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Il mondo non funziona piĂč come una volta
Jeff Johnson era abbastanza sicuro che non sarebbe stata una buona giornata. Il 3 marzo 2010 il Federal Bureau of Investigation chiuse il suo progetto di modernizzazione piĂč grande e ambizioso, quello che avrebbe dovuto prevenire un altro 11 settembre ma che si era trasformato in uno dei piĂč grandi fallimenti software di tutti i tempi. Per piĂč di un decennio lâFBI aveva tentato di aggiornare il suo sistema informatico, e a quanto pareva avrebbe fallito. Ancora. E ora si trattava della sua creatura.
Era arrivato allâFBI sette mesi prima, convinto dal nuovo Chief Information Officer, Chad Fulgham, con cui aveva lavorato in Lehman Brothers. Jeff era Assitant Director della divisione IT Engineering e aveva un ufficio allâultimo piano del J. Edgar Hoover Building a Washington, DC. Era un ufficio grande, aveva persino una vista sul Monumento a Washington. Jeff non aveva idea che sarebbe finito in un cubicolo senza finestre nel seminterrato per la maggior parte dei successivi due anni, tentando di far funzionare qualcosa che tutti affermavano fosse impossibile da aggiustare.
âNon Ăš stata una decisione facileâ afferma. Lui e il suo capo decisero di dichiararsi sconfitti e chiudere un programma che aveva giĂ richiesto quasi un decennio ed era costato centinaia di milioni di dollari. A quel punto, aveva piĂč senso portarlo in casa e farlo da soli. âMa doveva essere fatto e fatto beneâ.
Il progetto riguardava il tanto atteso sistema computerizzato che avrebbe portato lâFBI nellâera attuale. Nel 2010 â al tempo di Facebook, Twitter, Amazon e Google â lâFBI stava ancora archiviando la maggior parte dei suoi rapporti su carta. Il sistema informatico utilizzato era chiamato Automated Case Support e girava su giganteschi computer mainframe che costituivano lo stato dellâarte in qualche momento degli anni Ottanta. Molti agenti speciali non lo usavano neanche: era troppo scomodo e troppo lento in unâepoca di attacchi terroristici e di criminali che si muovevano veloci.
Quando un agente dellâFBI voleva fare qualcosa â ogni cosa in realtĂ â dal pagare un informatore a inseguire un terrorista ad archiviare un rapporto su una rapina in banca, il procedimento non era tanto diverso da quello di trentâanni prima. Johnson lo descrive in questo modo: âDovevate scrivere un documento con un word processor e poi stamparlo in tre copie. Una sarebbe finita nella catena di approvazione; una sarebbe stata archiviata localmente nel caso che le altre andassero perse. Con la terza dovevate prendere una penna rossa â non sto scherzando, una penna rossa â e cerchiare le parole chiave da inserire nel database. Dovevate indicizzare i vostri rapportiâ.
Quando una richiesta veniva approvata, la copia su carta ritornava dai piani alti con sopra un numero. Un numero stampato su un pezzo di carta Ăš il modo in cui lâFBI teneva traccia di tutti i suoi casi. Questo metodo era cosĂŹ antiquato e farraginoso da essere stato incolpato almeno in parte dellâincapacitĂ del Bureau di âunire i puntiniâ che indicavano che vari attivisti di AlQaeda erano entrati nel paese alcune settimane e mesi prima del settembre 2001. Un ufficio sospettava una certa persona. Un altro si domandava come mai cosĂŹ tanti stranieri sospetti stavano prendendo lezioni di volo. Un altro aveva qualcuno su una lista di osservazione ma non lo aveva mai detto a nessun altro. Nessuno nel Bureau aveva messo insieme tutte queste informazioni.
