E' un manuale molto semplice e intuitivo, ad utilità di imprenditori ed addetti ai servizi economici e finanziari delle aziende, che aiuta a capire la dinamica dei costi all'interno della propria azienda e conseguentemente di dare delle risposte precise a domande precise che lo stesso imprenditore si pone quotidianamente: •Qual è il volume di produzione minimo che l'azienda deve raggiungere per pareggiare almeno i costi generali? •Su quali prodotti l'azienda guadagna e su quali perde? •Quale politica dei prezzi si può adottare per entrare in un nuovo mercato? Ma tante altre domande si pone l'imprenditore alle quali non sa darsi una risposta e soprattutto la domanda principe: Com'è che lavoriamo tanto, produciamo tanto e non riusciamo a vedere realizzato un utile corrispondente? Questo manuale ti aiuterà a trovare le giuste risposte.
Domande frequenti
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1.1 LA PIANIFICAZIONE E IL CONTROLLO PER LA PICCOLA IMPRESA
La pianificazione e il controllo aziendale, sono concetti noti a tutte le aziende e a tutti gli imprenditori però molto spesso non vengono realmente impiegati con efficacia o vengono impiegati solo dalle grandi e medie imprese o addirittura si rivelano essere solo delle astratte teorie lontane dal mondo concreto della produzione.
Fino ad oggi è stata imperante la convinzione che i sistemi di pianificazione e controllo potevano essere utilizzati, per diverse ragioni, solo dalle grandi aziende.
Oggi il mercato presenta però tantissime piccole imprese che pur essendo caratterizzate da una vivacità competitività notevole, nella maggior parte dei casi non applicano alcuno dei sistemi di pianificazione e di controllo gestionale e questo avviene sia per un diverso ordine di motivi esterni che interni ad esse. Queste motivazioni talvolta paralizzano l’attività aziendale portandole in uno stato di inerzia che precorre e genera una crisi d’azienda.
E’ vero che quando si pensa alle tecniche di pianificazione e di gestione aziendale, la mente dell’imprenditore fa subito riferimento a tecniche altamente analitiche e per lui di difficile comprensione, fatte di formule e formulette varie buone per una analisi teorica ma che si sposano male con il senso pratico dell’imprenditore e soprattutto del piccolo imprenditore che vuole delle risposte precise a delle domande precise che si pone quotidianamente:
• Come variano i costi e il profitto al variare del volume di produzione dell’azienda?
• Qual è il volume di produzione minimo che l’azienda deve raggiungere per pareggiare almeno i costi generali?
• Su quali prodotti l’azienda guadagna e su quali perde?
• Nei periodi di bassa congiuntura, quando gli ordini acquisiti sono insufficienti a saturare la potenzialità produttiva dell’azienda, qual è il minimo prezzo cui si può vendere?
• In relazione all’entità dell’ordine qual è il limite di convenienza ad accettare i prezzi proposti da clienti speciali (grandi distributori, catene di acquisto, importatori esteri)?
• Conviene affidare parte delle lavorazioni a terzi?
• Qual è il limite di convenienza a procedere a nuovi investimenti?
• Quale politica dei prezzi si può adottare per entrare in un nuovo mercato?
• Conviene spostare una parte delle vendite da un prodotto ad un altro?
• Conviene eliminare un prodotto?
La concretezza del piccolo imprenditore ma di ogni imprenditore sa bene che le risposte a queste domande non possono essere preconfezionate da teorie astratte, studiate su una cattedra ma, devono sposarsi alla realtà imprenditoriale, all’azienda da questi governata, perché ogni azienda ha le sue caratteristiche che vanno valutate caso per caso. La soluzione va trovata dal consulente in stretta sinergia con l’imprenditore, che conosce la sua azienda in ogni dettaglio e altrettanta conoscenza dovrà aver il consulente per poter costruire una piano strategico e un controllo dei costi tagliate su misura, come abito sartoriale, per quella azienda in esame.
Fino ad oggi, effettivamente, le tecniche di pianificazione e controllo sono state esclusivamente nel dominio delle grandi aziende e che male o per niente si adattavano alle piccole medie imprese e con costi elevatissimi che queste ultime non potevano sopportare.
Adesso però esiste una alternativa per le piccole medie imprese che vogliono adottare dei sistemi di pianificazione e controllo. Nella nostra esperienza professionale abbiamo incontrato e servito tanti piccoli imprenditori che unanimemente esprimevano una esigenza di assistenza diversa rispetto alle tecniche di controllo e gestione offerte dal mercato. Tutti chiedevano una attenzione esclusiva alla loro azienda e il bisogno di parlare in termini sufficientemente ampi, approfonditi ma nello stesso tempo semplici per affrontare i loro problemi. In sostanza più che diagnosi chiedevano un dialogo.
