man, wenn der Pkw zum Betriebsvermögen des Steuerpflichtigen gehört. Die Zuordnung zum Privatvermögen oder Betriebsvermögen hÀngt vom Umfang der betrieblichen Nutzung des Pkw ab, also vom VerhÀltnis der betrieblichen gefahrenen Kilometer zu den Gesamtkilometern. Zu der betrieblichen Nutzung zÀhlen auch die Fahrten zwischen Wohnung und BetriebsstÀtte.
Und so sind die Regeln: Nutzen Sie Ihren Pkw zu mehr als 50 % geschÀftlich, dann ist Ihr fahrbarer Untersatz zwingend Betriebsvermögen. Liegt die betriebliche Nutzung unter 10 %, ist immer Privatvermögen anzunehmen. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % können Sie entscheiden, ob Sie das Fahrzeug als Betriebsvermögen oder Privatvermögen behandeln (Wahlrecht). Das Ganze zusammengefasst:
Betriebliche Nutzung des Pkw |
< 10 % | > 10 % und < 50 % | > 50 % |
Privatvermögen | Privat- oder Betriebsvermögen (Wahlrecht) | Betriebsvermögen |
Apropos âdem Betriebsvermögen zuordnenâ: Das klingt so mystisch. Bedeutet aber nichts anderes, als dass Sie die Kosten fĂŒr Ihren Wagen in Ihren âBĂŒchernâ bzw. in Ihrer Einnahmen-Ăberschuss-Rechnung ansetzen, wenn er zum Betriebsvermögen gehören soll. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Ihren Firmenwagen mit Eigenkapital gekauft, finanziert, geleast oder aus dem Privatvermögen eingelegt haben. Zu den Fahrzeugkosten gehören Abschreibungen auf den Kaufpreis oder Leasingraten, falls Ihr Wagen geleast ist, Finanzierungszinsen, Spritkosten, Kfz-Steuer und Versicherung, Reparaturen, Wagenpflege u. a.
Privatwagen ins Betriebsvermögen einlegen: Nicht unĂŒblich bei ExistenzgrĂŒndern ist, dass der privat angeschaffte Pkw ins Betriebsvermögen eingelegt wird. Der Wagen ist dann mit dem aktuellen Marktwert in den BĂŒchern anzusetzen und abzuschreiben. Sofern Sie Ihr Fahrzeug innerhalb von drei Jahren vor der Einlage gekauft haben, ermittelt sich der Marktwert aus dem Kaufpreis abzĂŒglich der bis dato rechnerisch angefallenen Abschreibungen. Sind seit der privaten Anschaffung mehr als drei Jahre verstrichen, ist der Marktwert realistisch zu schĂ€tzen. HierfĂŒr können Sie sich beispielsweise an den aktuellen Werten aus der Schwacke-Liste orientieren oder Sie lassen den Preis von einem Kfz-Gutachter schĂ€tzen.
Privatwagen betrieblich nutzen
Gehört Ihr Pkw zum Privatvermögen, sind zuerst einmal alle laufenden Kosten fĂŒr Ihr Fahrzeug wie etwa Benzin, Leasingrate, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung und Co. nicht als Betriebsausgaben abziehbar, sondern Privatsache. Aber: Der Fiskus gewĂ€hrt Ihnen den Steuerabzug fĂŒr die betriebliche Nutzung Ihres Privatwagens ĂŒber eine Kilometerpauschale. Das heiĂt: FĂŒr geschĂ€ftliche Fahrten können Sie dann pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer absetzen â damit sind dann die gesamten Pkw-Kosten steuerlich abgegolten.
Zu den betrieblichen Fahrten zĂ€hlen nicht nur originĂ€re GeschĂ€ftsfahrten wie Kundenbesuche oder Treffen mit GeschĂ€ftspartnern, sondern auch Fahrten zur Postfiliale, zur Bank, zum BĂŒroartikelmarkt. Es können die tatsĂ€chlich gefahrenen Kilometer angesetzt werden, also die Gesamtstrecke der GeschĂ€ftsfahrt mit Hin- und RĂŒckfahrt. Anders bei Fahrten zwischen Wohnung und BetriebsstĂ€tte â hier erlaubt der Fiskus nur, die einfache Strecke abzurechnen.
Ihre betrieblich gefahrenen Kilometer mĂŒssen Sie aufzeichnen, aber kein aufwendiges, echtes Fahrtenbuch fĂŒhren. Eine einfache Aufstellung der betrieblichen Fahrten per Hand oder PC mit den Angaben Datum, Ziel, Anlass der Fahrt sowie Anzahl der gefahrenen Kilometer ist ausreichend. Die Privatfahrten mĂŒssen Sie nicht verzeichnen.
Diese Abrechnungsart lohnt sich vornehmlich dann, wenn Sie weniger oft geschÀftlich unterwegs sind und eher einen Àlteren, weniger kostenintensiven Wagen fahren.
Tipp: Wenn Ihnen die 30-Cent-Pauschale zu niedrig erscheint, können Sie auch die nachgewiesenen tatsĂ€chlichen Kilometerkosten (jĂ€hrliche Pkw-Kosten/Jahresfahrleistung) ansetzen. DafĂŒr mĂŒssen Sie zwar sĂ€mtliche Belege ĂŒber Ihre Pkw-Kosten sammeln und zusammenrechnen, der Aufwand kann sich aber lohnen.