La Commissione sullâ11 settembre aveva indagato attentamente dopo lâattacco e aveva tentato di scoprire le ragioni profonde del perchĂ© era stato consentito che accadesse. Gli analisti, affermĂČ, non avevano potuto accedere alle informazioni che si supponeva dovessero analizzare. âLo stato disastroso del sistema informatico dellâFBIâ recita il rapporto âha comportato che tale accesso dipendesse in gran parte dalle relazioni personali di un analista con i singoli nelle unitĂ operative o nelle squadre dove si trovavano le informazioniâ.
Prima dellâ11 settembre, lâFBI non aveva mai portato a termine una valutazione della minaccia terroristica complessiva nei confronti degli Stati Uniti. Esistevano molte ragioni per questa situazione, che andavano dal focus sugli avanzamenti di carriera alla mancanza di condivisione delle informazioni, tuttavia il rapporto identificĂČ nellâassenza di sofisticazione tecnologica quella che era probabilmente la ragione principale per cui lâFBI aveva fallito in modo cosĂŹ drammatico nei giorni che condussero allâ11 settembre. âIl sistema informatico dellâFBI era deplorevolmente inadeguatoâ conclude il rapporto della Commissione. âLâFBI mancava della capacitĂ di sapere ciĂČ che sapeva: non esisteva un meccanismo efficiente per catturare o condividere la sua conoscenza istituzionaleâ.
Quando i senatori che componevano la Commissione cominciarono a fare domande scomode, in pratica lâFBI rispose: âTranquilli, abbiamo giĂ avviato un piano di modernizzazioneâ. Il piano si chiamava Virtual Case File e si supponeva che avrebbe cambiato tutto. Per trarre il massimo dalla situazione, i funzionari affermarono di aver bisogno solo di altri 70 milioni di dollari in piĂč rispetto ai 100 giĂ a budget per il piano. Se rileggete la stampa del tempo sul VCF, noterete che le parole rivoluzionario e trasformazione si sprecavano.
Tre anni dopo il programma venne chiuso. Non funzionava. Neanche un pochino. LâFBI aveva speso 170 milioni di dollari dei contribuenti per acquistare un sistema informatico che non sarebbe mai stato usato: nĂ© una sola linea di codice, unâapplicazione o un click di mouse. Lâintero piano era un disastro assoluto. E non era come quando IBM o Microsoft commettono un errore: qui, letteralmente, era in gioco la vita della gente. Come disse al Washington Post il senatore del Vermont Patrick Leahy, allora rappresentante Democratico nel Senate Judiciary Committee (una commissione dâinchiesta del Senato degli Stati Uniti, n.d.t.):
Avevamo delle informazioni che avrebbero potuto fermare lâ11 settembre. Câeravamo seduti sopra e non abbiamo fatto nulla⊠Non li ho visti correggere il problema⊠Potremmo arrivare al XXII secolo prima di ottenere la tecnologia del XXI1.
Non vale neanche la pena di dire che le persone che erano nellâFBI quando avvenne il disastro del Virtual Case File non lavorano piĂč lĂŹ.
Nel 2005 lâFBI annunciĂČ un nuovo programma: Sentinel. Questa volta avrebbe funzionato. Stavolta avrebbero messo in opera le salvaguardie appropriate, le procedure di budget giuste, i controlli adeguati. Avevano imparato la lezione. Il prezzo: solo 541 milioni di dollari. E sarebbe stato pienamente operativo a partire dal 2009.
Che cosa poteva andare storto? Nel marzo del 2010 la risposta atterrĂČ sulla scrivania di Jeff Johnson. Lockheed Martin, lâappaltatore incaricato di realizzare il sistema Sentinel, aveva giĂ speso 405 milioni di dollari. Aveva sviluppato solo metĂ del progetto ed era giĂ in ritardo di un anno. Unâanalisi indipendente stimĂČ che per portarlo a termine occorreva un periodo tra sei e otto anni, e i contribuenti avrebbero dovuto sborsare almeno altri 350 milioni.
Il problema di Johnson era trovare una via per aggirare questo ostacolo.
