Resumen del libro "Organízate con eficacia GTD" de David Allen

El arte de la productividad sin estrés

Leader Summaries

• Éditeur: Leader Summaries
• Année: 2016
• ISBN:
  9788418959271
• Sujet: Business
• Sous-sujet: Business Skills

Puede darse la circunstancia de que una persona tenga una cantidad abrumadora de cosas que hacer y que, aun así, funcione de manera productiva con la cabeza despejada y la sensación óptima de controlar tranquilamente lo que está haciendo. Esta es una manera fantástica de vivir y trabajar, en unos niveles elevados de efectividad y eficiencia. En esas ocasiones, lo que estás haciendo es exactamente lo que deberías estar haciendo, teniendo en cuenta todos tus compromisos e intereses.No obstante, en este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos. Casi todas las personas que conozco tienen al menos media docena de cosas que pretenden conseguir y, aunque dispusieran del resto de sus vidas para intentarlo, no serían capaces de terminarlas a la perfección.Estamos muy necesitados de métodos, tecnologías y hábitos laborales nuevos que nos ayuden a controlar nuestro mundo. La buena noticia es que existe una manera de controlarlo todo, seguir relajado y hacer cosas importantes con un mínimo esfuerzo en todo el espectro de tu vida y tu trabajo. Una manera por la que puedes experimentar lo que los expertos en artes marciales llaman una "mente como el agua", y los atletas de alto rendimiento, "la zona".Si estás muy lejos de ese estado y sientes que estás tenso, descentrado, aburrido y atascado, ahí es donde la metodología de Organízate con eficacia tendrá mayor incidencia en tu vida, al enseñarte a recuperar una mente como el agua y hacer que todos tus recursos y facultades funcionen al máximo nivel.Este libro te motivará para que levantes el nivel de exigencia en cuanto al grado de presión que estarás dispuesto a tolerar, sabiendo que dispones de las técnicas para reducirlo.

1- Capturar

Muchas de las cosas que tienes que hacer se están acumulando mientras lees esto. Es probable que estés recibiendo algunos paquetes y cartas en tu trabajo o que varios correos electrónicos o mensajes de voz acaben de entrar en tus dispositivos digitales. Incluso es posible que esta mañana hayas tenido una idea estupenda para mejorar tu trabajo. Todas estas cosas son asuntos que necesitan algún tipo de solución, un ciclo que hay que cerrar o algo que hay que hacer.

Para gestionar este inventario de ciclos abiertos de manera adecuada, tienes que capturarlo en “contenedores” o “marcadores de posición” que guarden los temas en suspenso hasta que tengas un rato para decidir qué son y qué vas a hacer con ellos. En la primera fase del método GTD, Capturar, te aseguras de que todo lo que necesitas esté reunido en otra parte que no sea tu cabeza.

Se pueden utilizar diversos tipos de herramientas, tanto de alta tecnología como de tecnología poco avanzada, para recoger todos tus asuntos pendientes: una bandeja de entrada física, utensilios de anotación en soporte papel, dispositivos de grabación de audio, programas de correo electrónico o mensajería de texto. Sean o no de alta tecnología, todas sirven por igual como bandejas de entrada que capturan información, compromisos e ideas importantes para tu vida laboral o personal.

Cada ciclo abierto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza. Si eres de los que piensan: “Bueno, sé lo que hay en este montón de cosas encima de mi mesa, y ahí es donde quiero dejarlo”, reflexiona un momento y piensa que eso es precisamente lo que no te ha funcionado antes. No he conocido a nadie que siguiera la regla básica de capturar todos sus asuntos abiertos en una bandeja de entrada que al terminar de hacerlo no sintiera un tremendo alivio.

Una vez que estés convencido de haber recopilado todas las cosas físicas de tu entorno que es necesario procesar deberás recopilar el resto de cosas que posiblemente estén ocupando un espacio en tu cabeza. Mi consejo es que escribas cada idea o cada proyecto en hojas por separado. También podrías hacer una lista en una libreta o en alguna aplicación informática, pero dado que después procesarás cada elemento de forma independiente, en realidad es más eficaz hacerlo en hojas separadas.

Muchas personas (incluso las que optan por la alta tecnología), en cuanto se dan cuenta del valor de anotar un sencillo pensamiento en una simple hoja, han terminado por convertirlo en parte de su método de gestión personal continua. Es esencial darles a tus pensamientos potencialmente importantes el mérito que se merecen.

Ten el menor número de lugares de captura. Deberías tener tantas bandejas de entrada como necesites, pero las menos posibles para poder arreglártelas. Necesitarás tener esta actividad de captura a tu disposición en todos los contextos, puesto que las cosas que precisas capturar pueden aparecer prácticamente en cualquier parte. Sin embargo, si tienes demasiadas zonas de recogida, no podrás procesarlas con facilidad ni coherencia.

Aplicar las herramientas y procedimientos estándares para capturar las ideas y las entradas irá adquiriendo paulatinamente más importancia a medida que tu vida y tu trabajo se vayan complicando. Conforme avances en tu carrera profesional, por ejemplo, seguramente advertirás que tus mejores ideas sobre el trabajo no las tendrás en tu despacho. La capacidad para hacer uso de esas ideas con unos buenos dispositivos de recopilación siempre disponibles será clave para que controles tu mundo.

Lo que no debes hacer es dejarte atrapar por las cosas una a una, tratando de decidir esto o aquello. La clarificación (fase 2 del método GTD) requiere una actitud diferente que la captura (fase 1); lo mejor es hacer cada cosa por separado. El objetivo del proceso de captura es el de meter todo en entradas, lo más deprisa posible, de modo que estés debidamente protegido y con “las líneas de combate” dispuestas.

Existen razones m...