Pertanto sono tanti i fattori che influenzano una scelta che per la piccola e media impresa potrebbe essere di grande impatto per affrontare il mercato con strumenti idonei che le permettano poi il suo sviluppo. E questi fattori hanno in comune delle “convinzioni limitanti”:
1. La convinzione che le moderne tecniche di pianificazione e controllo possano essere esclusivamente nel dominio e nei mezzi delle grandi aziende: questa è una convinzione tanto diffusa quanto INFONDATA.
E’ vero, invece, che tale convinzione ha impedito sino ad ora, soprattutto alle piccole aziende, di adottare strumenti moderni per un programmato e controllabile svolgimento della gestione. Ed è altrettanto vero che ottenere e impiegare indici di misurazione dell’efficienza operativa è POSSIBILE tanto alla grande, quanto alla piccola dimensione aziendale.
2. La errata convinzione dell’eccessivo costo per un sistema di controllo gestionale che peserebbe non marginalmente sui costi dell’azienda. Anche questa è una convinzione tanto diffusa quanto INFONDATA dovuta fino ad oggi da una assoluta mancanza di strumenti gestionali operativi pensati e realizzati appositamente per risolvere i problemi della piccola impresa e quando sono stati pensati e realizzati hanno quasi sempre scoraggiato l’imprenditore ad utilizzarli per l’eccessivo tempo richiesto nell’interpretarli. Prendiamo ad esempio i cosiddetti programmi gestionali "chiavi in mano" che normalmente vengono acquistati assieme al personal computer. La maggior parte di questi programmi, che nelle abili dimostrazioni dei rivenditori sembra offrire un valido ausilio alla gestione aziendale, dopo l'acquisto si rivela spesso inadeguata alle aspettative ed inizia ad essere funzionale solo dopo che il cliente paga le costose "Modifiche e Personalizzazioni" che dovrebbero essere già state contemplate dai realizzatori del programma; inoltre tali programmi quasi sempre sono composti dalla classica triade "Contabilità generale, Fatturazione e Magazzino" e non offrono altri moduli atti ad effettuare un reale controllo gestionale.
Un buon sistema di controllo fa risparmiare notevolmente sui costi finali di prodotto e si ammortizza proprio con i risparmi di costo. Pertanto, l’impianto in azienda di un sistema di controllo sarà a costo zero.
3. La convinzione che i sistemi di controllo gestionali sono preconfezionati e non validamente applicabili a ogni azienda soprattutto a quelle di medie e piccole dimensioni. Oggi, anche questa convinzione è infondata perché sul mercato della consulenza aziendale operano tante società di professionisti che applicano sistemi di controllo di facile attuazione e tagliati su misura per l’azienda richiedente.
4. Il tipo di struttura dell’azienda: le piccole imprese sono quasi sempre caratterizzate da una struttura flessibile, tutte le decisioni inerenti alla gestione vengono prese dall'imprenditore direttamente o con l'aiuto di uno o due collaboratori. Magari ha iniziato come operaio poi diventato un piccolo artigiano e successivamente piccolo imprenditore che conosce tutti i suoi dipendenti per nome, che sa tutto sui prodotti che la sua azienda produce, che arriva per primo in azienda. Egli, spesso, ha una formazione tecnica che privilegia l'aspetto produttivo e quindi a volte trascura le altre aree gestionali e di controllo con evidente carenza di una approfondita analisi aziendale.
5. Eccessiva individualità: Generalmente nel piccolo imprenditore, l’orgoglio, il legittimo orgoglio dell’uomo che si è fatto da se costituisce un limite all’accettazione di sistemi di controllo gestionali esterni: “ho sempre fatto da me e conosco la mia
azienda come le mie tasche” ma bastano poche domande sui fatti gestionali dell’impresa per mandarlo in crisi e accorgersi che di fatto l’imprenditore non ha il polso della situazione della sua azienda.
6. Scarsa organizzazione o assenza di dati: Nella maggior parte delle piccole imprese i dati aziendali sono scarsamente organizzati; l’imprenditore sicuramente conoscerà l'ammontare del fatturato relativo all'esercizio precedente ma non la sua suddivisione per zone di vendita o per prodotto; magari conoscerà anche il totale delle spese generali sostenute ma non il loro dettaglio o la relativa incidenza percentuale sui ricavi di ognuna di esse e l’incidenza sui diversi prodotti dell’azienda; sicuramente non conoscerà il costo giornaliero, il costo orario della sua azienda; questo avviene quasi sempre perché l'unico strumento di controllo e di gestione a disposizione delle pic...