Besteuerung des GeschÀftswagens
Wenn Sie Ihren Wagen dem Betriebsvermögen zuordnen, dann sind zunĂ€chst sĂ€mtliche Kosten fĂŒr Ihr Firmenfahrzeug als ÂBetriebsausgaben abziehbar. Im zweiten Schritt ist dann die Privatnutzung Ihres GeschĂ€ftswagens als Betriebseinnahme zu versteuern. Denn die Fahrt in den Urlaub, zu Verwandten, Freunden oder zum Sportverein ist PrivatvergnĂŒgen und darf nicht Ihre Steuerlast drĂŒcken. Die bloĂe Behauptung, der GeschĂ€ftswagen werde nicht privat genutzt, reicht dem Fiskus nicht aus. Die Beweislast fĂŒr den Umfang der betrieblichen bzw. privaten Nutzung des Firmen-Pkw trifft Sie und ist mit lĂ€stigen Aufzeichnungspflichten verbunden.
Also: Wer den GeschÀftswagen auch privat nutzt, muss diesen Vorteil versteuern.
Um den Vorteil aus der Privatnutzung zu ermitteln, gibt es zwei Methoden:
1 Fahrtenbuchmethode
2 1-%-Methode
Fahrtenbuchmethode
Nach der Fahrtenbuchmethode ermitteln Sie durch das FĂŒhren eines Fahrtenbuchs den genauen Anteil der betrieblich und privat gefahrenen Kilometer. Der Privatanteil ist dann den Gesamtfahrzeugkosten als fiktive Betriebseinnahme gegenzurechnen. Doch Vorsicht: Sie mĂŒssen eine gesunde Portion Disziplin mitbringen, denn schlieĂlich mĂŒssen Sie jede Fahrt aufzeichnen. Ohne Ausnahme ist jeder gefahrene Kilometer chronologisch zu dokumentieren. Und so gehtâs genau: Sie notieren zeitnah und fortlaufend ĂŒber das ganze Jahr in einem gebundenen Buch alle nachstehenden Informationen:
Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt
Reiseziel, Reisezweck und besuchte GeschÀftspartner
Bei Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gelten Aufzeichnungserleichterungen. In diesen FĂ€llen genĂŒgt die Angabe der gefahrenen Kilometer und ein kurzer Vermerk wie âPrivatâ bzw. âBetriebâ.
Ihre Aufzeichnungen mĂŒssen Sie zwingend in einem gebundenen Heft oder Buch fĂŒhren, eine lose Zettelwirtschaft erkennt der Fiskus nicht an. Machen Sie Ihre Eintragungen mit Kugelschreiber, sodass Ănderungen, Streichungen und ErgĂ€nzungen nachvollziehbar sind. Bei elektronischen FahrtenbĂŒchern mĂŒssen nachtrĂ€gliche Ănderungen der aufgezeichneten Daten technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden können. Einfache Excel-Tabellen genĂŒgen dieser Anforderung nicht.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre KilometerstĂ€nde laut Fahrtenbuch mit den tatsĂ€chlichen KilometerstĂ€nden, die sich etwa aus Reparaturrechnungen entnehmen lassen, ĂŒbereinstimmen. Sonst beanstanden eifrige Finanzbeamte die OrdnungsmĂ€Ăigkeit Ihres Fahrtenbuchs und es drohen Steuernachzahlungen! Doch nach stĂ€ndiger Rechtsprechung darf das Finanzamt ein Fahrtenbuch wegen kleinerer MĂ€ngel nicht verwerfen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Also geben Sie nicht vorschnell klein bei!
Ein Beispiel: Ihre jĂ€hrlichen Gesamtfahrzeugkosten (Leasingrate, Benzin, Kfz-Steuer etc.) betragen netto â also ohne Umsatzsteuer â 10.000 âŹ. Nach Ihrem Fahrtenbuch ermitteln Sie einen privaten Nutzungsanteil von 30 %, demnach betrĂ€gt der betriebliche Anteil 70 %. Als Betriebseinnahme aus der Privatnutzung sind 3.000 ⏠zu erfassen, sodass sich unterm Strich nur 7.000 ⏠der Kfz-Kosten Gewinn mindernd auswirken, was genau dem betrieblichen Nutzungsanteil entspricht.
Umsatzsteuerpflicht des privaten Nutzungsanteils: Die Betriebseinnahme aus der Privatnutzung ist umsatzsteuerpflichtig. Der Umsatzsteuer unterliegen jedoch nur diejenigen anteiligen Kosten fĂŒr Privatfahrten, bei denen Sie zuvor auch Vorsteuer abgezogen haben. Kfz-Steuer oder Kfz-Versicherung enthalten zum Beispiel keine Vorsteuer, sodass hier auch fĂŒr den privaten Nutzungsanteil keine Umsatzsteuer anfĂ€llt.
1-%-Methode:
Die 1-%-Methode ist die bequemste Art, die private Nutzung des Firmenwagens zu versteuern. Denn die Privatnutzung wird mit einer Pauschale abgegolten und es muss kein lĂ€stiges Fahrtenbuch gefĂŒhrt werden. Mitunter ist diese Methode aber auch die teuerste.
Und so gehtÂŽs: Im ersten Schritt buchen Sie Ihre sĂ€mtlichen Kfz-Kosten als Betriebsausgaben. Im zweiten Schritt setzen Sie fĂŒr die Privatnutzung pro Monat pauschal 1 % des Bruttolistenneupreises Ihres GeschĂ€ftswagens als fiktive Betriebseinnahme an. Entscheidend fĂŒr die Berechnung ist der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzĂŒglich Sonde...