Che cosa era andato storto e come questa situazione venne risolta sono lâargomento di questo libro. Non Ăš che non fossero persone capaci, nĂ© che il Bureau non avesse messo il personale giusto al posto giusto, o non disponesse della tecnologia adeguata. Non era una questione di etica del lavoro o dellâadeguata somministrazione di stimoli competitivi.
Era a causa del modo in cui lavoravano le persone. La maggior parte delle persone. Il modo in cui tutti pensiamo che il lavoro debba essere svolto, perché Ú il modo che ci Ú stato insegnato.
Quando sentite quello che Ăš accaduto, di primo acchito sembra sensato: prima di fare unâofferta per lâappalto, la gente di Lockheed si Ăš seduta a un tavolo, ha analizzato le specifiche, e ha iniziato a pensare a come costruire un sistema che facesse tutte quelle cose. Hanno impiegato un gran numero di persone intelligenti per mesi a immaginare che cosa andava fatto. Poi hanno speso altri mesi a pianificare come farlo. Hanno realizzato dei grafici bellissimi che mostravano tutto quello che andava realizzato e il tempo che occorreva per ciascuna fase. Poi, con unâattenta scelta di colori, hanno collegato ogni fase del progetto a quella successiva, come se fosse una cascata.
Il metodo a cascata
Questo genere di grafici Ăš detto âdiagramma di Ganttâ, dal nome del loro inventore: Henry Gantt. Con lâavvento del personal computer negli anni Ottanta, che ha reso molto facile creare questi grafici complicati â e renderli veramente complessi â sono diventati una vera opera dâarte. Ogni singolo passo del progetto Ăš descritto in dettaglio. Ogni milestone. Ogni data di consegna. Questi grafici sono veramente impressionanti alla vista. Il vero problema Ăš che sono sempre â sempre â sbagliati.
Henry Gantt inventĂČ i suoi famosi diagrammi piĂč o meno nel 1910. Furono usati per la prima volta durante la Grande guerra dal generale William Crozier, che allora dirigeva gli approvvigionamenti per lâesercito americano. Chiunque abbia studiato quel conflitto sa che allora lâefficienza organizzativa non era proprio una caratteristica saliente. Il perchĂ© un artefatto della prima guerra mondiale sia diventato uno strumento fondamentale del project management del XXI secolo resta per me un mistero. Abbiamo abbandonato la guerra di trincea, ma in qualche modo le idee che lâavevano organizzata sono ancora popolari.
Ă proprio una grande tentazione: tutto il lavoro che deve essere fatto in un grande progetto delineato in modo che tutti lo possano vedere. Ho visitato cosĂŹ tante societĂ in cui câerano persone il cui unico lavoro era aggiornare i diagrammi di Gantt ogni giorno. Il guaio Ăš che quando quel piano splendido ed elegante incontra la realtĂ crolla. Invece di cancellare il piano, perĂČ, oppure di cambiare il modo in cui lo immaginano, i manager assumono persone per fare in modo che sembri funzionante. In pratica, pagano delle persone per farsi raccontare bugie.
Questo modello sfortunato riecheggia quei rapporti che il Politburo sovietico riceveva negli anni Ottanta, poco prima del collasso dellâURSS. Un miraggio assoluto. Oggi come allora, i report diventano piĂč importanti della realtĂ che dovrebbero descrivere, e se esiste una discrepanza il problema Ăš la realtĂ , e non i diagrammi.
Quando ero un cadetto di West Point, dormivo nella vecchia stanza di Dwight Eisenhower. Di notte le luci della strada si riflettevano su una targa dorata affissa sulla mensola del camino e qualche volta mi svegliavano. La targa diceva âDwight D. Eisenhower ha dormito quiâ. E io ricordavo che una volta Eisenhower aveva osservato che i piani per il combattimento sono importanti, ma non appena viene sparato il primo colpo si dissolvono in fumo. Perlomeno aveva abbastanza buon senso da non usare un diagramma di Gantt.
Quindi Lockheed presentĂČ allâFBI tutti questi diagrammi carini, e il Bureau firmĂČ. Si puĂČ immaginare che il lavoro fosse cosĂŹ ben pianificato che nulla poteva andare storto. âGuarda, Ăš nel piano: tutto codificato con i colori, i tempi e le barreâ.
Tuttavia, quando Jeff e il suo capo, il CIO Chad Fulgham, analizzarono il piano nella primavera del 2010, lo conoscevano per quello che era, per quello che tutti i diagrammi di questo tipo sono: una pura invenzione. Quando i due uomini iniziarono a esaminare lo stato di realizzazione e le cose che potevano effettivamente essere considerate consegnabili, si resero conto che il problema non poteva essere risolto. I nuovi difetti del software emergevano piĂč velocemente di quanto non venissero risolti quelli vecchi.
Chad disse allâufficio dellâIspettore generale del Dipartimento della giustizia che avrebbero potuto completare il progetto Sentinel riportando in casa lo sviluppo, tagliando il numero degli sviluppatori e che, in questo modo, avrebbero completato la metĂ piĂč difficile del progetto in meno di un quinto del tempo e con meno di un decimo della cifra stanziata. Lo scetticismo presente nei report dellâIspettore generale al governo â che sono giĂ per definizione asciutti â Ăš palpabile. Nel report dellâottobre del 2010, dopo aver delineato quelli che per loro erano i nove punti critici della proposta, i cani da guardia dellâIspettorato generale concludevano: âIn definitiva, nutriamo significative preoccupazioni e interrogativi sulla capacitĂ di questo nuovo approccio di completare il progetto Sentinel restando nel budget, in modo tempestivo e con funzionalitĂ similiâŠâ2.
UN NUOVO MODO DI PENSARE
Il nuovo approccio si chiama Scrum. Lâho creato venti anni fa. Oggi Ăš lâunica via certa per aiutare progetti di questo tipo. Ci sono due modi per fare le cose: il vecchio metodo âa cascataâ che spreca centinaia di milioni e non ottiene nulla, oppure quello nuovo, con il quale, con meno gente e in minor tempo, si possono realizzare piĂč cose di qualitĂ migliore e a costi inferiori. So che sembra troppo bello per essere vero, ma la prova sta nei risultati. Funziona.
Venti anni fa ero disperato. Avevo bisogno di un nuovo modo di pensare al lavoro. Attraverso tonnellate di ricerche e di esperimenti e rianalizzando i dati passati mi sono reso conto che avevamo tutti bisogno di un nuovo modo di organizzare lo sforzo umano. Niente di trascendentale, se ne Ăš giĂ parlato. Esistono studi risalenti alla seconda guerra mondiale che delineano alcuni dei modi migliori con cui lavorano le persone, ma per qualche ragione nessuno ha mai messo insieme i pezzi. Negli ultimi due decenni ho tentato di fare proprio questo, e ora questa metodologia Ăš diventata onnipresente nel primo campo in cui lâho applicata: lo sviluppo del software. In giganti del calibro di Google, Amazon e Salesforce.com, e in piccole start-up di cui non avete ancora sentito parlare, questo framework ha radicalmente cambiato il modo in cui le persone fanno le cose.
Il motivo per cui questo framework funziona Ăš semplice. Ho osservato come le persone lavorano veramente, e non come dicono di lavorare. Ho analizzato le ricerche svolte nel corso dei decenni e le best practice in aziende di tutto il mondo, e ho osservato attentamente i migliori team allâinterno di queste. Che cosa li ha resi superiori? Che cosa li ha resi diversi? PerchĂ© alcuni team raggiungono la grandezza e altri la mediocritĂ ?
Per ragioni che illustrerĂČ nei prossimi capitoli, ho chiamato questo framework per la performance del team âScrumâ (mischia, n.d.t.). Il termine viene dal rugby e si riferisce al modo in c...